Segítség az iratnyilvántartás használatához

A fond szó jelentése

A fond szó a levéltári terminológia talán legalapvetőbb szakkifejezése, az őrzött iratok rendszerezésének alapegysége. Egy fondot alkot valamely iratképző szerv (pl. egy iskola, hivatal, vagy gazdálkodó szerv) által keletkeztetett összes irat. Az egy fondba tartozó iratokat, a még jobb tájékoztatás érdekében - amennyiben lehetséges - ún. állagokra tagoljuk tovább. Példának okáért egy községi tanács iratai, azaz fondja esetében a jegyzőkönyvek, iktatott szakigazgatási iratok, pénzügyi iratok, költségvetések, adónyilvántartások stb. fizikailag is elkülönített állagokat alkothatnak. Ritkább esetben az állagok is tovább bonthatók a fenti logika alapján ún. sorozatokra.

A levéltári anyag rendszerezése, a fondjegyzék tartalma

Az áttekinthetőség és kereshetőség érdekében a fondokat (pl. Alibánfai Községi Tanács iratai) fondcsoportokba, (pl. Községi tanácsok) ezeket pedig fondfőcsoportokba (pl. Tanácsok) soroljuk. A fondfőcsoportokat római számokkal jelöljük (pl. XXIII. Tanácsok), azon belül az egyes fondokat arab számokkal látjuk el, a fondcsoportonként meghatározott számkeretek szerint. A római és az arab szám együttese alkotja a fond törzsszámát. (Pl. XXIII. 701. Alibánfai Községi Tanács iratai.) Amennyiben a fondon belül vannak állagok, azokat kisbetűvel jelöljük. (Pl. XXIII. 701a. Alibánfai Községi Tanács iratai - Tanácsülési jegyzőkönyvek.) Az így rendszerezett, levéltárban őrzött iratokat, úgynevezett fondjegyzékben tartjuk nyilván. A iratnyilvántartásban, azaz fondjegyzékben tematikai és időrendi alapon, azon belül a fentebb ismertetett hierarchikus rendben csoportosulnak a fondok. Történelmi, azon belül is főként közigazgatás-történeti okokból előfordul, hogy egy tematika (pl. a jogszolgáltatás területi szervei vagy az államigazgatás területi szervei) kétszer is szerepel a fondfőcsoportok között (VII. és XXV. illetve VI. és XXIV.), mivel 1945 után a magyar közigazgatás jelentős mértékben átalakult, amit a nyilvántartás is visszatükröz. A fondjegyzékben a fond alapadatait találjuk, vagyis a törzsszámát, nevét, évkörét és mennyiségét, utóbbit ún. iratfolyóméterben (ifm) kifejezve.

Keresés az iratnyilvántartásban (fondjegyzékben)

Keresni az iratnyilvántartásban (fondjegyzékben) kétféle módon lehet. Alapesetben a fondok és állagok teljes nevére vagy annak egy részletére lehet rákeresni a "Keresett szöveg" mezőbe való beírással. Itt a kis- és nagybetűkre nem kell tekintettel lenni. Ezen kívül át lehet váltani az ún. jelzet, vagyis a törzsszám (pl. IV. 155a.) alapján való keresésre, amit a keresőfelületen megadott formátumban kell beírni. A fenti keresési módok mellett természetesen böngésző jelleggel is lehet keresni. Amíg barna színű a fondjegyzék szövege, addig lehet tovább bontani a tételeket egyre kisebb, mélyebb egységekre. A fekete színű irategységeket már nem lehet tovább tagolni.

A gémkapocs ikon és a segédletek

Amennyiben egy fond vagy állag előtt a gémkapocs ikon látható, az azt jelenti, hogy az irategységhez valamilyen elektronikus segédlet kapcsolódik. A segédlet célja a kutatók munkájának segítése, tájékoztatása az iratanyag jellegéről, szerkezetéről és tartalmáról. A legtöbb elérhető segédlet jelenleg ún. (áttekintő) raktári jegyzék, amely egyfajta alapsegédletnek számít. Ez rendszerint a raktárakban őrzött fizikai egységek pl. doboz, iratcsomó, jegyzőkönyv, iktatókönyv szintjén írja le a levéltári anyagot. Ennél részletesebb és mélyebb áttekintést ad a lajstrom, a mutató, amelyek a dobozokban, csomókban található egyes iratokról adnak részletes tájékoztatást. A gémkapocsra kattintva láthatjuk a segédlet típusát, arra rákattintva pedig megtekinthetjük a segédletet pdf formátumban, amelyben szövegszerűen is lehet keresni.