Iratképzőknek!

Iratselejtezési jegyzőkönyvek levéltári jóváhagyásának Hivatali Kapun keresztüli ügyintézésről.

Tájékoztatjuk az iratképzőket, hogy a Soproni Levéltár ez év tavaszától a levéltári jóváhagyásra megküldött iratselejtezési jegyzőkönyvek jóváhagyását, levéltári záradékolását már elektronikus úton hitelesítéssel ellátva is el tudja végezni. Ennek megfelelően az iratselejtezési jegyzőkönyveket hivatali kapun keresztül fogadjuk,

a Soproni Levéltár KRID azonosítója: 113809158.

Tekintettel az intézményünkben bevezetett megtakarítási intézkedésekre, egyúttal arra kérjük Önöket, hogy a mai naptól levéltári jóváhagyásra váró iratselejtezési jegyzőkönyveket ne kinyomtatott formában és postai úton, hanem csak elektronikus formában és Hivatali Kapun keresztül juttassák el Levéltárunknak.

Dr. Csekő Ernő

főlevéltáros, gyűjtőterületi referens 

Az MNL Győr-Moson-Sopron Vármegye Soproni Levéltára az illetékességi területén található közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének felügyeletére vonatkozó teendőit a hatályos jogszabályok alapján látja el.

Főbb jogszabályok:

• 1995. évi LXVI. tc. a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről az alábbi linken

• 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről az alábbi linken

• 7/2015. (V. 27.) EMMI rendelet a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről az alábbi linken

Levéltárunk illetékességi területe Győr-Moson-Sopron Vármegyének a korábban a történeti Sopron vármegyéhez tartozó részére terjed ki, amely jelenleg a Csornai járás, a Kapuvári járás, illetve a Soproni járás területével egyezik meg.

Iratkezelés-felügyeleti ügyekben felvilágosításért, tájékoztatásért, segítségért Dr. Csekő Ernő főlevéltárost, iratkezelés-felügyeleti referenst ☎ (+36) 99/312-198; gymsmsl@mnl.gov.hu; cseko.erno@mnl.gov.hu) keressék.

A levéltár az iratkezelési-felügyeleti feladatait egy-egy közfeladatot ellátó szerv kapcsán több rétegűen látja el. Ennek során a levéltár felügyeli, hogy a szerveknél az iratok kezelése, irattározása, tárolása, selejtezése, a maradandó értékű nem selejtezhető iratok levéltárba adása az jogszabályokban előírtaknak megfelelően, az ügyiratok megfelelő kezelésével és védelmével történjen. E feladatok a következők:

1., Iratkezelési szabályzat, illetve irattári terv véleményezése, záradékolása. (ld. 7/2015. /V.27./ EMMI rendelet 7. §.)

Minden közfeladatot ellátó szervnek rendelkeznie kell iratkezelési szabályzattal, illetve a szakszerű irattározást lehetővé tevő irattári tervvel. Az újonnan készült iratkezelési szabályzatot a szerveknek hatályba lépés előtt véleményezésre meg kell küldeniük a levéltárnak. Az önkormányzatok esetében három (az egyik példány a Kormányhivatalé lesz), egyéb szerv esetében két példányban.  A levéltár a beküldött példányt megvizsgálja, és ha rendben találja, jóváhagyja, az egyik példányt levéltári záradékkal ellátva visszaküldi. Ha nem találja megfelelőnek, kiegészítés megtétele mellett, vagy további átdolgozásra küldi vissza a szervnek.

2., Iratselejtezési jegyzőkönyv felülvizsgálata, jóváhagyása, záradékolása (ld. 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 64. §; 7/2015. /V.27./ EMMI rendelet 9. §.):

Az iratselejtezés megkezdése előtt javasolt a levéltár munkatársával felvenni a kapcsolatot, de a jogszabály a szerv bejelentési kötelezettségét egyébként is előírja.

FONTOS! Az iratselejtezést mindig az irat keletkezésekor, illetve irattározásakor hatályban lévő irattári terv – az abban előírt selejtezési jel/őrzési idő szerint – kell végezni! (Tehát nem a selejtezés idején hatályban lévő szerint!)

Az iratselejtezésről min. 2-2 példányban készült selejtezési jegyzőkönyvet, illetve selejtezési iratjegyzéket kell készíteni. A selejtezési jegyzőkönyv és annak mellékletét képező iratselejtezési jegyzék mintáját a szerv hatályos iratkezelési szabályzatának tartalmazza.

Az elkészült selejtezési jegyzőkönyvet és iratjegyzéket levéltári jóváhagyásra a levéltárnak kell megküldeni. A levéltár azt megvizsgálja, javaslatokat tehet, illetve a selejtezésből iratokat tarthat vissza. Ezt levélben és/vagy a visszaküldött jegyzőkönyvben/iratjegyzéken jelzi a szervnek.

Az iratanyagot megsemmisíteni – az adatvédelmi szabályok betartása mellett – csak a levéltári záradékkal ellátott jegyzőkönyv birtokában lehet.

3., Szervellenőrzés: (ld. 1995:LXVI. tc. 11. §.; 7/2015. /V.27./ EMMI rendelet 8. §.):

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelését- és irattározását bizonyos időközönként a levéltár a helyszínen is ellenőrzi. Ez az államigazgatási szervek, illetve bíróságok, ügyészségek, rendvédelmi szervek, városi szervek esetében három, települési önkormányzati hivatalok, oktatási, kulturális, egészségügyi, szociális intézmények, testületek, egyéb szervek  esetében öt évenként esedékes.

A szervellenőrzés kiterjed: a bekövetkezett változások (pl. szervezeti, iratkezelési szabályzat) rögzítésére, az iratok iktatásának, irattári terv szerinti csoportosításának (tételszám), az irattározásnak, az ügyiratok szakszerű kezelésének, biztonságos őrzésének ellenőrzésére. A maradandó értékű iratok fennmaradása biztosításának, az iratselejtezés, illetve selejtezettség szintjének, illetve az iratkezelési feladatok ellátásához szükséges személyi és tárgyi technikai feltételek meglétének a vizsgálatára. A levéltár munkatársa a szervellenőrzésről jegyzőkönyvet vesz fel, amelynek egyik példánya a szervnél marad.

4., Iratanyag levéltárnak történő átadása (ld. 1995. évi LXVI. tc. 12. §.; 7/2015. /V.27./ EMMI rendelet 10. §.; 335/2005. /XII. 29./ Korm. rendelet 65. §;):

A közfeladatot ellátó szerv az iratai közül az irattári terv által maradandó értékűnek (nem selejtezhető), és levéltári átadásra minősített iratokat savmentes levéltári szabványdobozokban elhelyezve, a köteteket darabszinten nyilvántartva, teljes lezárt évfolyamonként, a segédletekkel együtt adja át a levéltárnak. Az átadásra előkészített iratokhoz iratjegyzéket, illetve átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell készíteni (ld. mintát a szerv iratkezelési szabályzatának mellékleteként), amelyet az átadáskor három-három példányban kell a levéltárnak átadni. Az átadás-átvétel előkészítése (dobozok beszerzése), beszállítása a szerv feladata.

                                                                                                                      Dr. Csekő Ernő

                                                                                                                      főlevéltáros