Jelenlegi hely

Elektronikus katalógus

Befejeződött a teljes könyvtári állomány elektronikus feldolgozása

Elkészült a könyvtári állomány elektronikus feldolgozása. A munka 2001. szeptemberében kezdődött és 2012. szeptemberében ért véget. Jelenleg 80 700 rekord van adatbázisunkban, ami 130 150 ezer kötet leírását jelenti. Ez a szám természetesen folyamatosan nő az új szerzemények bevételezésével.

Az 1900-as évek végén betelt a könyvtári cédulakatalógus, s ekkor felmerült a kérdés, hogy újabb katalógusszekrényt vagy katalogizáló programot vásároljon-e a Levéltár. A helyi megoldású elektronikus programokkal rövid idejű sikertelen próbálkozások után egy integrált könyvtári rendszer vásárlása mellett döntött az intézmény vezetősége. 1999. december 31-én lezárult a cédulakatalógus gyarapítása.  A Corvina IKR katalogizáló moduljának beszerzése mellet szólt, hogy teljességgel megfelel a levéltári szakkönyvtár állományának feldolgozására. Ezt használják a legnagyobb egyetemi könyvtárakban és ez időben vásárolta meg a Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár is ezt a programot. A MOKKA (Magyar Országos Közös Katalógus) is ezzel a rendszerrel működik. Az Integrált Könyvtári Rendszer azt jelenti, hogy a beszerzést, a folyóirat érkeztetést, az olvasói kereséseket, a katalógus karbantartást, a kölcsönzést és a vezetői információs rendszert külön modulok valósítják meg.

2001. szeptemberében elkezdődött az elektronikus katalogizálás, amely a gyarapodás és a korábbi beszerzések visszamenőleges feldolgozását is jelentette egyszerre. Eleinte a legnagyobb probléma a számítógépek hiánya volt. Előfordult, hogy több munkatárs használhatott egy gépet, ezért összesen csak három számítógépen folyhatott a katalogizálási munka: a Bécsi kapu téren kettő, az Óbudai könyvtárban egy.

2007. decemberében sikerült megvásárolni a beszerzési modult is. Az excel táblázatban készített leltárkönyv mellett próbaüzemben a Corvina adatbázisba is bekerültek a dokumentumok adatai, amely adatokat már a katalogizálás során már nem kellett újra beírni. 2008. januártól minden új szerzemény azonosító vonalkódot kap.

2009. február 20-án kezdődött el az elektronikus kölcsönzés. Minden kölcsönző beiratkozott az elektronikus rendszerbe és egyidejűleg új használati szabályzat lépett életbe.  A kölcsönző cédulákat fokozatosan felszámoltuk. Az új rendszer segítségével a kölcsönzők bármikor ellenőrizhetik a nevükön szereplő kölcsönzéseiket, bár ezt kinyomtatva is megkapják.  A katalógusban olyan információk is megjelennek, hogy a keresett dokumentum kézikönyv, muzeális, vagy éppen más kölcsönönzésében van abban az időben.

2009. március 1-jétől megjelent az interneten a honlap stílusában megjelenő Bodza-felületű elektronikus katalógus. A Corvina-felület a szigorú informatikai biztonság miatt csak a belső hálózaton jelenik meg. Ez utóbbin azonnal látható a dokumentumok mozgása (bevételezés, kölcsönzés), míg az előbbi hetente frissül.

2010. januártól végleg megszűnt a gyarapodás excel táblába írása, mert a Corvina adatbázisban a bevételezés már nagy biztonsággal, jól működik. A program gazdái készítettek egy táblázatos formában megjelenő leltárkönyvként használható felületet. Ugyanekkor szűntek meg a különböző formátumú könyvtári dokumentumok  párhuzamos leltárkönyvi számsorai. Egyetlen leltári számsoron történik az állományba vétel. Ekkor szűnt meg a nyolcadrét és negyedét raktári jelzet, és ettől az időponttól használatos a KK és FK jelzet.

A feldolgozás autopszia módszerrel készült, ami azt jelenti, hogy minden egyes könyvet ki kell hozni a raktárból s kézbevéve a könyvet leírni az adatokat. Ez a komoly fizikai munka hozzátartozott a könyvtárosok feldolgozó munkájához. A régi, poros könyveken a legsürgetőbb állományvédelmi teendőket is ellátása is megtörtént, pl.: pamutszalaggal összekötni a széteső könyveket vagy védőtokban elhelyezni, de akár újrakötését kezdeményezni és az esetlegesen fémeket, műanyagokat eltávolítani. A nagyméretű könyvek - az állományvédelmi ajánlásnak megfelelően - a gerincükre fektetve kerültek vissza a helyükre. A könyv adatai Hunmarc szabványnak megfelelően kerültek leírásra.

A könyvtárosok egyre nagyobb ütemben dolgozták fel a dokumentumokat. Minden más könyvtári munkát későbbre halasztottak annak érdekében, hogy mielőbb elkészüljön a teljes feldolgozás. Egy-egy könyvtáros átlagban 20 rekordot készített el egy munkanapon.

Ma már a legfontosabb könyvtári munkafolyamatok egyetlen adatbázisban történnek. Ennek sok előnye van, pl. a bevételezés azonnal látható a katalógusban és ezeket az adatokat már nem kell még egyszer leírni katalógusba; a kölcsönzés ténye a katalógusban azonnal látható; a kölcsönzők látják az adatbázisban a kölcsönzéseik adatait. A levéltárosok távolról is látják a könyvtári állományt, s abban sok szempont szerint tudnak keresni. A kiválasztott könyveket a lelőhely adatokkal együtt e-mailen megírják az olvasószolgálat címére, s várakozás nélkül jutnak hozzá a munkájukhoz szükséges könyvtári dokumentumokhoz.


Régi könyvek száma 1993 kötet (1501 és 1800 közötti megjelenésű).

Legrégebbi könyveink:

kiadás éve

cím

raktári hely

1533

Epistolae Pauli lingua Hungarica donatae. Az Zenth Paal leueley magyar nyeluen

KK41121

1557

Vom Bergwerck : XII Bücher darin alle Empter, Instrument, Bezeuge unnd alles zu diesem gehörig mitt schönen figuren vorbilder und klärlich beschriben seindt ... Verteüscht durch Philippus Bechius

8753

1557

Epitome Thesauri Antiquitatum, hoc est Impp. Rom. Orientalium et Occidentalium Iconum, ex antiquis Numismatibus quam fidelissime delinatarum / ex museo Iacobi de Strada

B/1238

1558

Dictionarium Ambrosii Calepini, magno omnis generis vocum auctario postremo nunc locupletatum et recognitum. Una cum Conradi Gesneri onomastico, sive propriorum nominum serie copiosissima. : [Onomasticon propriorum nominum per D. Conradum Gesnerum ex uariis dictionariis collectum, nunc uero nouissime auctum et recognitum]

FOL/624

1595

L'Ungheria spiegata da Gio. Nicolň Doglioni que chiaramente si leggono tutte le cose successe in quel Regno, da che prima fů cosi nominato, sino all'anno corrente 1595. Con la Tauola copiosissima di tutto quello, che di degno, di memorabil vi silegge. E nel fine un catalogo di tutti i Re, che u'hanno regnato, con i suoi tempi, & millesimi. Et insieme la figura in disegno distinta, particolare di tutte le Cittŕ, Castella, luoghi di quelle Regioni

8/9015

 

 A feldolgozott állomány 47%-a idegennyelvű. Ezekből a német nyelvű a legtöbb, amelyek között nagyszámú gótbetűs könyv található. Az állomány tartalmi összetételét  jól mutatja a tárgyszavakra adott találatok száma.

 

 nyelv    
 német16371    
 latin5635    
 angol5270    
 francia3432 tárgyszó 
 orosz1594 levéltártan116 
 olasz1180 levéltártudomány151 
 román833 levéltárismertető158 
 horvát666 levéltártörténet274 
 szerb653 levéltárügy456 
 szlovák602 lexikon1 065 
 cseh431 szótár1 070 
 lengyel416 adattár1 501 
 spanyol245 segédlet1 608 
 szlovén159 forráskiadvány1 768 
 holland 114 családtörténet1 862 
 ógörög101 levéltár%5 697 
 török85 történet%10 566 
 bolgár60 Magyarország21 810 
 görög59 magyar%29 536 
 dán34    
 héber29    
 arab19    
 össz:37988