Ügyfélszolgálat - Adatkezelési tájékoztató

ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ

Az MNL ügyfélszolgálati tevékenysége során történő adatkezelés

 

a Magyar Nemzeti Levéltár (a továbbiakban: „Levéltár”) egyedi adatokról ügyfélszolgálati eljárás során történő tájékoztatás keretében felvett személyes adatok kezelésének szabályairól.

A Levéltár, mint a személyes adatok kezelője (a továbbiakban úgyis, mint: „Adatkezelő”) a jelen nyilatkozatával tájékoztatja az érintetteket az ügyfélszolgálati tevékenysége során követett adatkezelési gyakorlatáról, a kezelésébe került személyes adatok védelme érdekében megtett intézkedéseiről és az érintettek jogorvoslati lehetőségeiről.

A jelen adatkezelési tájékoztató a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről szóló, az EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS 2016/679 sz. rendelete („Rendelet”) 13. cikkének rendelkezésein alapul, mely szerint az érintettet a személyes adatainak felvételekor tájékoztatni kell az adatai kezelésével kapcsolatos minden lényeges körülményről, így különösen az adatkezelés céljáról, jogalapjáról és idejéről, továbbá minden egyéb olyan információról, ami a tisztességes és átlátható adatkezelést biztosítja.

A Rendelet 5. cikkének rendelkezései szerint a személyes adatok kezelése meg kell, hogy feleljen a jogszerűség, a tisztességes eljárás és átláthatóság alapelveinek; gyűjtése csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból történhet; az adatkezelés céljai szempontjából megfelelőek és relevánsak kell, hogy legyenek és a szükségesre kell korlátozódniuk; pontosnak és szükség esetén naprakésznek kell lenniük; tárolásának olyan formában kell történnie, amely az érintettek azonosítását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges ideig teszi lehetővé, továbbá a személyes adatok kezelését oly módon kell végezni, hogy megfelelő technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítva legyen a személyes adatok megfelelő biztonsága, az adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet is ideértve.

 

Az adatkezelő azonosító adatai: Személyes adatainak kezelője a Magyar Nemzeti Levéltár (Székhelye: 1014. Budapest, Bécsi kapu tér 2-4., Tel: +36 1 225 2883; e-mail: adatvedelem@mnl.gov.hu – „Adatkezelő”)

Adatvédelmi tisztviselő: Az Adatkezelő rendelkezik adatvédelmi tisztviselővel, akit a vonatkozó jogszabályok alapján adatvédelmi ügyekben közvetlenül is megkereshet. Az adatvédelmi tisztviselő: dr. Horváth Antal (cím: 1015 Budapest, Hattyú utca 16. IV. 2., e-mail: adatvedelem@mnl.gov.hu, tel: +36 20 9119098).

Az adatkezelés célja: A jelen tájékoztató végén részletesen felsorolt személyes adatokat a Levéltár a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. tv. („Ltv”) által a Levéltár részére előírt egyedi adatról ügyfélszolgálat keretében történő adatszolgáltatás igénybe vevőinek egyértelmű azonosítása céljából kezeli.

Az adatkezelés jogalapja: a Rendelet 6. cikk (1) bekezdésének c) pontja szerint az adatkezelés az adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség, nevezetesen az Ltv. által előírt ügyfélszolgálati adatszolgáltatási és tájékoztatási kötelezettség teljesítéséhez szükséges.

A személyes adatok (továbbításának) címzettjei: Az Adatkezelő az ügyfélszolgálati munkával kapcsolatos adatkezelései során adatfeldolgozót nem vesz igénybe.

Az adatok megismerésére jogosult személyek köre: Az érintettek által megadott személyes adatokhoz kizárólag az Adatkezelő ügyfélszolgálati munkában résztvevő, arra kifejezetten feljogosított, titoktartásra kötelezett munkatársai férhetnek hozzá.

Adattovábbítás az EU-n kívül: Az Adatkezelő az ügyfélszolgálat keretében történő adatszolgáltatás során harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére nem továbbít személyes adatokat.

A személyes adatok tárolásának időtartama:

a) Az adatkezelés időtartama - a b) és c) pontban leírt ügytípus kivételével - 10 év.

b) Hadigondozással kapcsolatos ügyintézés esetén az irattári tervben foglaltak alapján 15 év, ezt követően maradandó értékű köziratként az Ltv. 3/A. §-a alapján levéltári kezelésben

c) A Levéltár megyei levéltáraiban őrzött állami anyakönyvekből történő ügyfélszolgálati tájékoztatáshoz kapcsolódóan az anyakönyvi eljárásról szóló 2010. évi I. törvény („Aet.”) 92. § (1) bekezdése az Aet. hatálya alá tartozó nyilvántartásokból teljesített ügyfélszolgálati adattovábbításokról az adattovábbítás jogszerűségének ellenőrzése, valamint az érintett tájékoztatása céljából adattovábbítási nyilvántartás vezetésére kötelezi a nyilvántartó szervet. Ezen adattovábbítási nyilvántartás az adattovábbítás alanyának természetes személyazonosító adatait, továbbá az ügyszámot, anyakönyvi folyószámot vagy egyedi elektronikus anyakönyvi azonosítót tartalmazza. Az Aet. 92. § (3) bekezdése szerint az adattovábbítási nyilvántartásban szereplő adatokat az adattovábbítástól számított 5 évig kell megőrizni. Ha az Aet. hatálya alá tartozó nyilvántartásokból teljesített adattovábbítás különleges adatokat is tartalmaz, az adattovábbítás adatait 20 évig kell megőrizni.

 

Tájékoztatás a személyes adat szolgáltatására vonatkozó kötelezettség jogalapjáról és az adatszolgáltatás elmaradásának következményeiről: az adatszolgáltatásra vonatkozó kötelezettség az Ltv. és az Aet. rendelkezésein alapul, az adatszolgáltatás (az eljárás lefolytatásához szükséges személyes adatok megadásának elmaradása azzal a következménnyel jár, hogy az érintett a kötelezően megadandó adatok hiányában nem veheti igénybe a szolgáltatást, illetve ezen adatok hiányában a Levéltár nem tudja teljesíteni a kért tájékoztatást.

Tájékoztatás az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogairól: Az érintett bármikor kérelmezheti az Adatkezelőtől az ügyfélszolgálati eljárással kapcsolatban felvett és kezelt, reá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, - a Rendelet 17. cikkében meghatározott esetekben és kivételekkel kérheti - az adatok törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat a személyes adatok kezelése ellen, valamint megilleti a Rendelet 20. cikkében meghatározott ún. adathordozhatósághoz való jog.

Felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga: Személyes adatai kezelésével kapcsolatban panaszt nyújthat be az illetékes felügyeleti hatósághoz:

Felügyeleti Hatóság neve: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság

Címe: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c

Telefonszáma: +36/1-391-1400

 

A személyes adatok forrása: Az Adatkezelő által kezelt személyes adatok az érintett által az eljárás megindításakor rendelkezésre bocsátott forrásból származnak.

Profilalkotás és automatizált adatkezelésen alapuló döntéshozatal: Az Adatkezelő nem hoz kizárólag automatizált adatkezelésen – ideértve a profilalkotást is – alapuló olyan döntést, melynek hatálya kiterjedne az érintettre, avagy bármely ügyfélszolgálati eljárással összefüggésben az érintettre nézve joghatással járna.

 

AZ ÜGYFÉLSZOLGÁLATI TEVÉKENYSÉG SORÁN KEZELT SZEMÉLYES ADATOK ISMERTETÉSE:

 

1) Tanulóidő, iskolai végzettség igazolásával kapcsolatos ügyek

a kérelmező személy/keresett személy/meghatalmazás esetén a meghatalmazó személy neve, anyja neve, születési helye és ideje, állandó lakcíme, személyazonosságot igazoló okmány típusa, száma, telefonszáma, e-mail címe, keresett iskola jelenlegi és korabeli adatai (név, cím), tanulmányok megkezdésének és befejezésének időpontja, végzettség megnevezése

 

2) Munkaviszony igazolás, nyugdíjigazolás, társadalombiztosítás, ösztöndíj igazolási ügyek

a kérelmező személy/keresett személy/meghatalmazás esetén a meghatalmazó személy neve, anyja neve, születési helye és ideje, állandó lakcíme, levelezési címe, személyazonosságot igazoló okmány típusa, száma, telefonszáma, e-mail címe, keresett munkahely jelenlegi és korabeli adatai (név, cím), munkaviszony kezdete és vége, munkakör megnevezése

 

3) Ingatlan nyilvántartásba bejegyezhető jogok és feljegyezhető tények, erről szóló határozatok igazolása - másolat, hiteles másolat kérése

a kérelmező személy/keresett személy/meghatalmazás esetén a meghatalmazó személy neve, anyja neve, születési helye és ideje, állandó lakcíme, levelezési címe, személyazonosságot igazoló okmány típusa, száma, telefonszáma, e-mail címe, keresett ingatlan jelenlegi és korabeli adatai (cím, hrsz.), ingatlan korabeli tulajdonos neve, címe, születési dátuma, jog bejegyzés dátuma, jogcím, bejegyző határozat száma

 

4) Építésügyi hatósági eljárások támogatása - a 312/2012. (XI.8.) Korm. rendelet 3. § az építésügyi hatósági szolgáltatáshoz az Inytv. szerinti bejegyzés, feljegyzés, erről szóló határozatok igazolása - másolat, hiteles másolat kérése

a kérelmező személy/keresett személy/meghatalmazás esetén a meghatalmazó személy neve, anyja neve, születési helye és ideje, állandó lakcíme, levelezési címe, személyazonosságot igazoló okmány típusa, száma, telefonszáma, e-mail címe, keresett épület jelenlegi és korabeli adatai (cím, hrsz.), építés éve, átépítés éve, használatbavételi engedély kiadásának éve, lakótelepi épület esetén az építéskor használt betűjelzés, épület további adatai, jelenlegi tulajdonos neve, építtető neve

 

5) Családi jogállással kapcsolatos ügyek, a gyámhatósági eljárások iratainak, megkeresése (örökbefogadási- és gyámügyek)

a kérelmező személy/keresett személy/meghatalmazás esetén a meghatalmazó személy neve, anyja neve, születési helye és ideje, állandó lakcíme, levelezési címe, személyazonosságot igazoló okmány típusa, száma, telefonszáma, e-mail címe, szülők vagy az ügyben érintett személyek neve, születési helye, ideje, anyja neve, családi jogállás ismert körülményei

 

6) Hagyatéki iratok megkeresése és másolat készítése

a kérelmező személy/keresett személy/meghatalmazás esetén a meghatalmazó személy neve, anyja neve, születési helye és ideje, állandó lakcíme, levelezési címe, személyazonosságot igazoló okmány típusa, száma, telefonszáma, e-mail címe, az elhunyt neve, elhunyt születési helye, ideje, az elhunyt anyjának neve, az elhunyt elhalálozásának helye, ideje, az elhunyt utolsó állandó lakcíme, egyéb információk

 

7) Hadigondozással kapcsolatos iratok megkeresése

a kérelmező személy/keresett személy/meghatalmazás esetén a meghatalmazó személy neve, anyja neve, születési helye és ideje, állandó lakcíme, levelezési címe, személyazonosságot igazoló okmány típusa, száma, telefonszáma, e-mail címe, háborús áldozat vagy hadirokkant neve, anyja neve, születési helye, ideje, állandó lakcíme elhalálozáskor, elhalálozás/hadi esemény/eltűnés helye, ideje, holttá nyilvánítás helye, ideje, végzést kiadó bíróság neve, hadiárva/hadigyámolt neve, születési helye, ideje, özvegy/feleség neve, születési helye, ideje, település, ahol folyósították a hadiözvegynek a hadigondozotti járulékot, kötött-e újabb házasságot, házasságkötés ideje, felvett neve, elhunyt/hadirokkant lakóhely változása, elköltözés ideje, címe, hadigondozás ellátás kezdete és vége

 

8) Jogszolgáltatási ügyek (büntető, polgári (gazdasági), közigazgatási, munkaügyi peres, büntető és polgári nemperes eljárások, bírósági végzések, ítéletek kikérése, illetve cégbírósági végzések felszámolása, végelszámolása, kényszertörlés esetén)

a kérelmező személy/keresett személy/meghatalmazás esetén a meghatalmazó személy neve, anyja neve, születési helye és ideje, állandó lakcíme, levelezési címe, személyazonosságot igazoló okmány típusa, száma, telefonszáma, e-mail címe, ügyirat iktatószáma, bíróság megnevezése, per helye, ideje, perben résztvevő személy neve, állandó lakcíme, anyja neve

 

9) A Levéltár megyei levéltáraiban őrzött állami anyakönyvekből történő ügyfélszolgálati tájékoztatáshoz kapcsolódóan

természetes személyazonosító adatok, ügyszám, anyakönyvi folyószám vagy egyedi elektronikus anyakönyvi azonosító