Kutatószolgálat

A kutatóterem címe:

Szekszárd, Béla király tér 1.

A kutatóterem nyitvatartása:
 
Hétfő-Szerda: 8-15.30
Csütörtök: 8-17.30
Péntek: 8-12.30

 
Kutatótermi vezető: Marosi Tibor József levéltáros
Kutatótermi referens: Asztalos Zoltán segédlevéltáros

E-mail: kutato.tml@mnl.gov.hu
Telefon: 74/311-718


A levéltár, az 1995. évi LVI. tc. és a 10/2002 NKÖM rendelet alapján, az őrizetében lévő iratanyag kutatási célú feltárását, felhasználását kutatótermében teszi lehetővé. A Magyar Nemzeti Levéltár hatályos kutatási szabályzatban foglaltaknak megfelelően történik a kutatók részére az iratok rendelkezésre bocsátása. Főépületünkben elhelyezett iratokban lehetséges az első alkalommal a kutatás. A másik két raktárbázisunkban elhelyezett iratok esetében a kérést követő hétfőtől, illetve a kutatóval történő egyeztetés szerint biztosítjuk a betekintést. E kitételeknek megfelelően azonnal kutathatóak: feudális iratok, összeírások, nemesi családok valamint személyek irathagyatékai, megyei szintű önkormányzati és közigazgatási iratfondok, a járások főbíráinak és főjegyzőinek forrásai, valamint Szekszárd város iratai 1990-ig, és a községek iratai 1950-ig, a jogszolgáltatási iratok 1945-ig.

Családfakutatáshoz az 1895 előtti felekezeti anyakönyvek internetes adatbázisban állnak kutatóink rendelkezésére (papíralapon 1827-től rendelkezünk felekezeti anyakönyvekkel), az 1895. október 1.-től vezetett állami anyakönyvek a Magyar Nemzeti Levéltár hatályos kutatási szabályzatában foglaltak szerint kutathatóak. A Magyar Nemzeti Levéltár nagy gondot fordít a hatályos adatvédelmi elvek teljes körű betartására, ezeket a kutatás folytatása során is kiemelt figyelemmel kísérjük! Ezen elvek alapján kutatás megkezdésének időpontjától számított 130 éven túli születési, 86 éven túli házassági és 30 év túli halotti anyakönyvek kutathatóak.

A kutatóterem, illetve a kutatás szünetelésének időpontját honlapunkon, illetve közösségi oldalunkon tesszük közzé.
További kérdések esetén állunk rendelkezésükre!

 

A Magyar Nemzeti Levéltár kutatási szabályzata

1. Bevezetés

A Magyar Nemzeti Levéltár (a továbbiakban: levéltár) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.), a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 27/2015. (V. 27) EMMI rendelet (a továbbiakban: Rendelet), az anyakönyvi eljárásról szóló 2010. évi I. törvény (a továbbiakban: Atv.), illetve az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.) alapján az őrizetében lévő iratanyagok kutatási célú használatát és kutatótermeinek működését az alábbiak szerint határozza meg.

2. A szabályzat hatálya

1) A jelen szabályzat hatálya kiterjed a levéltárban az adott évben érvényes látogatói jeggyel rendelkező, a levéltár által őrzött levéltári anyagban kutatást végző személyekre (kutató), valamint a levéltárban munkaszerződéssel rendelkező munkavállalókra.
2) A levéltár által őrzött levéltári anyagban térítésmentesen kutathat minden magyar és külföldi állampolgár, a jelen szabályzat, valamint a vonatkozó törvények és rendeletek betartásával. 18 éven aluliak számára látogatói jegy szülői (vagy gondviselői) felelősségvállalás mellett adható. (6. számú melléklet)
3) A szabályzatban leírt folyamatok nyilvántartása a levéltár elektronikus levéltári nyilvántartó rendszerében (scopeArchiv) történik, a levéltár minőségirányítási rendszerében (MIR) leírt folyamatleírásoknak megfelelően.

3. A levéltári anyag kutatása

3.1 A kutatás lehetséges módjai

1) Regisztráció és beiratkozás nélkül is kutathatók mindenki számára a levéltár internetes felületein az Elektronikus Levéltári Portálon (a továbbiakban: ELP), az Adatbázisok Online-on (AOL), illetve a levéltár honlapján közzétett tartalmak.
2) Az ELP-en regisztrált felhasználók az alábbi szolgáltatásokat érik el:
• kereséseik mentése,
• munkafüzet funkció, amivel a kereséseken kívül a találatokat is tudják rendezni, rendszerezni.
A felhasználó a későbbiek folyamán bármikor kezdeményezheti a levéltárba történő beiratkozását is.
3) Beiratkozott, tehát érvényes látogatói jeggyel is rendelkező kutatók számára a fentieken kívül lehetőség nyílik az ELP-n lévő kutatói fiókjukon keresztül:
• kutatói adatlapok online benyújtására, illetve megújítására;
• elektronikus kérőlapon/formulán keresztül – a kutatói adatlap benyújtását követően – a mindenkori kutatási szabályzat keretein belüli iratok kikérésére vonatkozó igénylés rendszeres benyújtására a levéltár felé;
• a már állományba vett és archivált, vagyis az ELP-n keresztül kikérhető digitális iratok, illetve digitális másolatok átvételére a kutatói fiók tárhelyén. (Részletesebben lásd 3.3.4. fejezet)
4) A levéltár beiratkozott kutatói használhatják a levéltár kutatótermeit nyitvatartási időben. A kutatótermek nyitvatartását az 17. sz. melléklet tartalmazza.

3.2 Beiratkozás

1) A levéltárban a levéltári anyagban folyó kutatáshoz kutatónként és kutatási témánként új online adatlapot kell benyújtani elektronikusan az ELP-en, amelyet minden évben meg kell újítani.
2) A levéltár az őrizetében lévő levéltári anyagban kutatást végző személy részére – a kutatás megkezdése előtt – az elektronikus levéltári nyilvántartó rendszerben (scopeArchiv) látogatói jegyet állít ki. A látogatói jegy személyre szól, másra át nem ruházható, a kutató kérésére a beiratkozás évében kinyomtatható vagy elektronikus változatban elküldhető. A látogatói jegyet a levéltár munkatársa az elektronikus levéltári nyilvántartó rendszerben (scopeArchiv) minden új kutatási évben megújítja.
3) A látogatói jegy kiállítását a levéltár főigazgatója a Rendelet 43. §-a (4) és (5) pontjában felsorolt esetekben megtagadhatja, mely döntéséről a kutatót írásban értesíti.
4) A levéltár munkatársa a kutatás megkezdése előtt ellenőrzi a kutató személyes adatait a kutatói adatlapon megadott adatokkal. Ennek megtagadása esetén a látogatói jegyet vissza kell vonni. Az adatellenőrzés alól az ügyfélkapun (KAÜ) keresztül regisztrált kutatók mentesülnek.
5) A kutató személyes adatai kezelésének módjáról a levéltár az adatok felvételekor online részletes tájékoztatást ad az érintettnek, melynek megismeréséről az adatlap kitöltésekor a kutatónak nyilatkoznia kell.
6) A kutatónak a beiratkozás folyamata során meg kell ismernie a levéltár Kutatási szabályzatát, amely az ELP-n, illetve a levéltár honlapján is elérhető. A megismerés tényéről az adatlap kitöltésekor nyilatkoznia kell.

3.3 A kutatás folyamata

3.3.1 A levéltári anyag kikérése
1) A kutató rendelkezésére kell bocsátani minden levéltári anyagot, amelynek kutatását jogszabály vagy szerződés nem korlátozza, illetve állományvédelmi szempontból is biztonságosan kutatható. (Részletesebben lásd 3.4. fejezet).
2) A kutató a levéltár őrizetében lévő levéltári anyagról és annak kutatási rendjéről a levéltár honlapján és más közzétételi felületein, elsősorban a levéltár elektronikus nyilvántartásának (scopeArchiv) online keresőfelületén (ELP) keresztül tájékozódik, szükség esetén a kutatótermi munkatárstól további tájékoztatást kérhet.
3) A kutatótermi munkatárs a kutató rendelkezésére bocsátja mindazokat a nyilvános segédleteket, melyek a kutató kutatott témájának megismerését segítik, és online vagy egyéb módon nem elérhetők. Egyedi esetekben a kéréssel kapcsolatban a kutatótermi munkatárs a kutatni kívánt iratanyag kezelésével megbízott levéltároshoz irányíthatja a kutatót.
4) A kutató a tájékozódás után kérést adhat le a kívánt iratanyagra:
a. az ELP-en lévő kutatói fiókján keresztül a levéltár 17. számú mellékletben felsorolt kutatótermeiben elérhető anyagokra:
• teljes leírási egységre,
• illetve a leírási egység egy részére.
Az elektronikus levéltári rendszerben minden leírási egység rendelkezik egy súlyszámmal, mely értéke 1–5 között lehet. Kutatótermenként az egyszerre kikérhető leírási egységek összértéke nem haladhatja meg a 20 értéket. A súlyszámok értéke a kutató kosarában automatikusan megjelenik és összegződik.
b. személyesen, a levéltár 17. számú mellékletben felsorolt kutatótermeiben papír alapú kérőlapon.
5) Az egyszerre kikérhető iratok maximális mennyisége a személyesen leadott, illetve a leírási egység egy részére leadott online kérés esetén:
a. raktári egységenként kiadható anyagnál:
• dobozok/csomók esetén 4 doboz,
• kötetek esetében 20 kötet,
• mikrofilmek esetében 10 tekercs
b. jelzetenként kikért iratanyag esetében összesen 4 kérőlapot lehet leadni, kérőlaponként kikérhető mennyiség:
• tételekbe osztott anyagból legfeljebb 5 tétel (az egy kérőlapon tételben kikért levéltári anyag összmennyisége nem haladhatja meg az 1 dobozt vagy csomót),
• oklevelekből, térképből vagy tervrajzból 5 fizikai egység (lap, szelvény, atlaszok esetén kötet és füzet, stb.) a hozzájuk tartozó iratmellékletekkel együtt,
• ügyirat/egyes irat esetében legfeljebb 10 jelzetre kiterjedő mennyiség
c. az egy kutatói kérésen feltüntetett iratanyag mennyisége nem haladhatja meg az 1 raktári egységét. Ilyen esetben a levéltár módosítja, vagy a kérés módosítására kéri a kutatót.
6) A kutató hibájából hiányosan, pontatlanul vagy tévesen a kutató által megadott jelzet következtében részlegesen teljesített, vagy nem teljesített kérésekért a levéltár felelősséget nem vállal.
7) A kutatásra kikért anyagot a levéltár, ha a kérés 14 óráig beérkezik, akkor a rögzítését követő legkésőbb harmadik munkanapon bocsátja a kutató rendelkezésére. Ettől eltérő kiszolgálási időről az ELP-n lévő kutatói fiókon keresztül történő kérés leadásakor értesül a kutató automatikusan, illetve adhat meg a megadottnál hosszabb előkészítési időt, jelezve mikor szeretné az adott leírási egységet kutatni. A 14 órát követően leadott online kérések csak a következő munkanapon kerülnek feldolgozásra, a kiszolgálási idő számítása ezzel az idővel hosszabbodik.
8) Az online leadott kérések esetében a mikrofilmek és digitális másolatok kiszolgálását kérheti a kutató a leírási egység adatlapján szereplő kutatóterem helyett az MNL másik kutatótermében is, ha az adott kutatóteremben a technikai feltételek rendelkezésre állnak.
9) A kutatási korlátozás alá eső, vagy kutatás előtt rendezni szükséges iratanyagok esetében a kiszolgálási idő a 7)-es pontban megjelöltnél hosszabb lehet.
10) A kutató az ELP-n lévő kutatói fiókjában nyomon tudja követni a kérései státuszában, a kiadás várható időpontjában vagy akár a kutatás helyében (kutatóterem) bekövetkező változásokat.
11) A levéltár elektronikus levélben értesíti a kutatót a kérés esetleges pontosításával vagy a mennyiségi korlát átlépésével stb. kapcsolatos teendőkről, továbbá a hosszabb kiszolgálási idő indokáról.
12) Az MNL Országos Levéltár illetékes szervezeti egységének vezetője vagy a megyei levéltár igazgatója korlátozhatja, illetve felfüggesztheti a kutatást, amennyiben az adott iratanyag valamely levéltári feldolgozó vagy állományvédelmi munkafolyamat (például digitalizálásra való előkészítés, rendezés, segédlet készítés, restaurálás) vagy tudományos feldolgozás (kiadványkészítés) alatt áll. Ebben az esetben a kutatót a korlátozást elrendelő vezető értesíti a munkálatok befejezésének várható időpontjáról.
13) Amennyiben több kutató is ugyanazt az iratanyagot szeretné kutatni, a levéltár munkatársa értesíti a másodikként ugyanazt az iratanyagot kikért kutatót, hogy kérése várólistán van.
14) Minden egyes önállóan kikért raktári és levéltári egységről külön-külön kell őrjegyet kiállítani papír alapú kérőlap leadása esetén.

3.3.2 A levéltári anyag használata

1) A kutató kutatóteremben történő kutatási eseteit a levéltár az elektronikus levéltári nyilvántartó rendszerében (scopeArchiv) rögzíti. A kutató a kutatás megkezdését köteles jelezni a kutatótermi munkatársnak. Ennek módja kutatótermenként eltérő lehet.
2) A kutató a levéltári anyag átvételét online leadott kérés esetén a kísérőjegyen (15. sz. melléklet), személyesen leadott kérés esetén a papír alapú kérőlapon keltezett aláírásával igazolja.
3) A kutatótermi asztalon csak egy raktári egység lehet nyitva.
4) A kérések átvétele határidőhöz kötött, mely hagyományos és digitális iratanyag esetében 10 munkanap, mikrofilmek esetében 5 munkanap. A határidő lejártát követően a kutatótermi munkatársak a levéltári anyagot őrzési helyére visszaküldik, illetve törlik a tárhelyről.

3.3.3 A levéltári anyag visszaadása

1) A kutatónak a kutatás befejezése után a levéltári anyagot vissza kell adnia a kutatóterem munkatársának, a kutatóterem zárása előtt legalább 15 perccel. Az egy kérőlapon kikért levéltári anyagot egyszerre kell visszaadni.
2) A levéltári anyag kutatási ideje az átvételtől számított 30 nap. Ennek leteltével a levéltár munkatársa az iratanyagot visszaveszi, őrzési helyére visszaküldi. A kutató számára félretett iratanyagot a levéltár intézményi érdekből átmenetileg visszaveheti a kutató beleegyezése nélkül is, erről a kutatót haladéktalanul tájékoztatni kell. Az év végi vagy egyéb hosszabb zárva tartás során minden iratanyag az őrzési helyére kerül, a digitálisan kutatható tartalom törlésre kerül. Az elektronikus tárhelyre teljesített kérések automatikusan törlődnek az adott időtartomány letelte után.
3) Amennyiben a kutató a számára kiadott levéltári anyagban a kutatást nem fejezi be, egyszeri alkalommal kérésére a kutatóterem felügyelője a levéltári anyagot visszatarthatja, és részére a tovább kutatandó levéltári anyag elhelyezésére egyedi, zárható kutatótermi szekrényrészt biztosít. Ennek hiányában zárt helyen biztosítja az iratok kutatótermi tárolását.
4) A kutatás befejezésekor a kutatótermi munkatárs a levéltári anyag épségét és rendjét felülvizsgálja, majd visszavételének tényét rögzíti.
5) Ha a levéltár munkatársai az iratanyag ellenőrzése során annak épségében vagy rendjében a kutatás tartama alatt bekövetkezett bárminemű kárt vagy hiányt észlelnek, kötelesek értesíteni a kutatóterem működéséért felelős vezetőt.
6) A levéltári anyag károsodása és/vagy a visszaadott iratanyagban feltárt hiány esetén a kutatótermi munkatárs, illetve a kutatóterem működéséért felelős vezető jegyzőkönyvet (két példányban) köteles felvenni, amelyet maga és a kutató, illetve, ha a kutató az aláírást megtagadná, helyette a jelenlévő levéltári munkatársak írják alá. A jegyzőkönyv egy példányát – lehetőleg 24 órán, de legfeljebb öt munkanapon belül – az illetékes főigazgató-helyetteshez, illetve megyei tagintézmény esetén az adott megyei levéltár igazgatójához kell felterjeszteni a szükséges intézkedési javaslattal együtt.
7) A levéltári anyag visszahelyezésekor az őrjegyet a visszahelyezésért felelős levéltáros érvényteleníti.

3.3.4 A digitális másolatban meglévő, illetve elektronikusan keletkezett levéltári anyag kutatása

1) A digitális másolatban meglévő, illetve elektronikusan keletkezett iratok kutatására ugyanazok a szabályok vonatkoznak, mint a papírlapú, illetve mikrofilmen lévő levéltári anyagra. Kiszolgálásuk azonban eltér ezekétől.
2) Leírási egységként nyilvántartott, vagyis a digitális tartalmak archiválására és közzétételére alkalmas szakrendszerben (Preservica) archivált levéltári anyagot a kutató ELP-n lévő kutatói fiókjának tárhelyére szolgálja ki a levéltár.
a. Ezekre a leírási egységekre ugyanolyan kérést kell indítani az ELP-n keresztül, mint minden más esetben.
b. A kutatói kérés kiszolgálásakor a kutató,
• a személyes adatok védelmére vonatkozó szabályozás alá eső fájlokat a belső tárhelyére kapja meg az ELP-en, mely kizárólag csak a levéltári kutatótermi gépen elérhető
• díjmentesen kaphatja meg a kutató nem letölthető formában a kutatótermi gépen elérhető belső tárhelyén azokat a fájlokat, amelyek nem esnek kutatási korlátozás alá
• díjszabás ellenében (16. sz. melléklet) a külső (otthonról is elérhető) tárhelyen letölthető formában megkaphatja azokat a fájlokat, amelyek nem esnek kutatási korlátozás alá, amennyiben a kérés leadásakor a kutató ezt az igényét jelzi a megjegyzés mezőben.
c. A kutató e-mailben kap értesítést a digitalizált iratanyag tárhelyen lévő kiszolgálásáról, amely automatikusan törlődik az adott időtartomány letelte után.
3) A levéltár a levéltári anyag védelmében (Részletesen ld. 3.4.1 fejezet) az eredeti anyag kiadása helyett akkor is digitális másolattal elégítheti ki a kérést, ha az adott digitális másolati anyag még nincs a Preservicában archiválva. A levéltár ebben az esetben elektronikus levélben értesíti a kutatót arról, hogy a digitalizált iratanyag az adott kutatóteremben elhelyezett gépeken a kérés azonosítójával ellátott mappában elhelyezve kutatható. A kutatás befejezése után a kutatótermi munkatárs megbizonyosodik arról, hogy a kutató által használt számítógépet kikapcsolták vagy újraindították, és a digitalizált iratanyaghoz az arra jogosulatlan személy nem férhet hozzá. Az így kiszolgált iratanyag az adott időtartomány letelte után törlésre kerül. A digitalizált iratanyag jogosulatlan másolása, letöltése esetén a levéltár a látogatói jegyet visszavonja.

3.4 Kutatási korlátozás alá eső levéltári anyag kutatása

Ha a kutató által kért irat vagy iratanyag egy része az alább felsorolt kutatási korlátozások alá esik, arról az iratanyag őrzéséért felelős levéltáros vagy a kutatótermi munkatárs haladéktalanul tájékoztatja a kutatót, megjelölve a hozzáféréshez szükséges teendőket.

3.4.1 Állományvédelmi korlátozások

1) Másolatban (mikrofilm, fénymásolat, digitális felvétel stb.) is rendelkezésre álló levéltári anyag eredetiben történő kiadása állományvédelmi okokból nem lehetséges. Ha a kutató másolatban is rendelkezésre álló levéltári anyagot eredetiben szeretne kutatni, érdemi indoklást tartalmazó kérelmét a pontos jelzet megadásával az erre rendszeresített nyomtatványon nyújtja be (5. sz. melléklet). Az engedélyt az MNL Országos Levéltárban őrzött iratanyag esetén az illetékes szervezeti egység vezetője a megyei levéltárakban őrzött iratanyag esetében az adott megyei levéltár igazgatója adhatja meg.
2) Ha a levéltári anyag fizikai állapota miatt nem bocsátható a kutató rendelkezésére, a levéltár másolat készítésével teljesíti a kérelmet, ha a másolat készítése nem jár az eredeti levéltári anyag további megrongálódásának vagy megsemmisülésének veszélyével, illetőleg nem jár a szokványos másolatkészítési díj ötszörösét meghaladó költséggel. Az utóbbi esetben azonban, ha a kérelmező a többletköltséget megfizeti, a levéltár elkészíti a másolatot.

3.4.2 Személyes adatot tartalmazó iratok kutatása

1) A személyes adatot tartalmazó iratok akkor kutathatók, ha
a. a kutatás célja tudományos, és a kutató csatolja a tudományos kutatást rendeltetésszerűen végző, közfeladatot ellátó szervnek – a kutató részletes kutatási terve alapján megadott – támogatói nyilatkozatát (1. sz. melléklet), emellett nyilatkozik a személyes adatok kezeléséről és felhasználásról (2. sz. melléklet). A levéltár nem adhat támogatói nyilatkozatot a saját őrizetében lévő anyagban történő kutatáshoz. A támogatói nyilatkozat a kiadásától számítva három éven keresztül érvényes.
b. a kutatás anonimizált másolattal is megvalósítható. Ebben az esetben valamennyi olyan személyes adatot ki kell takarni a levéltári anyagból, amely alapján az érintett kilétére következtetni lehet. A kutatás anonimizált másolattal sem valósítható meg, amennyiben a kutató élő természetes személy adatait tartalmazó levéltári anyagba kér betekintést. A kutató az irat anonimizálását formanyomtatványon (9. sz. melléklet) kérelmezheti, a felmerülő költségeket a kutatónak előzetes nyilatkozatával vállalnia kell.
c. az érintett vagy annak halálát követően bármely örököse, a Polgári Törvénykönyv szerinti hozzátartozója vagy bejegyzett élettársa írásban hozzájárul. Az írásbeli nyilatkozatban szerepelnie kell a következő adatoknak: a nyilatkozattevő érintetti minőségének (az érintett személyesen avagy halála után annak örököse, hozzátartozója vagy élettársa) meghatározása; a kutatás célja és egyértelmű hozzájárulás a kutató által megismert személyes adatok kutatás célja szerinti felhasználásához. A nyilatkozatnak tartalmaznia kell még: hozzájáruló nyilatkozat a személyes adatot tartalmazó iratok másolhatóságáról, illetve publikálásának engedélyezéséről, amennyiben az érintett ez utóbbiak valamelyikéhez is hozzájárulását adja. A hozzájárulás alaki formáját tekintve teljes bizonyító erejű allográf (két tanú együttes jelenlétében aláírt) avagy ügyvéd által ellenjegyzett magánokirati formában, avagy közokirati formában adható.
2) Az 1980. december 31-ig vezetett állami anyakönyv a levéltár által őrzött másodpéldányaiban lévő adatok az Atv. 93/A. § értelmében a következőképpen kutathatók:
a. Halálozási anyakönyvek az érintettek halálozása óta eltelt 30 év után válnak bárki számára kutathatóvá.
b. A születési anyakönyvek a keletkezésüktől számított 130 év elteltével válnak bárki számára kutathatóvá.
c. A házassági anyakönyvek keletkezésüktől számított 86 év eltelte után válnak bárki számára szabadon kutathatóvá.
3) Amennyiben a kutató a kutatást tudományos célból végzi, a kutatás az anyakönyvi bejegyzés keletkezését követő harminc év elteltével, a jogszabályban meghatározott védelmi időn belül is lefolytatható.
4) A személyes adatok megfelelő szintű védelmét biztosító ország kutatója számára (12. sz. melléklet) abban az esetben engedélyezhető az 1. a) pont szerinti tudományos kutatás, ha a kutató a kutatás megkezdése előtt, annak feltételeként írásos nyilatkozatban vállalja, hogy a megismert és kigyűjtött személyes adatokat az (EU) 2016/679 európai parlamenti és tanácsi rendelet (a továbbiakban: Általános Adatvédelmi Rendelet) és az Infotv. szabályai szerint meghatározott módon kezeli és használja fel. A kutatónak nyilatkoznia kell arról is, hogy az adatok megismerése tudományos kutatás céljából szükséges.
5) Érvényes támogatói nyilatkozattal rendelkező tudományos kutató a védelmi idő lejárta előtt is készíttethet nem anonimizált másolatot.
6) Az Infotv. szerinti különleges adatok az anyakönyvek kutatása során személyazonosításra alkalmas módon – védelmi időtől függetlenül – nem rögzíthetők és nem használhatók fel, kivéve, ha az érintett, vagy az érintett halálát követően leszármazója ahhoz hozzájárult, vagy a kutatást ő végzi. A kutatásra kiadott anyakönyvekről nem adható ki és a kutató által sem készíthető másolat. Ilyen célú másolás céljára fotójegy sem vásárolható.

3.4.3 Egyéb, jogszabályban meghatározott korlátozások

1) A keletkezés naptári évétől számított harminc év lejárta előtt is folytatható kutatás, ha az iratátadó szerv ehhez hozzájárul. (3. sz. melléklet). Jogutód nélkül megszűnt szerv levéltári anyagában a kutatást a levéltár vezetője engedélyezi.
2) A minősítő által meghatározott érvényességi idő lejártáig a minősített adatot vagy törvényben meghatározott egyéb más titkot tartalmazó levéltári anyagban csak a minősítő hozzájárulásával folytatható kutatás. (4. sz. melléklet)
3) Nem engedélyezhető a kutatás abban a köziratnak nem minősülő levéltári anyagban, amely az átadó szerv vagy természetes személy által meghatározott feltételek alapján még nem kutatható.

4. Másolatkészítés a levéltári anyagról

Az iratanyag másolhatóságát azok fizikai állapota, valamint azok másolhatóságára tett korlátozások befolyásolhatják, vagy akár meg is akadályozhatják.

4.1 Kutató saját eszközzel

1) A levéltár a kutatók számára biztosítja saját tulajdonú digitális fényképezőgéppel vagy mobiltelefonnal, tablettel történő másolatkészítés lehetőségét. Különleges esetben, a kutató írásbeli kérésére a levéltár vezetője (illetékes főigazgató-helyettes, illetve megyei igazgató) engedélyezheti egyéb saját tulajdonú másolatkészítésre alkalmas eszköz (pl. analóg fényképezőgép, videokamera, filmfelvevő, lapszkenner stb.) eszközök használatát. A fotómásolatot úgy kell elkészíteni, hogy a másolatkészítésre szolgáló eszköz nem kerülhet fizikai kapcsolatba a másolandó irattal.
2) Felvétel minden kiadott levéltári anyagról készíthető, kivéve a másolatban (mikrofilm, digitális felvétel) már meglévő anyag eredetiben engedélyezett kutatása során kiadott anyagról.
3) Az (1) bekezdésben foglalt eszközök használata érvényes látogatói jegy birtokában és fotójegy kiváltásával lehetséges.
4) A levéltár kutatói számára többféle fotójegyet biztosít, amelyek árát a szabályzat Levéltári szolgáltatások díjszabása (16. sz.) melléklete tartalmazza. A fotójegy az MNL munkavállalóinak és az MLE tagjainak érvényes tagsági kártya bemutatásával minden MNL tagintézményben ingyenes.
5) Fotójegy a kutatótermekben elhelyezett vagy a honlapról letölthető (8. sz melléklet) nyomtatványon igényelhető. A kutató a befizetést követően a kutatóteremben vagy a kutatószolgálaton – a számla bemutatása ellenében – kapja meg. A fél napos jegy esetében óra, perc pontosággal kell az érvényességi időt megadni. A féléves, éves fotójegyek 183 illetve 365 napig érvényesek.
6) Közlési engedélyt csakis az MNL által készített felvételekre ad a levéltár, fotójegy váltásával készült felvételek közlési célra nem használhatók fel.
7) Az eredeti iratokhoz hasonlóan digitális gyűjteményről és/vagy mikrofilmről fényképfelvételt fotójegy ellenében lehet készíteni, az anyakönyvi mikrofilmek kivételével.
8) A felvételek elkészítéséhez nem szabad állványt, külön megvilágítást (vaku) és egyéb különleges fotótechnikai eszközt vagy módszert alkalmazni.
9) A felvétel készítésekor tilos az irat hajtogatása. Amennyiben a fénykép elkészítéséhez az irat rögzítése szükséges, a használható nehezéket a kutatótermi munkatárs biztosítja a kutatónak. A kutatótermi munkatárs nyújt felvilágosítást az irat rögzítésének módjáról. Az irat bármely más eszközzel és módon történő rögzítése tilos.
10) Ha a kutató saját géppel fényképezi a levéltári anyagot, köteles a kutatóteremben a levéltár munkatársai által átadott tulajdonjelző címkét/kártyát az iraton (oldalanként) úgy elhelyezni, hogy a keletkező digitális felvételek mindegyikén egyértelműen olvasható legyen az iratanyag hovatartozását feltüntető szöveg.
11) A digitális fotózásra vonatkozó szabályok megsértése a fotójegy visszavonását vonhatja maga után.

4.2 A levéltár által végzett másolatkészítés

1) A kutatásra kiadott levéltári anyagról a kutató saját költségén, kizárólag az erre rendszeresített nyomtatványon (7. sz. melléklet) igényelhet másolatot.
2) A másolatokat a levéltár minden esetben az állományvédelmi szempontok figyelembevételével készíti el, kizárólag azzal a technikával, amely nem károsítja az adott iratanyagot.
3) A levéltár megtagadhatja a másolat elkészítését, ha a reprodukciós eljárás vagy annak gyakorisága a levéltári anyag fizikai állapotát károsítja, épségben történő fennmaradását veszélyezteti. A másolási kérelem elutasítását a levéltár 14 munkanapon belül köteles indokolni.
4) Hagyományos fénymásolat nem készíthető arról az iratról, amelynél állományvédelmi aggályok merülnek fel. Nem fénymásolható: kötet, fűzött irat, pergamen alapú irat, pecséttel ellátott irat, A/3 méretnél nagyobb irat, térkép, tervrajz. Ezekről csak digitális felvétel készíthető.
5) Az intézményi másolás költségeit jelen szabályzat (16. sz.) melléklete tartalmazza.
6) A másolat(ok) átvétele minden esetben a másolási díj kiegyenlítése után történik. A másolatok ellenértékét számla ellenében átutalással vagy készpénzben lehet kiegyenlíteni. Ha a levéltár papíralapon postázza a számlát, a postázási költség a megrendelőt terheli, amit az átutalással egy időben kell rendezni.
7) A digitális képek az MNL felhő szolgáltatásán keresztül érhetők el egy link segítségével, amelyet a levéltár küld ki a megrendelőnek.
8) Ha a kutató nem egyenlíti ki a megrendelt szolgáltatások díját, az a látogatói jegy felfüggesztését is eredményezheti. Az illetékes munkatárs fizetési felszólítást küld a kutatónak legfeljebb két alkalommal. A teljesítés meg nem történte esetén a levéltár vezetője (az MNL Országos Levéltár esetében az illetékes főigazgató-helyettes, a megyei levéltárak esetében az igazgató) a kiadott látogatói jegyet az összeg befizetésig felfüggesztheti.
9) Ha a kutató a személyes adatot tartalmazó levéltári anyagról anonimizált másolatot kér, ebben az esetben jelen szabályzat 3.4.2 1) b. pontja alapján kell eljárni.
10) Állami anyakönyvek másodpéldányairól a kutatók nem készíthetnek másolatot.

4.3 Másolat felhasználása

1) A levéltárban őrzött anyagról bármilyen úton és technikával elkészített másolatot a kutató kizárólag kutatási célra használhatja fel.
2) A másolatot bármilyen módon nyilvánosságra hozni, nyomtatott vagy elektronikus úton közzétenni csak a levéltár előzetes hozzájárulásával, a megállapított közlési díj kiegyenlítését követően szabad.
3) Közlési engedély kizárólag az erre rendszeresített formanyomtatványon (10. sz. melléklet) kérhető.
4) A közlési engedély díjának megállapítása minden esetben egyedi elbírálás alapján történik, a kiadvány jellegét, példányszámát és a közölni kívánt másolatok számát és minőségét figyelembe véve, és csak egyszeri felhasználásra jogosít.

5. A kutatótermek működési rendje

1) A kutatóterem nyitvatartása idején (17. sz. melléklet) a levéltár köteles gondoskodni a kutatóterem állandó felügyeletéről, a levéltári anyag sérülésmentes és biztonságos körülmények közötti kutathatóságáról, a kutatók levéltári anyaggal való ellátásáról és megfelelő szakmai tájékoztatásáról.
2) A kutató köteles megismerni és betartani a jelen szabályzat rendelkezéseit, a kutatótermi munkatárs pedig jogosult és köteles a levéltári anyag használatára vonatkozó előírások betartását folyamatosan ellenőrizni.
3) A kutató köteles a számára kutatásra kiadott levéltári anyag rendjét és fizikai állapotát megőrizni. A levéltári iratokon bármiféle jel, jelzés vagy javítás alkalmazása, az iratok rendjének megbontása, az iratokon történő jegyzetelés tilos. Ha a kutató a kutatóterem rendjét bármi módon megzavarja, vagy a kutatott iratanyag állapotát veszélyezteti és e tevékenységét a kutatótermi munkatárs felszólítására sem függeszti fel, a kutatóterem felügyelője az iratanyagot visszaveheti és értesíti a vezetőt (az MNL Országos Levéltár esetében az illetékes főigazgató-helyettest, a megyei levéltárak esetében az igazgatót), aki a kutató adott naptári évre vonatkozó látogatói jegyét érvénytelenítheti, és az év során újabb látogatói jegy kiadását megtagadhatja. A levéltár vezetője erről a kutatót írásban köteles értesíteni és döntését megindokolni.
4) A szükséges büntetőjogi lépések mellett a látogatói jegy felfüggesztésével jár, ha a kutató a levéltárból levéltári anyagot tulajdonít el, a levéltári anyagot szándékosan vagy gondatlanságból megrongálja, a számára kiadott levéltári anyag rendjét önkényesen megváltoztatja, az iratok közé helyezett jelölőket (őrjegy, stb.) kiemeli, helyét megváltoztatja, és a rend helyreállítására figyelmeztetés ellenére sem hajlandó.
5) A kutatóterembe a kutató csak ceruzát, saját jegyzeteit, írólapokat, hordozható számítógépet, fényképezőgépet, mobiltelefont, tabletet vihet be, egyéb csomagjainak biztonságos őrzéséről a levéltár gondoskodik.
6) A kutatóterembe táskát, ételt, italt, személyekre vagy az iratanyagra veszélyes tárgyat bevinni, valamint ott hangosan beszélni, telefonálni, a többi kutató vagy a kutatószolgálati személyzet munkáját bármi módon zavarni tilos.
7) A levéltár fenntartja magának a kutatás felfüggesztésének jogát a kutatószolgálati személyzettel szembeni nem megfelelő (goromba, agresszív, sértő) magatartás tanúsítása, illetve bármilyen más, a személyzet és a többi kutató nyugalmát és a rendes munkavégzéshez való jogát megzavaró körülmény tartós fennállása (pl. nem tiszta ruházat, a közösségi helyeken elvárható testi higiénia hiánya, hangos beszéd, tiltott eszközök használata) esetén.
8) Ha a kutató az iratanyag tanulmányozásához más személy segítségét is igénybe kívánja venni (pl. tolmács), a segítőnek ugyanazokkal a feltételekkel be kell iratkoznia levéltárba, mint a segítséget kérő kutatónak.
9) A kutató a kutatóteremben elhelyezett kézikönyvtári anyagot annak rendjének megőrzésével használhatja.
10) Ha működik az adott épületben levéltári tudományos szakkönyvtár, a kutató ennek szolgáltatásait is igénybe veheti adott évre szóló érvényes látogatójeggyel. A levéltári könyvtár működését és használatát részletesen a szakkönyvtári használati szabályzat rögzíti.
11) A kutatóteremben használat alatt megrongált könyvtári- és kézikönyvtári köteteket, kiadványokat az olvasó vagy eredetiben pótolja, vagy forgalmi értékét megtéríti.

6. Záró rendelkezések

A jelen szabályzatban nem, vagy nem teljes körűen szabályozott kérdésekben a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény, a Büntető Törvénykönyvről szóló 2012. évi C. törvény, valamint a jelen szabályzat bevezetésében felsorolt jogszabályok vonatkozó rendelkezései szerint kell eljárni.

A szabályzat részét képező mellékleteket a levéltár folyamatosan aktualizálja.

A reprográfiai díjak levéltárunkban.