A szervek iratainak levéltárba adása

A szervek a náluk keletkezett nem selejtezhető irataikat kötelesek az illetékes levéltárnak átadni. Az iratok átadásának határideje – az irat keletkezési évének végétől számított – tizenöt év. Az irattári tervekben felsorolt valamennyi nem selejtezhető tételt –t ehát az iktatatlan iratokat is– át kell adni a levéltárnak.
Kérjük, hogy irataik levéltárba szállítása előtt minden esetben egyeztessenek időpontot levéltárunkkal.
Az iratátadásról jegyzőkönyvet kell készíteni (innen letölthető).
Az iratokat savmentes papírból készült szabványos levéltári dobozokba helyezzék. Egy ilyen dobozba A4-es méretű iratok helyezhetők el. Csak selejtezett és rendezett iratokat veszünk át. Az iratokat irattári rendben kell dobozolni. Az átadásra előkészített iratokról iratjegyzéket (a minta innen letölthető) kell készíteni (az átadás-átvételi jegyzőkönyv mellékleteként), mely csomagolási egységenként, irattári tételenként és évenként felsorolja az átadandó iratokat. Ha egy tétel több dobozban is megtalálható, akkor az egyes dobozokban lévő legmagasabb és legalacsonyabb iktatószámú iratokat is kérjük a jegyzéken feltüntetni. A raktári (csomagolási egységeket) folyamatos, ceruzás sorszámozással kérjük ellátni.