Az iratselejtezési eljárás lefolytatásáról, illetve annak gyakoriságáról minden iratképző szerv egyedi iratkezelési szabályzata rendelkezik. A szabályzattól „pozitív irányban” el lehet térni: érdemes a leggyakoribb, rövid őrzési idejű ügytípusok iratait külön tárolni, és akár évente leselejtezni. A selejtezések eredményeként lecsökken az őrzendő iratmennyiség, a kevesebb irat őrzése pedig hosszútávon növeli a hivatali ügyintézés hatékonyságát, mivel az iratanyag tárolása egyszerűbb és egy váratlanul szükségessé váló ügyirat visszakeresése kevesebb időt vesz igénybe. A selejtezéssel kapcsolatos munkafolyamatok megkezdése előtt – az esetleges szakszerűtlenség miatt megismétlendő vagy felesleges munkafolyamatok elkerülése végett – mindenképp javasoljuk a levéltár illetékes munkatársaival való egyeztetést.
Az iratselejtezési eljárás megkezdéséhez egy minimum 3 tagú selejtezési bizottságot kell felállítani. Az iratselejtezést az iratkezelésért felelős vezető ellenőrzi, aki a bizottságnak is tagja lehet. A selejtezési eljárásról iratselejtezési jegyzőkönyvet, illetve annak mellékleteként tételszintű iratjegyzéket kell készíteni. Amennyiben a terjedelem megengedi célszerű az iratjegyzéket a jegyzőkönyvbe foglalni.
Kérjük, hogy az elkészült selejtezési jegyzőkönyveket előzetes normakontrollra elektronikus úton a levéltár e-mail címére szíveskedjenek megküldeni. Előzetes jóváhagyás esetén az iratselejtezési jegyzőkönyvet minimum 2 eredeti példányban kell megküldeni a levéltárnak záradékolás céljából. A szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezzük az iratok megsemmisítését. A megsemmisítésről az adatvédelmi szempontok figyelembevételével a selejtezést végző szerv gondoskodik.
Az iratselejtezés során a megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt őrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani. A központi irattári tervek a selejtezési eljárás során megyénkben csak iránymutatók, ugyanis a gyakorlati alkalmazásuk megmutatta, hogy nem minden esetben „ítélnek” megőrzendőnek minden olyan irattípust, amelyet a levéltár maradandó értékűnek tekint. Éppen ezért az iratselejtezési jegyzőkönyv és iratjegyzék felülvizsgálata során a selejtezésre kijelölt iratok közül egyes ügytípusok vagy egyedi ügyek iratait – az irattári terv szerinti selejtezhetőségük ellenére – nem engedélyezzük kiselejtezni (pl.: E4 építési és használatbavételi engedélyek, H1 hagyatéki ügyek). A megjelölt iratok vagy helyben tovább őrzendők, vagy később a levéltári átadás részét kell, hogy képezzék.
A fönt nevezett példák számának évenkénti folyamatos növekedésére szakmailag reagálva, a levéltár gyűjtőterületi csoportjának munkatársai évente felülvizsgált ún. minimumjegyzéket szolgáltatnak a selejtezést végző szervek számára. A levéltári átadás és a maradandó értékű ügyirat-típusok irattári elkülönítése megyénkben ezen jegyzék alapján történik.
Amikor a levéltári átadás esedékessé válik, egyedi iratértékeléssel minden ügyiratot felül kell vizsgálni és a levéltári átadás előkészítésével párhuzamosan selejtezés alá vonni az iktatás során téves irattári jellel ellátott (tartalom alapján lejárt őrzési idejű) iratokat is.
