Működési szabályzat

A Levéltári Szakfelügyelet Működési Szabályzata

A Levéltári Kollégiumról és a levéltári szakfelügyeletről szóló 7/2002. (II. 27.) NKÖM rendelet (a továbbiakban: Rendelet) 9. §-a alapján a Levéltári Szakfelügyelet működési szabályait az alábbiakban határozom meg.

I. Általános rendelkezések

1. A Levéltári Szakfelügyelet (a továbbiakban: Szakfelügyelet) a kultúráért felelős miniszter (a továbbiakban: miniszter) irányítása alatt működő, a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) 8. § b) pontjában meghatározott, a miniszter megbízásából eljáró ellenőrző szerv.

2. A Szakfelügyelet alapadatai a következők:

a) megnevezés: Levéltári Szakfelügyelet

b) címe: 1014 Budapest, Hess András tér 5.

c) postacíme: 1250 Budapest, Pf. 3.

II. A Szakfelügyelet szervezete

1. A Szakfelügyelet tevékenységét a Rendelet 8. §-a alapján egy fő vezető szakfelügyelő, kilenc fő közlevéltári szakfelügyelő és két fő magánlevéltári szakfelügyelő (a továbbiakban együtt szakfelügyelők) részvételével látja el. A szakfelügyelet munkáját egy fő szakfelügyeleti titkár segíti.

2. A Rendelet 7. § (3) bekezdése alapján a szakfelügyelet feladatát szakértő bevonásával is elláthatja.

3. A Rendelet 13. § (2) bekezdése alapján a szakfelügyelők és szakértők a felmerült és igazolt úti- és szállásköltségeik megtérítésére a Magyar Nemzeti Levéltár (a továbbiakban: MNL) belső pénzügyi szabályzataiban foglaltak szerint jogosultak.

4. A Rendelet 13. § (2) bekezdése alapján a szakfelügyelők és a szakértők a vizsgálat lefolytatására és a szakértői tevékenység elvégzésére megbízást kapnak. A megbízási szerződés tartalmazza a vizsgálat alá vont intézményeket és feladatokat, valamint a vizsgálat lefolytatásáért a szakfelügyelőt vagy szakértőt megillető tiszteletdíjat.

III. A Szakfelügyelet feladatai és működésének rendje

1. A szakfelügyelet

a) a közlevéltárakra és a nyilvános magánlevéltárakra kiterjedően ellenőrzi a Rendelet 7. §-ában foglaltakat;

b) a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet 21. §-ának (1) bekezdése alapján részt vesz a közlevéltárak raktárainak minősítésében;

c) az Ltv. 30. § (1) bekezdése értelmében javaslatot tesz a miniszternek a nyilvános magánlevéltárként történő bejegyzés engedélyezésére.

2. A vezető szakfelügyelő a Rendelet 7. § (1) bekezdésében meghatározott feladatellátás során:

a) összeállítja a szakfelügyelet éves munkatervét és az ellenőrzések szempontjait;

b) meghatározza az egyes szakfelügyelők illetékességébe tartozó levéltárakat;

c) írásban értesíti a levéltárakat és a levéltárfenntartókat a szakfelügyeleti ellenőrzés szempontjairól;

d) szükség szerint konzultációt folytat a levéltárak vezetőivel és a levéltárfenntartókkal;

e) felülvizsgálja a szakfelügyelők által ellenőrzött levéltári selejtezési terveket/jegyzőkönyveket;

f) évente legalább kétszer szakfelügyelői értekezleteket tart;

g) a szakfelügyelőket ellátja a munkájukhoz szükséges információkkal;

h) kapcsolatot tart az Emberi Erőforrások Minisztériumával (a továbbiakban: minisztérium), a Levéltári Kollégiummal és az egyházi gyűjteményi központokkal.

3. A Rendelet 10. §-a szerinti éves tervet a vezető szakfelügyelő – a szakfelügyelők bevonásával – minden év november 30-ig készíti el és küldi meg a Levéltári Kollégiumnak, majd a Kollégium véleményének figyelembevételével azt a minisztérium elé terjeszti.

3.1. A jóváhagyott éves terv alapján a vezető szakfelügyelő – a szakfelügyelők bevonásával, külön a közlevéltárakra és külön a nyilvános magánlevéltárakra – összeállítja az ellenőrzés szempontjait.

4. A vezető szakfelügyelő – a feladatok, tapasztalatok megbeszélése és a szakfelügyelők tájékoztatása céljából – évente legalább két alkalommal össz-szakfelügyelői értekezletet tart valamennyi szakfelügyelő részvételével. Rendkívüli feladatok, vagy a szakfelügyelet működését érintő változások esetén a vezető szakfelügyelő külön értekezletet hív össze a közlevéltári, illetve a nyilvános magánlevéltári szakfelügyelők részvételével.

5. A Rendelet 12. §-ában meghatározott jelentést a vezető szakfelügyelő előzetesen véleményezés céljából a Levéltári Kollégium részére is megküldi. A vezető szakfelügyelő a jelentést közzéteszi a szakmai folyóiratban.

6. A vezető szakfelügyelőt – akadályoztatása esetén – az általa kijelölt szakfelügyelő helyettesíti.

7. A szakfelügyelők az illetékességükbe tartozó levéltárak ellenőrzése során a vezető szakfelügyelő irányításával látják el a szakfelügyelet 1. pontban meghatározott feladatait.

8. A Rendelet 11. §-a szerinti jelentést a szakfelügyelő a levéltár vezetőjének megküldi észrevételezés céljából, majd az esetleges levéltárvezetői észrevételekkel együtt a jelentés két – a levéltárvezető által is aláírt – eredeti példányát eljuttatja a vezető szakfelügyelőhöz.

9. A Rendelet 7. § (2) bekezdés d) pontjában foglalt feladatellátása során a szakfelügyelő a levéltári selejtezési terv és a levéltári selejtezés ellenőrzését a levéltár által hozzá megküldött selejtezési terv (a továbbiakban: terv) és selejtezési jegyzőkönyv (a továbbiakban: jegyzőkönyv) alapján a helyszínen végzi. A helyszíni ellenőrzéstől csak akkor tekinthet el, ha a tervből vagy a jegyzőkönyvből megállapítható, hogy a kiselejtezendő iratok nem képviselnek maradandó értéket.

9.1. A szakfelügyelő a terv vagy a jegyzőkönyv kézhezvételétől számított 15 napon belül elvégzi az ellenőrzést, és a tervet vagy a jegyzőkönyvet javaslata kíséretében megküldi a vezető szakfelügyelőnek. A szakfelügyelő a tervhez vagy a jegyzőkönyvhöz kiegészítést kérhet a levéltártól. Kiegészítés kérése esetén az ellenőrzés lefolytatására vonatkozó 15 napos határidő számítása a kiegészítés kézhezvételétől kezdődik.

9.2. A vezető szakfelügyelő a kézhezvételtől számított nyolc napon belül felülvizsgálja a tervet vagy a jegyzőkönyvet és kiegészítéseivel ellátva továbbítja a minisztériumhoz. Indokolt esetben a szakfelügyelő útján kiegészítést kérhet a levéltártól. Kiegészítés kérése esetén a felülvizsgálatra vonatkozó nyolc napos határidő számítása a kiegészítés kézhezvételétől kezdődik.

10. A Rendelet 7. § (2) bekezdés c) pontja szerinti feladatellátás során a szakfelügyelő és a bevont szakértő szerződéseket, iratokat és számlákat megtekinthet, és az elvégzett munkákat, beszerzett eszközöket szemrevételezheti.

11. A szakfelügyelő soron kívül köteles tájékoztatni a vezető szakfelügyelőt, ha a felügyelete alá tartozó levéltárban őrzött levéltári anyag épségét vagy biztonságát, illetőleg a szakmai feladatok ellátását súlyosan fenyegető veszélyről szerez tudomást.

12. A szakfelügyelet iratkezelési feladatait az MNL hatályos iratkezelési szabályzata alapján és irattári terve szerint látja el.

IV. Záró rendelkezések

1. Jelen működési szabályzat a jóváhagyás napján lép hatályba.