Az iratkezelés felügyelete

A Magyar Nemzeti Levéltár a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény, az ennek végrehajtására kiadott, a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 27/2015. EMMI rendelet, illetve a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet alapján látja el az illetékességi körébe tartozó közfeladatot ellátó szervek, továbbá a nemzeti vagyonról szóló 2011. évi CXCVI. törvény 2. sz. mellékletébe tartozó gazdasági társaságok iratkezelésének felügyeletét (a továbbiakban együttesen: iratképző szervek).

Az MNL szervezetei keretében intézményünk, a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Levéltár a legnagyobb illetékességi körrel rendelkező megyei közlevéltár, ezért az iratkezelés felügyeletéhez kapcsolódó feladatok végrehajtása során az ügyintézés gördülékeny lefolytatása érdekében kérjük az az alábbi szempontok szoros alkalmazását.

Az iratkezelés ellenőrzésének legfontosabb célja, hogy preventív jelleggel gondoskodjunk a jövőben levéltárba kerülő ügyiratok épségben és használható állapotban való fennmaradásáról. Nem szabad megfeledkezni ugyanis arról, hogy a fent említett szerveknél kezelt aktuális (maradandó értékű) ügyek egy része jogbiztosító értékkel bír az állampolgárok (vagy leendő állampolgárok) számára, míg egy másik részük egy település, intézmény vagy család történetének megírásához jelent majd forrásokat.

A levéltárunk illetékességi körébe tartozó szervek iratkezelésének felügyeletét a gyűjtőterületi csoport látja el.

Iratkezelés ellenőrzési jegyzőkönyvek

Legfontosabb tevékenységi körök:

• Iratselejtezési jegyzőkönyvek felülvizsgálata, záradékolása
• Iratanyag levéltári átadásának koordinálása
• Iratkezelés, iratselejtezés, levéltári átadás előkészítésének helyszíni ellenőrzése, szaktanácsadás
• Iratkezelési szabályzatok, irattári tervek véleményezése, jóváhagyása

Iratselejtezés

Az iratselejtezési eljárás lefolytatásáról, illetve annak gyakoriságáról minden iratképző szerv egyedi iratkezelési szabályzata rendelkezik. A szabályzattól „pozitív irányban” el lehet térni: érdemes a leggyakoribb, rövid őrzési idejű ügytípusok iratait külön tárolni, és akár évente leselejtezni. A selejtezések eredményeként lecsökken az őrzendő iratmennyiség, a kevesebb irat őrzése pedig hosszútávon növeli a hivatali ügyintézés hatékonyságát, mivel az iratanyag tárolása egyszerűbb és egy váratlanul szükségessé váló ügyirat visszakeresése kevesebb időt vesz igénybe. A selejtezéssel kapcsolatos munkafolyamatok megkezdése előtt – az esetleges szakszerűtlenség miatt megismétlendő vagy felesleges munkafolyamatok elkerülése végett – mindenképp javasoljuk a levéltár illetékes munkatársaival való egyeztetést.

Az iratselejtezési eljárás megkezdéséhez egy minimum 3 tagú selejtezési bizottságot kell felállítani. Az iratselejtezést az iratkezelésért felelős vezető ellenőrzi, aki a bizottságnak is tagja lehet. A selejtezési eljárásról iratselejtezési jegyzőkönyvet, illetve annak mellékleteként tételszintű iratjegyzéket kell készíteni. Amennyiben a terjedelem megengedi célszerű az iratjegyzéket a jegyzőkönyvbe foglalni.

Kérjük, hogy az elkészült selejtezési jegyzőkönyveket előzetes normakontrollra elektronikus úton a levéltár e-mail címére szíveskedjenek megküldeni. Előzetes jóváhagyás esetén az iratselejtezési jegyzőkönyvet minimum 2 eredeti példányban kell megküldeni a levéltárnak záradékolás céljából. A szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezzük az iratok megsemmisítését. A megsemmisítésről az adatvédelmi szempontok figyelembevételével a selejtezést végző szerv gondoskodik.

Az iratselejtezés során a megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt őrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani. A központi irattári tervek a selejtezési eljárás során megyénkben csak iránymutatók, ugyanis a gyakorlati alkalmazásuk megmutatta, hogy nem minden esetben „ítélnek” megőrzendőnek minden olyan irattípust, amelyet a levéltár maradandó értékűnek tekint. Éppen ezért az iratselejtezési jegyzőkönyv és iratjegyzék felülvizsgálata során a selejtezésre kijelölt iratok közül egyes ügytípusok vagy egyedi ügyek iratait – az irattári terv szerinti selejtezhetőségük ellenére – nem engedélyezzük kiselejtezni (pl.: E4 építési és használatbavételi engedélyek, H1 hagyatéki ügyek). A megjelölt iratok vagy helyben tovább őrzendők, vagy később a levéltári átadás részét kell, hogy képezzék.

A fönt nevezett példák számának évenkénti folyamatos növekedésére szakmailag reagálva, a levéltár gyűjtőterületi csoportjának munkatársai évente felülvizsgált ún. minimumjegyzéket szolgáltatnak a selejtezést végző szervek számára. A levéltári átadás és a maradandó értékű ügyirat-típusok irattári elkülönítése megyénkben ezen jegyzék alapján történik.

Amikor a levéltári átadás esedékessé válik, egyedi iratértékeléssel minden ügyiratot felül kell vizsgálni és a levéltári átadás előkészítésével párhuzamosan selejtezés alá vonni az iktatás során téves irattári jellel ellátott (tartalom alapján lejárt őrzési idejű) iratokat is.

Levéltári átadás

A közfeladatot ellátó szervek kötelesek az általuk és jogelődeik által keletkeztetett irataikat irattári rendben, használható állapotban megőrizni és amikor az egyes iratok irattári tervben meghatározott őrzési ideje lejár, azokat az illetékes közlevéltárnak átadni. Az iratok általános (leggyakoribb) őrzési ideje – az irat keletkezési évének végétől számított – tizenöt év. Az át nem adandó maradandó értékű köziratok (munka- és nyugdíjazási, gyámsági és gondnoksági, ápolási díj, építési, használatbavételi, kereskedelmi és vállalkozói engedélyek stb. ügyei) helyben tovább őrzendők.

Abban az esetben ha az iratképző szerv úgy ítéli meg, hogy az iratokra ügyviteli szempontból e határidő lejárta után is szüksége van, a határidő öt évvel meghosszabbítható. Amennyiben az ügyiratok őrzése nehézségbe ütközik vagy olyan fizikai hatásnak vannak kitéve, amelynek következtében fennmaradásuk nem biztosított, kérhető a 15 év letelte előtti levéltári átadás.

A Képviselőtestületi ülések- és bizottságaik jegyzőkönyvei minden esetben a levéltári átadás alapját képezik. 2019-től a levéltár csak keménytáblás könyv formában bekötött jegyzőkönyveket vesz át.

A levéltári átadás előkészítése, az iratok beszállítása és az ezekkel járó költségek az iratképzőt terhelik. Az iratokat három rétegű savmentes papírból készült a4-es méretű archiváló dobozokba rendezve veszi át a levéltár előre egyeztetett időpontban (az iratok nem küldhetők be postai úton vagy előre nem egyeztetve különböző műszaki vagy élelmiszeripari cikkek kartondobozaiban). Abban az esetben, ha a kötet vagy iratköteg (jellemzően iktató- és mutatókönyvek, lakónyilvántartó könyvek, kataszteri birtokívek) mérete miatt nem helyezhető el ilyen dobozokban, azokat kötegelve (egy iratcsomót vagy 3-4 kötetet danubia szalaggal átkötve) kell átadni.

Az átadásra előkészített iratanyagról ügyirat, illetve tételszintű jegyzéket kell készíteni. Az irattári tétel az iratképző szerv ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység, amelybe akár több egyedi ügy iratai is tartozhatnak. Több egyedi ügyet csak a leggyakrabban – az átadásban érintett időszak minden évében – előforduló azonos tárgyú ügyiratokból lehet kialakítani. Azokat az ügyiratokat, amelyek irattári terv szerint levéltárba adandók, de csak néhány – vagy egy adott – évben fordulnak elő, darabszinten kell a jegyzékben felsorolni (vagyis egy előadói ívbe helyezett ügyirat- és ügyiratdarabok ilyenkor egy tételt jelentenek) éven belül iktatószámok növekvő sorrendjében. A jegyzékben feltüntetendő a doboz sorszáma, az ügyirat iktatószáma, tárgya és keletkezési éve. A több ügyiratból utólag kialakított tételek (pl.: éves költségvetési beszámolók 1990-2004, hagyatéki ügyek 1990-2004, választások 1990-2004 stb.) a darabszintű iratjegyzék végén sorolandók fel. Egy irattári tételen belül az egyes ügyiratok év, azon belül iktatószámok növekvő sorrendjében kövessék egymást.

Javasoljuk a levéltári átadás előkészítésének megkezdése előtt vegyék fel a kapcsolatot levéltárunk munkatársaival a szakmai szempontok egyeztetése végett. Figyelembe kell venni, hogy a megyei közlevéltárak iratátvételi gyakorlatában több, lényegi eltérés is lehet!

A levéltári átadásra előkészített iratanyag dobozolása előtt ugyancsak javasolt az iratjegyzék elektronikus úton történő megküldése előzetes felülvizsgálatra. A levéltári átadás csak a levéltár előzetes jóváhagyását követően lehetséges. Az átadáshoz irat átadás-átvételi jegyzőkönyvre (2 példányban) és az iratanyag jegyzékére van szükség.

Szervellenőrzés

A szervellenőrzésekre a levéltár szervnyilvántartása, a Magyar Államkincstár törzskönyvi nyilvántartása, továbbá a helységnévtárakban szereplő, jogelődökre is vonatkozó szervezeti adatok figyelembevételével kerül sor. Közös önkormányzati hivatalok esetében a székhely és minden kirendeltség, összevont intézmények esetében minden tagintézmény ellenőrzésre kerül abból a célból, hogy az általunk kezdeményezett intézkedések egységesen, a legfelső vezető felügyelete alatt legyenek végrehajthatók.

Az ellenőrzés elsősorban a szerv őrizetében lévő, lejárt irattári őrzési idejű köziratok rendezettségére, selejtezettségére és levéltári átadásra való előkészítettségére irányul, valamint kiterjed a „az iratok nyilvántartásával, a nyilvántartáshoz kapcsolódó segédletek készítésével, az irattári anyag szakszerű kezelésével, biztonságos őrzésével és használatával kapcsolatos előírások végrehajtásának áttekintésére, a végrehajtáshoz szükséges személyi, tárgyi és technikai feltételek számbavételére, és mindezek alapján a maradandó értékű irattári anyag épségben és használható állapotban történő fennmaradását veszélyeztető hibák és hiányosságok feltárására”.

Az ellenőrzés végeztével tájékoztatjuk az iratkezelésért felelős vezetőt a tapasztalatainkról, egyeztetjük vele, hogy az esetleges hiányosságok orvoslására milyen intézkedést kezdeményezünk. Az ellenőrzésről és a szóban már elmondott tapasztalatokról utólag jegyzőkönyv készül.

Iratkezelési szabályzatok jóváhagyása

Önkormányzatok esetében egy újonnan elkészített egyedi iratkezelési szabályzat először a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Kormányhivatalnak küldendő meg felülvizsgálat céljából postai úton 3 példányban. A Kormányhivatal jóváhagyást követően megküldi levéltárunknak újabb felülvizsgálatra. A törvényességi szempontok mellett kiemelendő szakmai elvárásunk, hogy a képviselő-testületi ülések jegyzőkönyveinek tárgyév végi köttetéséről (lehetőség szerint keménytáblás könyv formában) a szabályzat rendelkezzen.

Egyéb közfeladatot ellátó szervek esetében az újonnan elkészített iratkezelési szabályzat közvetlenül a levéltárnak küldendő meg. Az iratselejtezési jegyzőkönyvekhez hasonlóan ebben az esetben is javasoljuk az elektronikus úton történő előzetes egyeztetést.

Egyházi levéltárak feladat-átvállalási nyilatkozatai:

Jézus Társaság Magyarországi Rendtartományának Levéltára