Iratkezelési szabályzat

A szervek iratkezelési szabályzata az iratok biztonságos őrzésének módját, rendszerezését, nyilvántartását, segédletekkel ellátását, irattározását, selejtezését és levéltárba történő átadását szabályozza. A Fejér megyei szervek iratkezelési szabályzataikat az MNL Fejér Megyei Levéltára, az önkormányzatok hivatalok a Levéltár és a Fejér Megyei Kormányhivatal egyetértésével adhatják ki. Az iratkezelési szabályzatnak mindig meg kell felelnie a szerv iratkezelése tényleges állapotának, amennyiben az iratkezelési folyamatban változás következik be, a szabályzatot módosítani kell. Szabályzataikkal kapcsolatos kérdéseiket, illetve az elkészített szabályzataik munkaközi példányát referenseik e-mail címére kérjük megküldeni. A szabályzatok végleges (előzetesen már elektronikus úton egyeztetett) változatát papír alapon kérjük megküldeni. A példányszámot meghatározza, hogy minden szervezeti egység rendelkezzen egy-egy példánnyal, továbbá egy-egy példányt a Levéltár és a Kormányhivatal saját példányaként visszatart.

Fontos tudnivaló, hogy a hiányos vagy az egyeztetés ellenére hibásan megküldött szabályzatok az érintett szerv költségére kerülnek visszapostázásra.