Kutatószolgálat

A kutatóterem nyitva tartása:
 

Hétfő-Szerda: 8-15.30
Csütörtök: 8-17.30
Péntek: 8-12.30

 

 

Kutatótermi vezető/referens:

Ruzsa Éva főlevéltáros


A levéltár, az 1995. évi LVI. tc. és a 10/2002 NKÖM rendelet alapján, az őrizetében lévő iratanyag kutatási célú feltárását, felhasználását kutatótermében teszi lehetővé. A kutatási szabályzatban foglaltaknak megfelelően történik a kutatók részére az iratok rendelkezésre bocsátása. Csak a főépületben elhelyezett iratokban lehetséges az első alkalommal a kutatás. A másik két raktárbázisunkban elhelyezett iratok esetében a kérést követő hétfőtől biztosítjuk a betekintést. E kitételeknek megfelelően azonnal kutathatóak: feudális iratok, összeírások, nemesi családok valamint személyek irathagyatékai, megyei szintű önkormányzati és közigazgatási iratfondok, a járások főbíráinak és főjegyzőinek forrásai, valamint Szekszárd város iratai 1990-ig, és a községek iratai 1950-ig, a jogszolgáltatási iratok 1945-ig.

Családfakutatáshoz az anyakönyveket mikrofilmen bocsátjuk 4 mikrofilmleolvasón a kutatók rendelkezésére. Felekezeti anyakönyvekkel csak 1827-től rendelkezünk, 1895. október 1.-től állami anyakönyvezés kezdődik. Kutathatóságukat az adatvédelmi törvény rendelkezései határozzák meg. E szerint a kutatás megkezdésének időpontjától számítva 90 éven túli születési, 60 éven túli házassági és 30 év túli halotti anyakönyvekbe lehet betekinteni.

A kutatóterem, illetve a kutatás szünetelésének időpontját a hírekben közöljük.

 

Kutatótermi Szabályzat

Bevezetés

A Magyar Nemzeti Levéltár (a továbbiakban: MNL) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.), a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 10/2002. (IV. 13.) NKÖM-rendelet (a továbbiakban: Rendelet), illetve az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.) alapján kutatótermeinek működését az alábbiak szerint határozza meg.


A szabályzat hatálya

A jelen szabályzat kiterjed az MNL Országos Levéltára, valamint a megyei tagintézmények által működtetett valamennyi kutatóteremre.


A levéltári anyag kutatására vonatkozó általános rendelkezések

I. A levéltári kutatásról

1. A közlevéltárban őrzött, az 1990. május 1-je után keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított harminc éven túli levéltári anyagban – az Ltv. 24–25. §-aiban foglalt kivételekkel (l. jelen szabályzat II. pontja) –, továbbá időbeli korlátozás nélkül abban a levéltári anyagban, amelyet már nyilvánosságra hoztak, illetőleg amelynek tartalmát az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvény szerint mindenki megismerhet, a kutatni kívánt téma megjelölését tartalmazó kérelemre bármely természetes személy ingyenesen kutathat, és a kutatásra kiadott levéltári anyagról saját költségén másolatot készíttethet.
2. Az MNL őrizetében lévő iratanyagban térítésmentesen kutathat minden magyar és külföldi állampolgár, a jelen szabályzat, valamint a vonatkozó törvények és rendeletek betartásával. 18 éven aluliak számára látogatói jegy szülői (vagy tanári) felelősségvállalás mellett adható. (1. számú melléklet)
3. A kutatáshoz az Ltv. 22. § (1) bekezdése értelmében kérelem benyújtása szükséges. A kutatási kérelemnek tartalmaznia kell a kutatni kívánt téma megjelölését; a kutatni kívánt időszak határait; a kutatás célját. (2. számú melléklet)

3. A közlevéltár az őrizetében lévő levéltári anyagban kutatást végző személy részére – a kutatás megkezdése előtt – látogatói jegyet ad ki. A látogatói jegy tartalmazza a kutató természetes személyazonosító adatait és lakcímét. A látogatói jegy kiadásakor a közlevéltár nyilvántartásba veszi a kutató természetes személyazonosító adatait, illetve lakcímét. A kiadott látogatói jegy az MNL minden megyei tagintézményében, valamint az Országos Levéltár kutatótermeiben is érvényes, és évenkénti meghosszabbítással folyamatosan használható [Ltv. 22. § (2–3)].

4. A közlevéltár a kutatásra átadott levéltári anyagról nyilvántartást vezet, a kutató személyes adatainak védelméről az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvény rendelkezései szerint gondoskodik [Ltv. 22. § (4)].


II. Kutatási korlátozások

II. 1. Az adatvédelem


a) Ha a törvény másként nem rendelkezik, a személyes adatot tartalmazó levéltári anyag az érintett halálozási évét követő harminc év után válik bárki számára kutathatóvá. A védelmi idő, ha a halálozás éve nem ismert, az érintett születésétől számított kilencven év, ha pedig a születés és a halálozás időpontja sem ismert, a levéltári anyag keletkezésétől számított hatvan év [Ltv. 24. § (1)].

b) A védelmi idő lejárta előtt is kutatható az Ltv. 24. § (1) bekezdésében meghatározott levéltári anyag, ha
- a kutatás – a kérelmező költségére – anonimizált másolattal is megvalósítható, vagy
- a kutatáshoz az érintett, illetőleg annak halálát követően bármely örököse vagy hozzátartozója a kutató kérésére hozzájárult, vagy
- a kutatásra tudományos célból van szükség – feltéve, ha az Ltv. 22. § (1) bekezdésében meghatározott harminc év már eltelt – és a kutató az Ltv. 24. § (3) és (4) bekezdésben meghatározott követelményeknek eleget tesz.

c) A közlevéltár az Ltv. 24. § (2) bekezdés c) pontja szerinti tudományos célú kutatást akkor köteles engedélyezni, ha a kutató csatolja a tudományos kutatást rendeltetésszerűen végző, közfeladatot ellátó szervnek – a kutató részletes kutatási terve alapján megadott – támogató állásfoglalását. A támogatói állásfoglalásnak minden esetben tartalmaznia kell az aláíró személy beosztását és az intézmény hivatalos bélyegzőjének lenyomatát. (3. számú melléklet)

d) Az 1990. május 1-je után keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított harminc év lejárta előtt a belső használatra készült, valamint a döntés-előkészítést tartalmazó levéltári anyagban folytatható kutatást az átadó szerv hozzájárulásával a levéltári anyagot őrző közlevéltár engedélyezi. Jogutód nélkül megszűnt szerv levéltári anyagában a kutatást a levéltári anyagot őrző közlevéltár engedélyezi [Ltv. 23. § (1)]. (4. számú melléklet)


II. 2. Az adatkezelés módja

a) A kutatónak írásos nyilatkozatban vállalnia kell, hogy a megismert és kigyűjtött személyes adatokat az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvénynek a tudományos kutatás céljára vonatkozó adatkezelési előírásai szerint meghatározott módon kezeli és használja fel, továbbá az írásos nyilatkozatban meg kell jelölnie az adatkezelés helyét [Ltv. 24. § (4)]. (5. számú melléklet)
b) Személyes adatok kezelése tudományos kutatás során:
1. Tudományos kutatás céljára felvett személyes adat csak tudományos kutatás céljára használható fel.
2. A személyes adat érintettel való kapcsolatának megállapítását – mihelyt a kutatási cél megengedi – véglegesen lehetetlenné kell tenni. Ennek megtörténtéig is külön kell tárolni azokat az adatokat, amelyek meghatározott vagy meghatározható természetes személy azonosítására alkalmasak. Ezek az adatok egyéb adatokkal csak akkor kapcsolhatók össze, ha az a kutatás céljára szükséges.
3. A tudományos kutatást végző szerv vagy személy személyes adatot csak akkor hozhat nyilvánosságra, ha
— az érintett ahhoz hozzájárult, vagy
— az a történelmi eseményekről folytatott kutatások eredményeinek bemutatásához szükséges [Infotv. 12. § (1) – (2) – (3)].
c) Az Ltv. 24. § (2) bekezdés b) pontjában meghatározott hozzájárulás megadásakor írásban nyilatkozni kell a kutató által megismert személyes adat – kutatás célja szerinti – felhasználásának elfogadásáról, valamint a személyes adatot tartalmazó iratok másolhatóságáról.
d) A kutató az Ltv. 24. § /2/ bekezdés c) pontja alapján végzett tudományos célú kutatás során feltárt személyes adatot tartalmazó iratról az Ltv. 24. § (1) bekezdésében meghatározott védelmi idő lejárta előtt is készíttethet nem anonimizált másolatot.


II. 3. Külföldi kutatókra vonatkozó, adatvédelemmel kapcsolatos jogszabályok

a) A személyes adatok azonos védelmét biztosító ország kutatója számára tudományos célból az Ltv. 24. § (1) bekezdésében meghatározott védelmi idő lejárta előtt is engedélyezhető a személyes adatot tartalmazó levéltári anyag kutatása, feltéve, ha az Ltv. 22. § (1) bekezdésében meghatározott 30 év már eltelt. A kutatás akkor engedélyezhető, ha a kutató bemutatja a Magyar Tudományos Akadémia kutatási téma szerint illetékes bizottságának vagy intézetének – a kutató részletes kutatási terve alapján megadott – támogató állásfoglalását és írásos nyilatkozatban vállalja, hogy a megismert és kigyűjtött személyes adatokat országa adatvédelmi szabályai szerint kezeli és használja fel [Ltv. 24/A. § (1)]. (6. számú mellékelet)
b) Az Ltv. 24/A § /1/ bekezdés szerint engedélyezett kutatás során feltárt iratok másolhatóságát illetően az Ltv. 24. § (6) bekezdésében foglaltakat kell alkalmazni. [Ltv. 24/A. § (2)].
c) A Kormány a jogszabály alapján felhatalmazással rendelkezik arra, hogy személyes adatot – ideértve a különleges adatot is – tartalmazó levéltári anyag másolatának, a történelmi eseményekről folytatott kutatások eredményeinek bemutatása céljából, külföldi tudományos intézmény részére, az Ltv. 24. § (1) bekezdésében meghatározott védelmi idő lejárta előtt történő átadása tárgyában adatvédelmi szerződést kössön [Ltv. 24/A. § (3)].
d) A Ltv. 24/A. § (3) bekezdésben meghatározott adatvédelmi szerződésen alapuló adattovábbítást – az Ltv. 24. § (1) bekezdésében foglalt védelmi idő lejártáig – az érintett, illetőleg annak halálát követően bármely örököse vagy hozzátartozója megtilthatja. A tiltakozási jog gyakorlásával kapcsolatos eljárás szabályait a kultúráért felelős miniszter állapítja meg [Ltv. 24/A. § (4)].


II. 4. A minősített adat védelme

a) A minősítő által meghatározott érvényességi idő lejártáig a minősített adatot vagy törvényben meghatározott egyéb más titkot tartalmazó levéltári anyagban csak a minősítő hozzájárulásával folytatható kutatás [Ltv. 25. § (1)]. (7. számú melléklet)
b) Nem engedélyezhető a kutatás
1. a nemzetközi kötelezettségvállalás körében keletkezett, illetőleg külföldi szerv vagy személy által átadott iratokban a nemzetközi szerződésben, illetőleg az átadó által meghatározott ideig;
2. abban a köziratnak nem minősülő levéltári anyagban, amely az átadó szerv vagy természetes személy által meghatározott feltételek alapján még nem kutatható [Ltv. 25. § (2)].


II. 5. Állományvédelem

Ha a levéltári anyag fizikai állapota miatt nem bocsátható a kérelmező rendelkezésére, a közlevéltár – saját költségére – másolat készítésével teljesíti a kérelmet, ha a másolat készítése nem jár az eredeti levéltári anyag további megrongálódásának vagy megsemmisülésének veszélyével, illetőleg nem jár a szokványos másolatkészítési díj ötszörösét meghaladó költséggel. Az utóbbi esetben azonban, ha a kérelmező a többletköltséget megfizeti, a közlevéltár köteles elkészíteni a másolatot [Ltv. 25. § (3)].


II. 6. A magániratok és a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok kutatására vonatkozó kitételek

a) A nem közfeladatot ellátó szervek – a c) bekezdésben foglalt kivétellel – az illetékes közlevéltárral az iratok ajándékként vagy ingyenes letétként való megőrzésére vonatkozóan megállapodást köthetnek. A levéltár a maradandó értékű magániratot meghatározott időtartamra szóló írásbeli szerződés alapján letéti megőrzésre átveheti [vö. Ltv. 32. § (1) és Rendelet 17. § (1)].

b) A közlevéltárnak az a) bekezdés szerinti megállapodással átadott iratok kutathatóságát az ajándékozó, illetőleg a letétbe adó meghatározott időtartamra korlátozhatja. A kutatásra, reprodukálásra vonatkozó feltételeket a letéti szerződés tartalmazza [vö. Ltv. 32. § (1) és Rendelet 17. § (3)].

c) A tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok a nem selejtezhető irataikat – ha azok feladataik ellátásához már nem szükségesek – kötelesek az illetékes közlevéltár részére átadni. Ezen szervek közlevéltárba adott irataik kutathatóságát illetően a b) bekezdésben foglaltak szerint rendelkezhetnek [vö. Ltv. 32. §. (1) – (3)].


II. 7. Indoklási kötelezettség, jogorvoslat

a) A kutatási kérelem részleges vagy teljes megtagadását a közlevéltár köteles írásban megindokolni [Ltv. 26. § (1)].
b) A kutatási vagy a tájékoztatási kérelem részleges vagy teljes megtagadása esetén a kérelmező bírósághoz fordulhat [Ltv. 29. § (1)].


III. A kutatótermek működési rendje

III. 1. A kutathatóság rendje és a kutatószolgálat munkatársai

a) A levéltár az őrizetében lévő levéltári anyagról és annak kutatási rendjéről honlapján és más közzétételi felületein keresztül tájékoztatja kutatóit.
b) A levéltári anyagban folyó kutatáshoz kutatónként és kutatási témánként új kutatási kérelmet kell benyújtani. Ugyanabban a témában, de eltérő helyen folytatott kutatómunka esetén elegendő egy helyen leadni a kutatási kérelmet.
c) A kutatóterem általános felügyelete és működtetése a kutatótermi felügyelők és az erre kijelölt munkatársak feladata.


III. 2. Nyitva tartás

a) A levéltár a kutatók részére a kutatás lehetőségét a Rendelet 45. § (1) pontjában foglaltaknak megfelelően a legalább a hét négy munkanapján minimum 30 órában biztosítja.
b) A levéltár általános nyitva tartási rendjéről és annak változásairól kutatóit a levéltár honlapján és más közzétételi felületein keresztül tájékoztatja.
c) A kutatóterem nyitva tartása idején a levéltár köteles gondoskodni a kutatóterem állandó felügyeletéről, a levéltári anyag sérülésmentes és biztonságos körülmények közötti kutathatóságáról, a kutatók levéltári anyaggal való ellátásáról és megfelelő szakmai tájékoztatásáról [Rendelet 45. § (2)].


III. 3. Kutatótermi adminisztráció/Nyilvántartások

a) A közlevéltár az általa kiadott látogatói jegyet és az abban foglalt adatokat – az Ltv. 22. §-ának (2)–(4) bekezdésében foglaltak szerint – nyilvántartja.
b) A kutatószolgálat menetének áttekintése és ellenőrzése, valamint a statisztikai adatszolgáltatás pontossága érdekében a levéltári kutatással összefüggésben kutatónaplót kell vezetni. A kutatónapló rögzíti:
1. a kutatási eset sorszámát,
2. a kutató nevét
3. a kutatás dátumát, valamint az érkezés és távozás időpontját,
4. a látogatói jegy iktatószámát.
5. a levéltári anyagot igénylő kérőlap sorszáma
6. a kért levéltári anyag jelzetét
c) A kérőlapokat naptári évenként eggyel kezdődő számsorrendben a külön e célra rendszeresített iktatókönyvben kell nyilvántartani.

III. 4. A kutatóterem használata

a) A kutató köteles megismerni és betartani a jelen szabályzat rendelkezéseit, a kutatótermi felügyelő pedig jogosult és köteles a levéltári anyag használatára vonatkozó előírások betartását folyamatosan ellenőrizni.
b) A levéltári anyag használata kutató részére csak a kutatóteremben engedélyezhető. A jelen szabályzatban meghatározott rendelkezéseket a kutató köteles betartani és a számára kutatásra kiadott levéltári anyag rendjét és fizikai állapotát megőrizni. A levéltári iratokon bármiféle jel, jelzés vagy javítás alkalmazása, az iratok rendjének megbontása, az iratokon történő jegyzetelés tilos. Amennyiben a kutató a kutatóterem rendjét bármi módon megzavarja vagy a kutatott iratanyag állapotát veszélyezteti, és e tevékenységét a kutatótermi felügyelő felszólítására sem függeszti fel, a kutatóterem felügyelője az iratanyagot visszaveheti és értesíti a vezetőt. Végső esetben a kutatási engedélyt visszavonhatja, amelyet a levéltár vezetője köteles írásban megindokolni. A határozatot a kutató bíróságon megtámadhatja.
c) A kutatói engedély részleges vagy teljes felfüggesztésével jár, ha a kutató a levéltárból levéltári anyagot tulajdonít el, a levéltári anyagot szándékosan vagy gondatlanságból megrongálja, a számára kiadott levéltári anyag rendjét önkényesen megváltoztatja, és a rend helyreállítására ismételt figyelmeztetés ellenére sem hajlandó.
d) A kutatóterembe a kutató csak íróeszközt, saját jegyzeteit, írólapokat, hordozható számítógépet és digitális fényképezőgépet vihet be, egyéb csomagjainak biztonságos őrzéséről a levéltár gondoskodik.
e) A kutatóterembe ételt, italt bevinni, valamint dohányozni, mobiltelefont használni vagy a többi kutatót bármi módon zavarni tilos.
f) A levéltár fenntartja magának a kutatói engedély részleges vagy teljes felfüggesztésének jogát a kutatószolgálati személyzettel szembeni nem megfelelő (goromba, agresszív, sértő) magatartás tanúsítása, illetve bármilyen más, a személyzet és a többi kutató nyugalmát és a rendes munkavégzéshez való jogát megzavaró körülmény tartós fennállása (pl. nem tiszta ruházat, a közösségi helyeken elvárható testi higiénia hiánya, hangos beszéd, tiltott eszközök használata) esetén.


IV. A levéltári anyag használata

1. A kikérés és a kiadás módja


a) A kutatni kívánt levéltári anyagot a kérőlap, a kísérőlap és az őrjegy egyidejű kitöltését követően lehet a kutató rendelkezésére bocsátani. A kérőlapon a lehető legpontosabb jelzetmegadására kell törekedni. Minden fond/állag esetében külön kérőlap, minden jelzethez külön őrjegy kitöltése szükséges.
b) Minden egyes önállóan kikért raktári és levéltári egységről külön-külön kell őrjegyet kiállítani.
c) A kérőlapokat a kutatás befejezésétől számított 15 évig iktatószámuk sorrendjében – nem nyilvános iratként – meg kell őrizni [vö. Rendelet 47. § (2)].
d) A kísérőlapot a kutatás időtartama alatt az anyag mellett kell őrizni. A kísérőlap azon rovatait, amelyek a kutatásra kért levéltári anyag kezelésével kapcsolatosak – értelemszerűen – folyamatosan kell kitölteni. A kutatószolgálatot ellátó levéltári dolgozó felhívja a kutató figyelmét az anyag átadásakor arra, hogy az átvett anyag levéltári mennyiségét, rendjét és épségét – saját érdekében – még a kutatás megkezdése előtt ellenőrizze, észrevételeit közölje, mert ennek elmulasztása esetén a hiányosságokért, rendellenességekért felelősségre vonható.
e) Másolatban (mikrofilm, fénymásolat, digitális felvétel stb.) is rendelkezésre álló levéltári anyag eredetiben történő kiadása állományvédelmi okokból nem lehetséges. Ha a kutató másolatban is rendelkezésre álló levéltári anyagot eredetiben szeretne kutatni, kérelmét a pontos jelzet megadásával az erre rendszeresített nyomtatványon nyújtja be. Az engedélyt az országos levéltári főigazgató-helyettes és a megyei levéltár igazgatók adhatják meg. (8. számú melléklet)

2. A kikérhető levéltári anyag mennyisége, a kérelem teljesítése

a) A kutató számára egy kérőlapon kiadható iratmennyiség:
- raktári egységenként kikért iratanyagból egy doboz vagy csomó,
- eredeti oklevélből legfeljebb öt darab,
- tételekbe osztott anyagból legfeljebb öt tétel (a tételben kikért levéltári anyag mennyisége nem haladhatja meg az egy dobozt vagy csomót),
- térképből vagy tervrajzból öt fizikai egység (lap, szelvény, atlaszok esetén kötet és füzet, stb.) a hozzájuk tartozó iratmellékletekkel együtt,
- kötetek (segédlet) esetében legfeljebb 10 kötet,
- mikrofilm esetében öt filmdoboz,
- MDP és MSZMP, valamint a Munkásőrség irataiból öt őrzési egység,
- ügyirat jelzetenként (oklevélfényképből válogatva, őrzési egységenként) kikért iratanyagból legfeljebb 10 jelzetre terjedő mennyiség adható ki.

b) Mikrofilmek kutatása esetén egy alkalommal legfeljebb 2, minden más esetben maximum 4 kérőlap adható le.
c) A levéltár a kikért anyag kutatásra történő előkészítésére vonatkozó határidőkről honlapján és saját közzétételi felületén tájékoztatja kutatóit.
d) A levéltár vezetője korlátozhatja a kutatást, illetve felfüggesztheti az engedély kiadását amennyiben az adott iratanyag valamely levéltári feldolgozó vagy állományvédelmi munkafolyamat (pl. rendezés, segédletezés, restaurálás) vagy tudományos feldolgozás (kiadványkészítés) alatt áll. Ebben az esetben a kutatót értesíteni kell a munkálatok befejeződésének várható időpontjáról.
e) A kutatók a kutatni kívánt iratanyag pontos jelzetének ismeretében kutatótermi kéréseiket elektronikus formában (e-mailben vagy online kitöltött kérőlap) is leadhatják a kutatószolgálatnak.
f) A kutató a levéltári anyag átvételét a kérőlap keltezett aláírásával igazolja.


V. A levéltári anyag visszaadása

a) Amennyiben a kutató a számára kiadott levéltári anyagban a kutatást egyetlen alkalommal nem fejezi be, kérésére a kutatóterem felügyelője a levéltári anyagot visszatarthatja, és részére a tovább kutatandó levéltári anyag elhelyezésére egyedi, zárható kutatótermi szekrényrészt biztosít. Az egy kérőlapon kikért levéltári anyagot egyszerre kell visszaadni.
b) A kutatónak hagyományos iratanyag esetében tíz munkanap, mikrofilmek esetében öt munkanap áll rendelkezésére a kikért iratanyag átvételére. Ha az alatt az idő alatt nem veszi át az anyagot, és nem jelzi várható érkezésének idejét, a kutatótermi felügyelőnek joga van az anyagot visszavenni, és más kutató rendelkezésére bocsátani. A levéltári anyag kutatási ideje az átvételtől számított harminc nap. A hagyományos levéltári anyag esetében, ha a kutató ennek az időtartamnak a leteltével nem jelzi megkezdett kutatásának folytatását, a kutatótermi felügyelőnek joga van az anyagot visszavenni, reponáltatni vagy más kutató rendelkezésére bocsátani. Mikrofilmes anyag esetében a kutatási idő meghosszabbítására nincsen lehetőség.
c) A kutatás befejezésekor a kutatóterem felügyelője a levéltári anyag visszavételének tényét a kérőlapon és a kísérőlapon is rögzíti, és ennek igazolására a kísérőlapot átadja a kutatónak. Az erre kijelölt munkatársak a lehető legrövidebb időn belül elvégzik az anyag épségének és rendjének felülvizsgálatát, és az ellenőrzés tényét keltezett kézjegyükkel rögzítik a kérőlapon. Ha a kutató nem tart igényt a kísérőlapra, a kísérőlap megsemmisíthető.
d) Ha az arra kijelölt munkatársak az ellenőrzés során az iratanyag épségében vagy rendjében a kutatás tartama alatt bekövetkezett bárminemű kárt vagy hiányt észlelnek, kötelesek értesíteni a kutatótermet működéséért felelős vezetőt.
e) A levéltári anyag károsodása és/vagy a visszaadott iratanyagban feltárt hiány esetén a kutatóterem felügyelője jegyzőkönyvet (két példányban) köteles felvenni, amelyet maga és a kutató, illetve ha a kutató az aláírást megtagadná, helyette a jelenlévő levéltári dolgozók írják alá. A jegyzőkönyv egy példányát lehetőleg 24 órán belül, de legfeljebb öt munkanapon belül az országos levéltári főigazgató-helyetteshez, illetve a megyei levéltár igazgatókhoz kell felterjeszteni a teendő intézkedésre vonatkozó javaslattal együtt.


VI. A levéltári anyag másolása, fotójegy

a) A kutatásra kiadott levéltári anyagról a kutató saját költségén, erre rendszeresített kérőlapon igényelhet másolatot.
b) A levéltár megtagadhatja a másolat elkészítését, ha a reprodukciós eljárás vagy annak gyakorisága a levéltári anyag fizikai állapotát károsítja, épségben történő fennmaradását veszélyezteti. A másolási kérelem elutasítását a levéltár 14 munkanapon belül köteles indokolni.
c) Hagyományos fénymásolat készíthető arról az iratról, amelynél állományvédelmi aggályok nem merülnek fel. Nem fénymásolható: kötet, fűzött irat, pergamen alapú irat, pecséttel ellátott irat, A/3 méretnél nagyobb irat, térkép, tervrajz. Ezekről csak digitális felvétel készíthető.
d) A másolás költségeit önköltségszámítás alapján külön főigazgatói utasítás szabályozza.
e) A másolat(ok) átvétele minden esetben a másolati díj kiegyenlítése után történik.
f) Ha a kutató a személyes adatot tartalmazó levéltári anyagról anonimizált másolat kiadását kéri, illetve ha részére csak ilyen adható ki, és ha a felmerülő költségeket előzetes nyilatkozatával vállalja, az anonimizálást úgy kell elvégezni, hogy a kiadandó másolaton az adatoknak az érintett személlyel/személyekkel való összekapcsolása végérvényesen lehetetlenné váljék.
g) A kutató a kutatóteremben fotójegy ellenében csak hagyományos vagy digitális fényképezőgépet használhat. Felvétel – a címereslevelek, a középkori oklevelek, az anyakönyvi gyűjtemény kivételével – az összes kiadott levéltári anyagról készíthető. A felvételek elkészítéséhez nem szabad állványt, külön megvilágítást és egyéb különleges fotótechnikai eszközt vagy módszert alkalmazni. Speciális tudományos kutatás esetén a kutató írásbeli kérésére a levéltár vezetője engedélyezheti egyéb eszközök (videokamera, filmfelvevő, lapszkenner stb.) használatát.


VII. A levéltári könyvtár használata

a) A levéltári könyvtár tudományos szakkönyvtár, melynek feladata, hogy könyvtári anyaggal segítséget adjon a levéltári anyaggal kapcsolatos elméleti és gyakorlati munkához. A levéltári könyvtár működését és használatát részletesen a Szakkönyvtári használati szabályzat rögzíti.
b) A használat alatt megrongált kiadványt az olvasó vagy eredetiben pótolja, vagy forgalmi értékét megtéríti.


Záró rendelkezések

A jelen szabályzatban nem, vagy nem teljes körűen szabályozott kérdésekben a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény, a Büntető Törvénykönyvről szóló 2012. évi C. törvény, valamint a jelen szabályzat bevezetésében felsorolt jogszabályok vonatkozó rendelkezései szerint kell eljárni.


Jelen szabályzat 2014. január 1-jén lép hatályba.


MELLÉKLETEK


1. SZÁMÚ MELLÉKLET: FELELŐSSÉGVÁLLALÁSI NYILATKOZAT
2. SZÁMÚ MELLÉKLET: KUTATÁSI KÉRELEM
3. SZÁMÚ MELLÉKLET: TÁMOGATÓ NYILATKOZAT
4. SZÁMÚ MELLÉKLET: IRATÁTADÓ SZERV ÁLTAL KIADOTT NYILATKOZAT
5. SZÁMÚ MELLÉKLET: KUTATÓI NYILATKOZAT
6. SZÁMÚ MELLÉKLET: NEM MAGYAR ÁLLAMPOLGÁRSÁGÚ KUTATÓ NYILATKOZATA
(STATEMENT OF NOT HUNGARIAN RESEARCHERS)
7. SZÁMÚ MELLÉKLET: MINŐSÍTŐ SZERV ÁLTAL KIADOTT NYILATKOZAT
8. SZÁMÚ MELLÉKLET: KÉRELEM IRATANYAG EREDETIBEN TÖRTÉNŐ KUTATÁSÁHOZ