Iratkezelés ellenőrzése

Levéltárunk általánosan három-ötévenként ellenőrzi az illetékességébe tartozó iratképző szervek iratkezelését és irattározását. Ezt a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény [1] 11. §-a, és az ennek végrehajtási rendeletét képező, vagyis a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet [2] 8. §-a szabályozza.

Az MNL Borsod-Abaúj-Zemplén Vármegyei Levéltára minden évben ellenőrzési tervet készít, amely a tárgyévben ellenőrizendő iratképző szerveket tartalmazza. Az érintettekkel az év elején írásban közöljük az ellenőrzés tényét, amelynek konkrét időpontjáról az esedékesség előtt egy-két héttel tájékoztatjuk a szerv felelős vezetőjét.

Az ellenőrzés kiterjed:

• a szerv őrizetében lévő, lejárt irattári őrzési idejű köziratok rendezettségére, selejtezettségére és levéltári átadásra való előkészítettségére
• az iratok nyilvántartásával, a nyilvántartáshoz kapcsolódó segédletek készítésével, az irattári anyag szakszerű kezelésével, biztonságos őrzésével és használatával kapcsolatos előírások végrehajtásának áttekintésére
• a végrehajtáshoz szükséges személyi, tárgyi és technikai feltételek számbavételére
• a maradandó értékű irattári anyag épségben és használható állapotban történő fennmaradását veszélyeztető hibák és hiányosságok feltárására

Az ellenőrzés során tapasztaltakról jegyzőkönyvet töltünk ki, amely a szerv történetére, iratkezelésének rendszerére és az irattárra, valamint az ott őrzött iratokra vonatkozó vizsgálati adatokat, illetve információkat tartalmazza.

Az ellenőrzést végző kollégánk által az alapadatokkal előzetesen kitöltött jegyzőkönyvet az ellenőrzés időpontja előtt elektronikus levélben megküldjük az érintett szervnek adatpontosítás, illetve további kitöltés céljából. Kérjük, hogy a jegyzőkönyvnek e „munkapéldányát” legyenek szívesek kitöltve visszaküldeni Levéltárunknak az ellenőrzést megelőző hét végéig.

Az ellenőrzés során, a helyszínen az előzetesen kitöltött jegyzőkönyv adatait leegyeztetjük a szerv munkatársával, szükség esetén adatpótlásra kerül sor. A jegyzőkönyv véglegesítése az ellenőrzést követően, a Levéltárban történik az ellenőrzést végző levéltári kolléga által. A Levéltár a végleges jegyzőkönyvet elektronikus ügyintézést folytató szerveknek hivatali kapun keresztül, elektronikus ügyintézéssel nem rendelkező szerveknek postai úton küldi meg. Az így megküldött végleges jegyzőkönyvet elektronikus vagy hagyományos aláírással és bélyegzőlenyomattal ellátva kérjük visszaküldeni Levéltárunknak.

A sikeres együttműködés érdekében kérjük, hogy a következő dokumentumokat az ellenőrzés megkezdésének idejére készítsék elő:

• iratkezelési szabályzat és irattári terv;
• szervezeti és működési szabályzat, szervezeti és működési rend vagy ügyrend;
• alapító okirat.

Letölthető ellenőrzési jegyzőkönyv minták:

• önkormányzatokra, a kormányhivatal szervezeti egységeire, egyéb államigazgatási szervekre, valamint a jogszolgáltatási és a rendvédelmi szervekre vonatkozó ellenőrzési jegyzőkönyv [3]

• oktatási-nevelési intézményekre vonatkozó ellenőrzési jegyzőkönyv [4]