Az Elektronikus levéltár megvalósítása Magyarországon

Budapest, 2012. november 6. 

Az eseményen a projektet irányító Konzorcium /Magyar Nemzeti Levéltár (a Magyar Országos Levéltár jogutódja), Budapest Főváros Levéltára és a Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. (a Kopint-Datorg Zrt. jogutódja)/ tagjai ismertették az Európa több országában jól működő levéltári rendszerek előnyeit, bemutatták a legújabb digitális rendszerek kihívásait, valamint a Magyarországon megvalósuló elektronikus levéltári rendszer felépítésének fontosabb mérföldköveit.

Az Elektronikus levéltár projekt elsődleges küldetése, hogy lehetőséget biztosítson nagy mennyiségű elektronikus iratanyag pontos, naprakész nyilvántartására, feldolgozására, közzétételére és tartós megőrzésére. A projekt megvalósulásával mind az iratokat létrehozó, a közfeladatot ellátó szervek, mind a kutatók online hozzáférnek majd az őket érdeklő dokumentumokhoz.  Az információs és kommunikációs technológiák elterjedésével átalakult a levéltárak társadalmi szerepe is. A levéltárak hagyományos szerepükben biztosították a több száz éves iratok hiteles fennmaradását és a hozzájuk kapcsolódó elévülhetetlen jogokat. A XXI. században már garantálják a kormányzat döntéseinek átláthatóságát is, így a levéltárak a demokrácia fontos intézményeivé váltak.

„Ma, amikor minden irat elektronikusan keletkezik, az adatok bonyolult hálózati struktúrák mentén válnak információvá, így eddigi tudásunk elégtelenné vált. A digitális információ korában, releváns memóriaintézménnyé formáljuk a levéltárakat. Ehhez mindenekelőtt hatékonyabb együttműködést kell kialakítanunk az elektronikus közigazgatásért felelős, kormányzati szervekkel és egyenrangú partnereivé kell válnunk azoknak az iratképzőknek, akik meghatározóan elektronikusan hoznak létre iratot." mondta el dr. Mikó Zsuzsanna, a Magyar Nemzeti Levéltár főigazgatója.

Képgaléria megtekintése

A közelmúltban és jelenleg is több európai országban zajlanak e-levéltári projektek, ezekhez a törekvésekhez csatlakozott Magyarország is. Dr. Kenyeres István, Budapest Főváros Levéltárának főigazgató-helyettese elmondta, hogy a magyarországi projekt az Európában legelterjedtebb szoftvermegoldások adaptálását tűzte ki célul. Magyarország olyan európai országok megoldásait veszi át, mint pl. az Egyesült Királyság, Németország, Hollandia, Svájc és Ausztria.

A Konzorcium 2008 óta dolgozik az Elektronikus levéltár megvalósításán. A 2013-ban megvalósuló projekt költségvetése, 2,9 milliárd forint, ami 100 %-ban Európai Uniós támogatás. Az Elektronikus levéltár kialakításának sikere az elektronikus levéltári rendszer főbb hardver és szoftver komponenseinek biztosítására irányuló, ún. „központi infrastruktúra" közbeszerzési eljárásán múlt. A hosszas beszerzési eljárás tárgyaként megfogalmazott műszaki tartalom önmagában is felért egy összetett projekt bonyolultságával, ezért a Konzorcium, jelentős erőforrásokat allokált az eljárás sikeres lebonyolítására.  A projekt 2012 októberében egy fontos mérföldkőhöz érkezett: a generálszállítói eljárás harmadik nekifutásra révbe ért, a Konzorcium a T-Systems Magyarország Zrt-vel (az IQSYS Zrt. jogutódjával) kötött szerződést. A szerződés aláírásával Magyarországon is megkezdődhet az Elektronikus levéltár gyakorlati megvalósítása. A T-Systems Magyarország mint a magyar informatikai piac vezető rendszerintegrátora a projekt megvalósítása során saját tudásmenedzsment-ismereteit kiegészítette a levéltári szakmában jártas alvállalkozók tudásával (Poliphon, e-Corvina), és egy egységes keretbe foglalva használta fel azt az infrastruktúra, az alkalmazás és a funkcionalitás szintjén, illeszkedve a konzorciumi tagok saját rendszereihez. Mindemellett a T-Systems Magyarország által szállított hardver-megoldás a legnagyobb biztonságú katasztrófatűrő rendszer; a levéltári rendszer fokozott védelmét a legkorszerűbb megoldások garantálják, így nem tűnhet el egyetlen dokumentum sem.

Tóth Péter (NISZ Zrt.), az Elektronikus levéltár projekt 2011. szeptember végén kinevezett projektigazgatója elmondta, hogy az eredménytelenül zárult eljárások során szerzett tapasztalatokra is szükség volt a mostani sikerhez.

„A siker érdekében a megvalósítási kockázatok nélkül önállóan is beszerezhető részeket (levéltári szkennerek, nagyteljesítményű levéltári szerverek és tárolók, PC-k egy része) leválasztottuk a generálszállítói eljárásról, ezeket a két levéltár külön eljárások keretében biztosította magának. A korábbi műszaki tartalom fennmaradó részét (1,3 mrd Ft) a Konzorcium szakértői csapata átdolgozta, és a letisztult, végleges műszaki tartalom egy minden részletre kiterjedő tárgyalássorozat keretében lett meghatározva. A harmadik eljárás ajánlattételi szakaszába jutott ajánlattevők mindegyike az Európa több országában megtalálható, az egyes nemzeti levéltárakban már sikeresen implementált scopeArchiv-Tessella SDB párost ajánlotta meg. A scopeArchiv egy svájci szoftvercég terméke, amely többnyire a német nyelvterülethez szorosan kötődő államokban működik elismert nyilvántartó rendszerként." - részletezte a szakember.

A Tessella SDB az Angol Nemzeti Levéltár támogatásával kifejlesztett, a világ számos részében elismert, piacvezető archiváló keretrendszer, amely bevezetésével egy világszínvonalú rendszer kerül Magyarországra. A projekt keretében már elkészült mindkét levéltárban a korszerű gépterem, üzembe állt több szerver és háttértár, valamint jelentős mennyiségű anyagot dolgoztak fel a levéltári szakemberek a projekt keretében beszerzett világszínvonalú mikrofilm- és könyvszkennerek segítségével.

Az Elektronikus levéltár sikeres megvalósulása hosszú távon szolgálja a fenntartható, hatékony és gyors elektronikus levéltári szolgáltatásokat.