A levéltár feladata és tevékenysége

A levéltár az átlagemberek számára többnyire nehezen meghatározható feladatkörű, kevéssé ismert, éppen ezért kicsit „titokzatosnak” is tartott intézmény, amely tudományos, közművelődési, de egyúttal közigazgatási teendőket is ellát. A levéltár a közgyűjtemények közé tartozik, társintézménye a könyveket, folyóiratokat gyűjtő könyvtáraknak, valamint a tárgyi emlékeket megőrző és kiállító múzeumoknak.

A levéltár alapvető tevékenysége olyan iratok, illetve írásos emlékek összegyűjtésére irányul, amelyek nélkülözhetetlenek az állampolgári jogok gyakorlása, hivatalos eljárások lefolytatása szempontjából, másrészt a történettudományi kutatások, a nemzeti emlékezet számára szolgáltatnak alapvető fontosságú forrásbázist, illetve kulturális örökségünk egyedi, értékes kincsei közé tartoznak. Levéltárunk a mindenkori Vas megye területén működött és működő, illetve egykor létezett állam- és közigazgatási hivatalok, gazdasági szervek, önkormányzatok, jogszolgáltató szervek, közintézmények, iskolák, egyesületek, családok, és egyes magánszemélyeknél keletkező iratanyagát őrzi. Intézményünk feladata az előbbiekben említett iratok tervszerű begyűjtése, rendezése, tudományos igényű feldolgozása, raktározása és szükség esetén selejtezése. A megőrzésre átvett dokumentumokból levéltárunk adatokat szolgáltat, és a különböző hivatalos szervek, illetve állampolgárok részére az iratokat hozzáférhetővé és kutathatóvá teszi. AZ MNL Vas Megyei Levéltára több mint 300 iratképző szervet felügyel. Munkatársaink rendszeresen látogatják az irattárakat, ellenőrzik az iratkezelés folyamatát, a selejtezések szabályosságát. A levéltári ellenőrzés célja, a maradandó értékű iratok fennmaradásának és levéltárba kerülésének biztosítása. Az iratok beszállítását és átvételét szisztematikus feldolgozó munka követi, az intézmény őrizetében levő iratok rendezése, feltárása, és szükséges esetben restaurálása, digitalizálása is folyamatosan zajlik. A levéltári anyagokhoz készülő segédletek, mutatók megkönnyítik a dokumentumok keresését, a kutatók és ügyfelek pontos információkhoz juttatását. Hasonló célt szolgálnak a munkatársaink kitartó munkája nyomán összeállított elektronikus adatbázisok, amelyek több esetben az iratok digitalizált képét is hozzáférhetővé teszik. A levéltárosok ugyanakkor – szakterületüknek megfelelő témakörökben és korszakokra vonatkozóan – maguk is végeznek tudományos kutatásokat. A levéltár kötelező feladata továbbá az állami anyakönyvi másodpéldányok kezelése, hitelességük folyamatos fenntartása, illetve az adatszolgáltatás azokból. Ez a munka minden esztendőben sok ezer adat igen pontos adminisztrációját, bejegyzését, illetve keresését követeli meg.