Levéltárunk általánosan ötévenként ellenőrzi az illetékességébe tartozó iratképző szervek iratkezelését és irattározását. Ezt a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény [1] 11. §-a, és az ennek végrehajtási rendeletét képező, vagyis a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet [2] 8. §-a szabályozza.
Az MNL Somogy Vármegyei Levéltára minden évben ellenőrzési tervet készít, amely a tárgyévben ellenőrizendő iratképző szerveket tartalmazza. Az érintettekkel az év elején írásban közöljük az ellenőrzés tényét, amelynek konkrét időpontjáról az esedékesség előtt egy-két héttel tájékoztatjuk a szerv felelős vezetőjét. Az ellenőrzés során tapasztaltakról jegyzőkönyvet töltünk ki, amely a szerv történetére, iratkezelésének rendszerére és az irattárra, valamint az ott őrzött iratokra vonatkozó vizsgálati adatokat, illetve információkat tartalmazza.
Az ellenőrzést végző kollegánk által az alapadatokkal előzetesen kitöltött jegyzőkönyvet az ellenőrzés időpontja előtt elektronikus levélben megküldjük az érintett szervnek adatpontosítás, illetve további kitöltés céljából.
A helyszínen kitöltött jegyzőkönyv egy másolt példánya a szervnél marad, majd az ellenőrzést végző kollegánk a jegyzőkönyv két nyomtatott, aláírt és bélyegzőlenyomattal ellátott példányát (az egyiket visszavárólag) postán küldi meg a szervnek.
A sikeres együttműködés érdekében kérjük, hogy a következő dokumentumokat az ellenőrzés megkezdésének idejére készítsék elő!
Az ellenőrzésre való előzetes felkészülést segítendő az alábbiakban a csatolmányok között megtekinthetőek az ellenőrzési jegyzőkönyvek.