Adatlapok

Miért nem kapjuk meg azonnal a beérkező kutatói adatlapról a tájékoztató e-mailt?

Az értesítő mailek egy közös e-mail fiókba érkeznek meg. 2024 januárjától a kutatói adatlapok továbbítását egy előre beállított Outlook szabály végzi, ami azt jelenti, hogy a levelezőrendszer egy előre beállított paraméterezés szerint továbbítja a leveleket. Abban az esetben, ha valaki nem kapja meg az adatlapokat, akkor azt a levelezőrendszer hibája okozza, vagy közben módosultak a szabályokban megadott paraméterek. Ilyen esetben az ENyF-hez kell fordulni (Tel.: 06-1-211-2438 vagy scope@mnl.gov.hu).

A kutató a kutatóteremben iratkozott be az imént, és szeretne már kéréseket is leadni, azonban még nem érkezett meg az ELP-es e-mail, ami alapján beirathatjuk. Mit tegyünk?

Munkaidőben mind telefonon (06-1-211-2438), mind e-mailben (scope@mnl.gov.hu) elérhetők az ENYF munkatársai. Ilyen esetben kérésre haladéktalanul továbbítják a beérkezett értesítőt az ezt kérő tagintézménynek.

Nem érkezett meg a kutatói adatlap e-mailben, de egészen bizonyos, hogy megtörtént ennek beküldése, mi ennek az oka?

A kutatói adatlap leadásáról szóló értesítő e-mailek egy közös e-mail fiókba érkeznek meg, amelyeket 2024 januárjától az Outlook levelezőrendszer egy előre beállított paraméterezés szerint továbbít. Abban az esetben, ha valaki nem kapja meg az adatlapokat, akkor azt a levelezőrendszer hibája okozza, vagy közben módosultak a szabályokban megadott paraméterek. Ha hibát észlelünk, értesítsük az ENYF-et a scope@mnl.gov.hu címen.

Mi a teendő, ha egy kutató egy beküldött adatlapon több témát jelöl meg?

A jelenleg érvényben lévő kutatási szabályzat 3.2.1. pontja szerint kutatási témánként új kutatói adatlapot kell leadni az Elektronikus Levéltári Portálon keresztül. Ha a kutató több, különböző kutatási témát jelöl meg egy kutatói adatlapon, összevont időkörrel, e-mailben kérjük meg, a kutatási szabályzatra hivatkozva, hogy kutatási témánként adjon le új adatlapot. A kutató beíratását ilyenkor elvégezhetjük, de a scope Archivban csak az első kutatási témát regisztráljuk, csak az első témával hozzunk létre kutatási kérelmet, a többit csak megjegyzésként tüntessük fel, azzal a kiegészítéssel, hogy amíg nem ad le témánként új kutatói adatlapot, illetve ha olyan iratanyagra ad le kérést, amelyhez nem hoztunk létre kutatási kérelmet, nem kutathat. 

Mi a teendő, ha egy kutató több adatlapot ad le, ugyanarra a témára, de más-más helyszínre?

Amennyiben azt tapasztaljuk, hogy a kutatónak, akitől az adatlap érkezett, már van a folyó évre létrehozott Látogatói jegye és van a partnerrekordjában kutatási kérelem dokumentum is, az újonnan beérkezett kutatói adatlap tartalmát - személyes adatok, kutatás tárgya és évköre - össze kell vetni a már rögzítettel. Ha csak a kutatás helyszínében tér el a kettő egymástól, akkor nincs teendőnk, ezt az újabb kérelmet nem kell rögzítenünk. Amit esetleg hasznos lehet megtenni: a kutatónak ilyen esetben már ne a sablonválaszt küldjük el e-mailben, hanem írjuk meg neki, hogy az MNL-be ugyanarra a témára nem kell helyszínenként kérelmet benyújtania.

Mi a teendő, ha egy kutató egy kutatói adatlapon több témát adott meg, de ezek közül csak egyhez van/egyhez szükséges támogató nyilatkozat?

Létre kell hozni a Támogatói nyilatkozat dokumentumot, a szkennelt és tárhelyre feltöltött nyilatkozat elérési linkjét meg kell adni a létrehozott dokumentumban, majd a két dokumentumot össze kell kötni a Hivatkozások lapfülön. Ennek módját lásd.: Heti Scope 9. 1.4.1.1. szakasz.

Mi a teendő, ha egy kutató egy kutatói adatlapon több témát adott meg, de ezek közül többhöz is szükséges támogató nyilatkozat?

Létre kell hozni a Támogatói nyilatkozat dokumentumokat, a szkennelt és tárhelyre feltöltött nyilatkozatok elérési linkjét meg kell adni a megfelelő dokumentumban, majd ezeket a kutatási kérelem dokumentumhoz kell kötni a Hivatkozások lapfülön. A Támogatói nyilatkozat dokumentumok esetén is ki kell tölteni a tartalom mezőt, így látható lesz, hogy melyik támogatói melyik kutatási témához tartozik.
Ennek módját lásd.: Heti Scope 9. 1.4.1.1. szakasz.

Mi a teendő, ha egy kutató külön-külön kutatási témánként ad le kutatói adatlapot?

Annyi kutatási kérelem dokumentumot kell létrehozni, ahány kutatási témával érkezett adatlap.