Megjelent az új levéltári rendelet

2015. június 5-én lép hatályba a 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendeletet felváltó, a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet. Az új jogszabály kiadását legfőképpen az elektronikus iratok fennmaradásának biztosítását és az elektronikus nyilvántartások szabályozását célzó rendelkezések indokolták. Ezek kiterjednek az elektronikus iratok tárolására (19. §), állományvédelmére (23. §), a levéltári nyilvántartások elektronikus formában történő vezetésére (31. §), az elektronikus levéltári anyagok tárolóhelyeinek nyilvántartására (37. § (8) bek.), az elektronikus iratok kutatására (43. §) és egyéb, az elektronikus nyilvántartással kapcsolatos egyszerűsítésekre.

Az új jogszabály kiadásának célja volt természetesen az eddigi rendelkezések korszerűsítése is, amelyek közül a leglényegesebbeket próbáltuk meg összefoglalni. Ezek közül az első lényegi elem az értelmező rendelkezésekben meghatározott fogalmak körének kibővítése olyan új fogalmakkal, mint az állag, az alap-, közép- és darabszintű rendezettség, az elektronikus levéltári rendszer, a levéltári egység, levéltári jelzet, levéltári segédlet, levéltári törzsszám, őrjegy, raktári egység, raktári jelzet, rendezetlen iratanyag, szervnyilvántartás egyedi azonosítója. A raktári jegyzék fogalmát a raktári nyilvántartás váltja fel.

A levéltárak nyilvántartása tekintetében fontos változás, hogy a jogszabály újonnan alapított levéltár működésének megkezdését már nem köti a nyilvántartásba vételhez, viszont ettől kezdve a levéltárak minden adata nyilvános, amiket az MNL-nek a honlapján közzé kell tennie.

A levéltár éves munkájának tervezése során már az MNL is köteles a szakfelügyelői jelentést figyelembe venni, ami különösen az MNL Országos Levéltára tekintetében újdonság. A közlevéltárak éves munkatervüket és beszámolójukat továbbra is felterjesztik a fenntartójukhoz, de a jóváhagyott példányt csak a vezető szakfelügyelőnek kell elküldeni, az EMMI-nek (a továbbiakban Minisztérium) már nem.

Fontos változás, hogy a módszertani ajánlásokat ezentúl nem kötelesek a levéltárak  figyelembe venni, azok valóban ajánlások maradnak.

Újdonság, hogy a szervnyilvántartások adatállományát a közlevéltárak kötelesek átadni az MNL-nek, amiket az maradandó értékű iratokként őriz. A levéltáraknak a jövőben nemcsak a szernyilvántartást, hanem a levéltári anyag nyilvántartását is át kell adniuk. Ennek technikai megvalósítása azonban jelenleg még nem megoldott. További újdonság a szervnyilvántartás elektronikus iratokra való kiterjesztése is.

A tartós állami tulajdonú gazdasági társaságok fogalmát végre a jogszabályban is felváltotta a nemzeti vagyonba tartozó gazdasági társaságok fogalma. Kikerült viszont a szabályozásból a szervdosszié egyes dokumentumainak áttétele a fonddossziéba.

Az eddigiekkel szemben mostantól háromévente kell ellenőrizni a központi államigazgatási szerveket (konkrétabb), továbbá valamennyi (nemcsak a megyei) bírósági, ügyészségi és rendvédelmi szervet, illetve kikerült a szabályozásból a nemzetbiztonsági szolgálatokra vonatkozó kitétel. A selejtezés ellenőrzése során amennyiben egy levéltárnak beküldött selejtezési jegyzőkönyv nem záradékolható, a levéltár a kézhezvételtől számított 15 napon belül köteles a szerv vezetőjét hiánypótlásra vagy a selejtezési eljárás megismétlésére felszólítani.

Az iratok levéltári átvétele során a rendelet előírja, hogy a minősített adatokat tartalmazó iratokat csak darabszintű jegyzékkel lehet átvenni. Fontos változás továbbá, hogy a rendelet megerősítette azt a korábbi álláspontot, miszerint a selejtezés során a levéltár eltérhet az irattári tervben foglaltaktól, és levéltári átvétel céljából visszatarthat egyes ügyiratokat vagy komplett irattári tételeket. Nyilvános magánlevéltárak esetében a maradandó értékű iratanyag átvételének módját ezentúl kizárólag a fenntartó határozhatja meg. A gyűjtőkörbe tartozó iratok esetében, amennyiben a fond több levéltár között oszlik meg, a rendelet lehetővé teszi az ellentételezés nélküli fondegyesítést. A közlevéltárak tekintetében az MNL ezentúl évente köteles összeállítani és honlapján közzétenni a közlevéltárak egységes törzskönyvi adatbázisát.

A rendelet a felére, 6 hónapra csökkentette az alkalmatlanná vált raktári helyiségek kiváltására vonatkozó intézkedés elkészítését, illetve az állományvédelmi terv hatályát 5 évben állapította meg.

A levéltári anyag rendszerezése kapcsán kikerült a rendeletből a fondszerkesztésről szóló Ajánlás és a tájékoztatási célú segédletek is, ugyanakkor részletesen foglalkozik a rendelet a fondokról és állagokról készítendő leírásról.

Levéltári belső selejtezés esetén a selejtezési tervet és a selejtezésről készült jegyzőkönyvet a jövőben nem a Minisztérium hagyja jóvá. A levéltár ezeket a dokumentumokat az illetékes szakfelügyelőnek küldi meg, aki véleményével ellátva a vezető szakfelügyelőnek küldi meg azokat végső jóváhagyásra. A rendelet azzal is megkönnyíti a levéltári selejtezést, hogy jelentősen kibővíti azon selejtezhető iratok körét, amelyek esetében nem kell selejtezési tervet készíteni.

Újdonság, hogy a legfeljebb 2 levéltárossal működő közlevéltárak előzetes bejelentkezés alapján heti 8 órában is biztosíthatják a kutatást. A kutatótermi szabályzat tartalmát a korábbiaknál részletesebben szabályozza a rendelet, a szabályzatot ezentúl a honlapon közzé kell tenni. A kikérhető levéltári anyag mennyiségét az új rendelet már a kérőlapoktól függetlenül szabályozza.

A tájékoztatást ezentúl 30 napon belül kell teljesítenie a levéltáraknak. Hitelesített másolat külföldre továbbítása esetén a levéltáraknak mostantól a másolatot előbb közbenső felülhitelesítésre az MNL vezetőjének kell megküldeni, miniszteri felülhitelesítésért pedig közvetlenül a külügyekért felelős miniszterhez kell fordulni az EMMI kihagyásával. A levéltári kölcsönzések esetében az új rendelet a korábbiakhoz képest egyértelműen kimondja, hogy az ezzel kapcsolatos költségeket a kölcsönvevőnek kell állnia.