A Magyar Nemzeti Levéltár „A köziratokról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LVI tc., az ennek végrehajtására kiadott 27/2015. (V.27.) EMMI rendelete a közlevéltárak és nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről, a 335/2005. (XII.29.) számú Kormányrendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményei alapján az illetékességi körébe tartozó közfeladatot ellátó szervek, valamint a nemzeti vagyonról szóló 2011. CXCVI. tc. 2. mellékletébe tartozó gazdasági társaságok iratkezelésének felügyeletét látja el.

Az MNL Tolna Vármegyei Levéltára az iratkezelés felügyeletét Tolna Vármegye, mint illetékességi területéhez, köréhez tartozó iratképző szervek esetében látja el.

A levéltári iratkezelés felügyelete az alábbi tevékenységi körökre terjed:

1. Szervellenőrzés: az iratkezelés rendszerének (selejtezési eljárás) helyszíni vizsgálata.

Háromévente: államigazgatási szervek, bíróságok, ügyészségek, rendvédelmi szervek, megyei és városi önkormányzati hivatalok; illetve ötévente: települési önkormányzati hivatalom, illetve közös önkormányzati hivatalok, iskolák

A szervellenőrzés kiterjed: a bekövetkezett változások (szervezeti, iratkezelési szabályzat) rögzítésére, az iratok iktatására, irattári tervszerinti csoportosításra, irattári anyag szakszerű kezelésére, a biztonságos őrzésre, a maradandó értékű iratok fennmaradásának biztosítására, az iratselejtezésre, az iratkezelés végrehajtásához szükséges személyi, tárgyi technikai feltételek biztosítására.

2. Iratselejtezési jegyzőkönyvek felülvizsgálata, jóváhagyása, záradékolása: Az iratselejtezés megkezdése előtt javasolt a levéltár illetékes munkatársával a kapcsolatot felvenni, illetve a selejtezési eljárás megkezdése előtt 30 nappal a levéltárnak a bejelentést megtenni. A selejtezési jegyzőkönyv és az ennek mellékletét képező iratselejtezési jegyzék mintáját a szerv iratkezelési szabályzatának melléklete tartalmazza. Az elkészült jegyzőkönyvet javasolt egy előzetes kontrollra elektronikus úton, e-mailben megküldeni. A kontroll megtétele után – jelenleg papír alapon - 2 pld.-ban záradékolásra kell az aláírt jegyzőkönyveket megküldeni. Az iratanyag megsemmisítéséről - az adatvédelmi szabályok betartása mellett - a záradékolt jegyzőkönyv birtokában a szerv gondoskodik.

3. Iratanyag levéltári átadása: A szervnél keletkezett, az irattári tervben maradandó értékűnek és levéltári átadásra minősített iratokat a közfeladatot ellátó szerv saját költségén, savmentes dobozokban, a köteteket darabszinten nyilvántartva, teljes, lezárt évfolyamonként a segédletekkel együtt adja át a területileg illetékes levéltárnak. Az átadó jegyzék mintáját az iratkezelési szabályzat úgyszintén tartalmazza. Az iratoknak a keletkeztetőnél való őrzési ideje általánosságban az irat keletkezési évének végétől számított 15 év. Az ügyviteli szempontból visszatartott iratokról jegyzéket kell készíteni. Visszatartásuk egyszeri öt évvel hosszabbítható meg.

4. A közfeladatot ellátó szervek iratkezelési szabályzatát a levéltár véleményezi. Az önkormányzatok először a Tolna Megyei Kormányhivatal küldik meg szabályzatukat 3 példányban. Kormányhivatali jóváhagyás után látja el a levéltár egyetértő nyilatkozatával az iratkezelési szabályzatot. Egyéb közfeladatot ellátó szervek az új elkészített szabályzatukat közvetlenül a levéltárnak küldik.

A fent felsorolt feladatok végzése esetén javasolt a levéltárral felvenni a kapcsolatot további tájékozódás végett.