A felek kinyilvánították: kiemelt feladatnak tekintik a fondjegyzékek kétnyelvű, ún. bilingvis kiadását, hogy a romániai és magyarországi közlevéltárakban őrzött, Erdélyre vonatkozó iratanyagok jegyzéke minél hamarabb eljusson a célközösséghez, a kutatókhoz.

Az Országos Levéltár és a megyei levéltárak 2012. évi integrációja után a Magyar Nemzeti Levéltár kiemelt figyelmet szentelt a projektnek. A szlovákiai, vajdasági, kárpátaljai és burgenlandi levéltárakban őrzött magyar provenienciájú fondok bilingvis jegyzékei már korábban megjelentek, és amennyiben az erdélyi kötetek is napvilágot látnak, a Kárpát-medence levéltári forrásai sorozat teljessé válik, így a magyarországi kutatók, érdeklődők számára könnyen hozzáférhetővé válnak azok a múlt megismeréséhez nélkülözhetetlen források, melyek kutatása eddig a nyelvismeret hiánya miatt számukra igen gyakran leküzdhetetlen akadályt jelentettek.

A mérföldkövek meghatározása és a cél elérése érdekében vegyesbizottság alakult, mely időszakosan felváltva ülésezett itthon és Romániában. A 2023. november 15−17. között szervezett bizottsági ülésen a magyar felet dr. habil. Szabó Csaba, az MNL főigazgatója, dr. Mikó Zsuzsanna általános főigazgató-helyettes és Varga Zsolt, az MNL Heves Vármegyei Levéltára igazgatója képviselte, Romániából dr. Cristian Anița, Románia Nemzeti Levéltára igazgatója, Gabriela Preotesi, az RNL külkapcsolatokért felelős osztályvezetője, továbbá dr. Flóra Ágnes, az RNL Kolozs, és dr. Nagy Mihály Zoltán, az RNL Bihar megyei levéltárainak főlevéltárosai érkeztek.

A szakmai megbeszélésen, melynek az Egri Főegyházmegyei Levéltár nemrég felújított épülete adott otthont a felek meghatározták a következő év prioritásait, határidőt állapítottak meg a teljes fondjegyzék-sorozat publikálására és adatbázisba rendezésére.

A szakmai program mellett a két küldöttség Hernádfői Csaba igazgató kíséretében megtekintette az Egri Érseki Palota Turisztikai Látogatóközpontját, a Főegyházmegyei Könyvtárat és felejthetetlen tárlatvezetésben részesült a Dobó István Vármúzeum interpretátorai, Kovács György és Asztalos Ákos jóvoltából.