GYIK_Beiratkozas
Nem ment végbe maradéktalanul a beiratkozás folyamata, ami előfordulhat akár a kutató, akár a levéltár részéről. (Nem lett megfelelő látogatói jegy (megfelelő dosszié kóddal) létrehozva; vagy nem állították szerkesztés alatti státuszra; nem került beállításra a további információk lapfülön a JA érték; két elp fiókkal rendelkezik a kutató (duplum)).
Az újabb adatlapban szereplő személyes adatokkal módosítjuk a partnerrekord megfelelői mezőit, majd a már régebben létrehozott kutatási kérelem dokumentumban elhelyezzük az újabb adatlap linkjét, felülírva ezzel a régi linket.
Nincs teendő. Egyszer kell csak a kutatási kérelem dokumentumot létrehozni, az egyik adatlapot kell csak belinkelni.
Amennyiben az átláthatóság érdekében mégis meg szeretnénk jeleníteni, akkor ismételhető az adatmező, vagy a tartalom mezőben megjegyezhető, hogy ugyanazzokkal az adatokkal többször küldött be a kutató adatlapot.
Az ELP-en történő regisztráció során mindenképpen meg kell adni egy e-mail címet. Amennyiben a megadott e-mail cím eltér a meglévő partnerrekordban megadottól, vagy a régebben létrejött rekordban nincs is rögzítve e-mail cím, az ELP új kutatóként kezeli a beiratkozót.
A létrejött duplikációról e-mailben tájékoztatni kell az ENyF-et a scope@mnl.gov.hu e-mail címen, a mailben meg kell adni a partner nevét és valamennyi partnerrekord azonosítószámát. A levél tárgya legyen “duplum”.
A dokumentumok áthelyezhetőek más dossziéba.
A partnerrekord azonosítószámát és a partner nevét írd meg e-mailben a scope@mnl.gov.hu e-mail címre, és a kollégák áthelyezik a dokumentumot / dokumentumokat a megfelelő dossziéba.
Nincs. A hatályos kutatási szabályzat alapján 2022. január 1-jétől kizárólag online lehetséges beiratkozni a Magyar Nemzeti Levéltár összes tagintézményébe.
A Dosszié létrehozásakor először a Kölcsönzés/kutatói kérés típust, majd a Látogatói jegy altípust kell kiválasztani. Ha mentéskor nem a jó értékek vannak kiválasztva, üres lesz a dossziékód melletti mező (mentés után hiába állítjuk be a helyes típust és/vagy altípust, a dossziékód nem generálódik pótlólag). Ha a létrehozott dossziénak nincs dossziékódja, akkor újból létre kell hozni a helyes beállításokkal a Látogatói jegyet, és a hibásan létrehozott dossziéról e-mailben kell értesíteni az ENYF-et a scope@mnl.gov.hu e-mail címen.
Amennyiben nincs egy partnerrekordnál aktív (szerkesztés alatt) látogatói jegy, a kutató nem tud kérést leadni az ELP-en.
A Látogatói jegy létrejön akkor, ha a
- Típus: Kölcsönzés/kutatói kérés,
- az Altípus: Látogatói jegy.
Ha a rekord létrehozásának végén a felugró kis ablakban nem választjuk ki az Archive user értéket, akkor nem történik meg a dosszié partnerrekordhoz kötése.
Azonban a Látogatói jegy megtalálható a Dossziék modulban.
Két dolgot tehetünk:
- vagy haladéktalanul értesítjük az ENyF-et, és ők a partnerrekordhoz kötik a Látogatói jegy típusú dossziét,
- vagy létrehozunk egy új látogatói jegyet, a folyamat végén figyelve a felugró ablakban történő Archive user érték kiválasztásársa, majd ezt követően értesítjük az ENyF-et arról, hogy duplikált látogatói jegy készült. Kérjük, hogy a kutató nevét írjátok meg e-mailben, hogy gyorsan megtalálhassuk a felhasználandó Látogatói jegy dossziét.
Ha megfelelő paraméterekkel hozzuk létre a Látogatói jegyet, akkor lesz egy dossziékódja. A dossziékód folyamatos sorszámozással ellátott rekord, ezért abban az esetben, ha kitöröljük, az adott sorszám hiányozni fog. Ha véletlenül több Látogatói jegy lett létrehozva, akkor fel kell használnunk a Látogatói jegyet később egy másik kutatónál (átírjuk a nevet, átkötjük a dossziét másik partnerhez), és így nem veszítünk el egy darab kódot sem. Az újrafelhasználás kapcsán haladéktalanul tájékoztatni kell az ENyF-et a scope@mnl.gov.hu címen.
Tehát soha egyetlen egy Látogatói jegyet sem törlünk a nyilvántartásból. Itt Látogatói jegy alatt azt értjük, ami:
- Kölcsönzés/kutatói kérés típusú,
- Látogatói jegy altípusú,
- és van helyes dossziékódja.
A beiratkozás folyamata több részből áll. Amennyiben a beiratkozó elvégezte az ELP-en a regisztrációt, kitöltötte és beküldte a kutatási kérelmet, valamint a levéltári munkatárs beállította a partnerrekordnál a További információk lapfülön a JA értéket és van aktív (szerkesztés alatti) Látogatói jegy, akkor az ELP-fiókban zöld pipa látszik, és lehetőség van online kérést leadni.
Ha továbbra is piros X látható, akkor:
- vagy nincs beállítva a JA érték,
- vagy duplikált a partner, és nem az aktuális partnerrekordnál végeztük el a megfelelő beállításokat,
- vagy a Látogatói jegy létrehozásakor csúszott félre valami. A jó Látogatói jegy típusa Kölcsönzés/kutatói kérés, altípusa pedig Látogatói jegy és van dossziékódja a rekordnak,
- vagy a partnerrekord nem aktív, vagyis a jobb felső sarokban lévő Aktív jelölőnégyzetben nincs pipa.
Elektronikus úton az ELP-en, regisztrációt követően kutatói adatlap kitöltésével és benyújtásával.
Nem.
Az 1995. évi LXVI. törvény 22. § alapján bárki beiratkozhat és nyújthat be kutatási kérelmet, és kutathat is a Magyar Nemzeti Levéltárban, ez nem engedélyezési eljárás függvénye. A kutatási kérelmeket a jogszabály alapján jóváhagyja a levéltár, azonban írásos indoklással a kutatást megtilthatja.
Az 1995. évi LXVI. törvény 22. § alapján bármely magánszemély, akit ettől külön nem tiltottak el.
A jelenlegi gyakorlat szerint minden évben új látogatói jegyet hozunk létre (pl. Teszt Elek2023) a szakrendszer működése miatt. Az online kérésleadás feltétele, hogy a tárgyévben a kutató látogatói jegye a szerkesztés alatt státuszú legyen.
Tekintettel arra, hogy az 1995. évi LXVI. törvény 22. §. (2) alapján a látogatói jegy az adott közlevéltárban - évenkénti meghosszabbítással - folyamatosan használható, nem kötelező minden évben új látogatói jegyet létrehozni. Törekszünk annak kialakítására, hogy a látogatói jegyet évenkénti megújítással megfelelően használhassuk a szakrendszerben, az évenkénti létrehozás helyett.
