Az ajánlást a Magyar Levéltárosok Egyesülete, a Magyarországi Egyházi Levéltárosok Egyesülete, a Magyar Levéltárak Vezetőinek Tanácsa, az Emberi Erőforrások Minisztériuma Levéltári Osztálya, valamint intézményünk, a Magyar Nemzeti Levéltár állította össze.

A Magyar Levéltárosok Egyesülete, a Magyar Nemzeti Levéltár, a Magyar Levéltárak Vezetőinek Tanácsa, a Magyarországi Egyházi Levéltárosok Egyesülete, valamint az Emberi Erőforrások Minisztériuma közös szakmai ajánlása a levéltárak újranyitásáról, szolgáltatásainak újraindításáról.

1. Preambulum

A levéltárak a járványügyi veszélyhelyzetre és az intézményi működést is befolyásoló kormányzati döntéssel bevezetett korlátozásokra különbözőképp reagáltak – a fenntartói elvárások és saját lehetőségeik függvényében. A közel teljes körű otthonról (home office) történő munkavégzéstől kezdődően a munkatársak intézményen belüli munkavégzéséig számtalan formában próbáltak megfelelni a váratlan kihívásnak. A személyes kutató- és ügyfélszolgálat kényszerű bezárását követően erősödött az intézmények online jelenléte, kreatív megoldásokkal igyekeztek elérni az érdeklődőket, ügyes-bajos dolgaikat intéző állampolgárokat.

A veszélyhelyzet feloldása, és a veszélyhelyzethez kapcsolódó korlátozások immár országos szintű enyhítése lehetővé teszi, hogy a levéltárak visszatérjenek a normál működési rendhez, amelynek módja és ütemezése ugyanakkor az intézmény vezetőjének, illetve fenntartójának feladatkörébe tartozik. A továbbra is fennálló járványügyi készültségre tekintettel a fokozatosság elvét szem előtt tartva célszerű összeállítani az egyes intézményeknek a személyes szolgáltatások újraindításának ütemtervét, kiegészítve ezt a munkatársak megfelelő védelmét biztosító intézkedések meghozatalával. Jelen ajánlásunkban olyan általános szempontokat igyekeztünk megfogalmazni, amelyek segíthetik az intézmények vezetőit a szükséges döntések meghozatalában.

2. A korlátozások alatt szüneteltetett szolgáltatások újraindítása

A levéltárak látogatási tilalmáról szóló rendelkezés feloldásával, illetve a kormányzati korlátozó intézkedések országos szinten történő enyhítésével lehetőség nyílik a levéltárak számára is a megszokott munkarendre és ügymenetre való fokozatos visszaállásra. Az intézményi sajátosságok megkövetelte ütemezés és munkarend kialakítása során az alábbi szempontok figyelembe vételét javasoljuk:

• A személyes kutató- és ügyfélszolgálat újranyitására a távolságtartásra vonatkozó szabályok betarthatóságának figyelembe vételével, a munkatársak megfelelő védelmével párhuzamosan kerüljön sor. Ennek érdekében éljenek az egy időben az ügyfélszolgálati teret és a kutatótermet használók számá­nak az arányos és szükségszerű korlátozásával, a használható helyek kijelölésével a torlódások, nagyobb létszámú kutató / ügyfél jelenlétének elkerülése érdekében.
• Javasoljuk a 65 év feletti kutatók térbeli vagy időbeli elkülönítését (külön helyiség vagy idősáv biztosításával).
• Továbbra is kezeljék kiemelten az online felületeken történő tájékoztatást, tartalom­szolgáltatást és ügyintézést.
• A gyűjtőterületi munka, iratátvételek szervezése során is javasolt az elektronikus kom­mu­nikáció előtérbe helyezése, a személyes kiszállást, beszállítást, iratátvételt a munkatársak megfelelő védelmével (pl. maszkok, kesztyű biztosítása) szervezzék meg.
• A levéltári kiállítások látogatása, esetleges rendezvények szervezése esetén mindig ügyel­jenek a hatályos korlátozások betartására, s a helyi lehetőségek függvényében korlátozzák az egyidejű látogatók számát.
• A levéltár helyiségeinek bérbeadása esetén is legyenek figyelemmel a rendezvények tartására vonatkozó előírásokra, a bérbevevő által szervezett rendezvények esetében a megállapodásban kössék ki a jogszabályok betartásának kötelezettségét.

Javasolt egészségügyi intézkedések

• Az épületen belül a közös helyiségekben és az iratraktárakban, valamint személyes kommunikáció esetén maszk vagy sál ajánlott viselése.
• Maszk ajánlott viselése a kutatók és az ügyfelek, illetve a levéltárba egyéb célból belépő személyek részére.
• Kézfertőtlenítő elhelyezése a levéltár bejáratánál, és annak az intézménybe történő minden belépéskor történő használata.
• Napi többszöri fertőtlenítő kézmosás a munkatársak részéről.
• Az iratokkal történő munkavégzés során kesztyű viselése.
• A szociális helyiségekben (mosdók, konyhák, étkezők) egyidejűleg tartózkodók számának észszerű korlátozása.
• Fertőtlenítők elhelyezése a szociális helyiségekben, azok használata a helyiséget igénybe vevők részéről.
• A liftek használatának észszerű korlátozása.
• A klímaberendezések működtetése során különösen ügyeljenek az egészségügyi kockázatokra. Kerüljék a klímaberendezések használatát olyan helyiségekben, ahol többen tartózkodnak, illetve kerüljék olyan klímaberendezések használatát, amelyek rendszerben működnek, s több helyiség levegőjét keringetik. Ügyeljenek ugyanakkor a raktárak megfelelő klimatikus értékeinek a betartására. Ezért a klimatizált raktárterekben történő belépés legyen kellően szabályozott, és szükség esetén az ott dolgozók viseljenek maszkot és kesztyűt.
• A takarítás területi és napi intenzitásának növelése vírusölő szerek használatával.
• A beérkező posta, a kutatóktól visszavett iratanyag esetében javasolt legalább 24 órás „karantén” a fertőzés lehetőségének minimalizálása érdekében.
• Az iratátvételek során maszk és kesztyű használatának előírása mind az átvételt végző levéltári munkatársak, mind átadók részére. Az átvett levéltári anyagot átvétel után célszerű „pihentetni”, munkavégzésre az iratanyagban legalább 24 óra eltelte után kerüljön sor.

3. Teljes újranyitás

A szolgáltatások előző pontban leírt szempontok szerinti újraindítását követően célszerű folyamatosan értékelni az egyes pontok hatékonyságát, összevetni a járványhelyzet alakulásával, és szükség szerint módosítani, szigorítani vagy elhagyni azokat. A cél, hogy a szolgáltatásokhoz való személyes hozzáférést érintő, illetve a munkavállalók számára kényelmetlenséget okozó korlátozások csak a legszükségesebb ideig maradjanak életben. Ennek érdekében – összhangban a járványhelyzet enyhülésével és a kormányzati intézkedésekkel – törekedni kell azok enyhítésére.

Készítette:

• Magyar Levéltárosok Egyesülete
• Magyarországi Egyházi Levéltárosok Egyesülete
• Magyar Levéltárak Vezetőinek Tanácsa
• Magyar Nemzeti Levéltár
• Emberi Erőforrások Minisztériuma Levéltári Osztálya