A szervek iratkezelésének ellenőrzése

A levéltárak ötévente, megyei szintű közigazgatási szerveknél, illetve városok esetében háromévente ellenőrzi az illetékességi körébe tartozó (azaz Komárom-Esztergom megye területén lévő) iratképző szervek iratkezelését.
Az egyes szervek iratkezelésének vizsgálatán belül figyelemmel kísérjük az iratkezelési szabályzatokban foglaltak érvényesülését, az iratok irattári terv szerinti csoportosítását, továbbá az iratok nyilvántartásával, és az ahhoz kapcsolódó segédletek készítésével, az irattári anyag szakszerű kezelésével, biztonságos megőrzésével és használatával kapcsolatos előírások végrehajtását.
A levéltár a szervellenőrzés alkalmából kiemelt figyelmet fordít az iratképző szerv szervezeti és működési adataira is. (a szerv alapításának időpontja, alapítás ideje, feladatkör, szervezeti felépítés, átalakulásra vonatkozó jogszabályok, a szerv belső szabályzatai, korábbi névváltozatok, a jogelődök neve, alakulásuk és megszűnésük időpontja)
Látogatásunk pontos időpontját telefonon egyeztetjük.
A szervellenőrző adatlap (innen letölthető) felépítésének megfelelő sorrendben megvizsgáljuk a szerv iratkezelésének egyes szakaszait. Az ellenőrzés végeztével tájékoztatjuk az iratkezelésért felelős vezetőt a tapasztalatainkról, megbeszéljük vele, hogy az esetleges hiányosságokat miként lehetne legkönnyebben megszüntetni. A szerv részéről felmerülő minden, az iratkezeléssel kapcsolatos egyéb kérdésre is válaszolunk.