Iratanyag-kikérés

Hogyan kérheti ki az iratanyagot a kutatótermekben?
Mennyi idő múlva veheti át a kikért iratanyagot?
Hogyan kérhet irat-előkészítést?
Hogyan és milyen esetben kell engedélyt kérni az eredeti iratanyag kutatásához?
Hogyan történik a kikért iratanyag átvétele és visszaadása?
Mikor és milyen változtatások várhatóak az iratanyag kikérését illetően?

Hogyan kérheti ki az iratanyagot a kutatótermekben?

• Az iratanyagot kérőlap és az azzal összekapcsolt kísérőlap és őrjegy kitöltésével kell igényelni. A Bécsi kapu téri kutatóteremben a kérőlapok előre sorszámozottak, ezért a rontott vagy fel nem használt kérőlapokat vissza kell adni a kutatóterem felügyelőjének. Ne feledje, hogy naponta egy alkalommal, legfeljebb négy kérőlapot adhat be!
• A kérőlapon adja meg a kutatni kívánt iratanyag pontos jelzetét! Amennyiben nem ismeri a jelzetet, a kutatóteremben elhelyezett repertóriumok és raktári jegyzékek vagy a kutatói használatra fenntartott számítógépeken hozzáférhető adatbázisok és elektronikus segédletek használatával tudja azt megállapítani. Ha szükséges, a kutatóterem felügyelője készséggel ad segítséget a kérőlap kitöltésében és a segédletek használatában.
  Egy kérőlapon
  

  • egy egész csomót vagy dobozt,
  • egy egész csomót meg nem haladó terjedelemben öt tételt,
  • egy egész csomót meg nem haladó mennyiségben tíz darab szálas iratot (pl.: iktatószámot, levelet, numerust),
  • tíz darab válogatott oklevélfotót,
  • ötven darab folyamatos sorszámú (zárt számsorba rendezett) oklevélfotót,
  • öt darab kötetet,
  • egy téka vagy öt darab térképet/tervrajzot,
  • öt darab eredeti oklevelet, amennyiben erre külön engedéllyel rendelkezik,
  • öt tekercs mikrofilmet kérhet,
  • öt boríték a V 5 – D I/a – Altenburger-Réső gyűjtemény alap-, közép- és felsőfokú közigazgatási egységek pecsét- és bélyegzőlenyomatait és címerkivágatait tartalmazó sorozatábó.

  A kérőlapon a következő adatokat kell megadni:
  

  • az irat törzsszáma,
  • a raktári egység törzsszáma,
  • az irat részletesebb jelzete (ha van),
  • a kérőlap kiállításának dátuma,
  • a kutató olvasható aláírása.
• Minden kérőlaphoz töltsön ki megfelelő számú őrjegyet is! Ne feledje, hogy az őrjegy a kiemelt iratanyag helyére kerül, ezért minden egyes iratról külön őrjegyet – vagyis például tíz válogatott oklevélfotóhoz tíz darab különálló őrjegyet – kell kiállítani. Az őrjegyen a kérőlap sorszámát, az iratanyag törzsszámát, a raktári egység számát és (ha van) az iratanyag részletesebb jelzetét kell megadni. Mikrofilmkérés esetén nem kell őrjegyet kitölteni.

Mennyi idő múlva veheti át a kikért iratanyagot?
Az előkészítési idő általában három munkanap. Az oklevélfotókat, tervrajzokat, térképeket, segédkönyveket és anyakönyvi mikrofilmeket a kikérést követő munkanapon, a Bécsi kapu térre kért, MOL iratanyagról készült – nem anyakönyvi – mikrofilmeket a kérés leadásától számított hatodik munkanapon veheti át.

Vissza a lap tetejére

Hogyan kérhet irat-előkészítést?
Irat-előkészítést kizárólag írásban kérhet a kutatótermeknek címzett elektronikus levélben vagy a levéltár központi címére írt hagyományos levélben. Vegye figyelembe, hogy az iratok kikereséséhez és kutatótermi előkészítéséhez időre van szüksége az ezzel foglalkozó munkatársaknak, ezért megrendelését, amelyben a kért iratok pontos jelzetén kívül várható érkezésének idejét is közli, legalább 5-8 munkanappal előbb juttassa el a levéltárnak. Ha mikrofilm előkészítését kéri, elegendő, ha a várható érkezését megelőző napon, lehetőleg délelőtt teszi ezt meg. A kutatótermek e-mail címét a Gyorsmenüben, az Elérhetőségek menüpont alatt, a postacímet a honlap Impresszumában (az oldal alján) találja.
Ha irat-előkészítést kért, a kérőlap és az őrjegy kitöltését a kutatóterem munkatársai végzik el Ön helyett. Az így kikért iratokra ugyanazok a mennyiségi szabályok – ld. fentebb: beadható kérőlapok száma, egy kérőlapon kérhető mennyiség – érvényesek, mint a kutatóteremben személyesen kikért iratokra. Ha az eredetileg megjelölt időpontban mégsem tudja átvenni az iratokat, jelezze ezt írásban a kutatóterem felügyelőjének, mert ennek hiányában az iratokat a kutatótermi felügyelő a kutatótermi szabályzatban meghatározott időn belül – jelenleg 14 nap – visszaküldi az iratraktárba!
Ha anyakönyvi mikrofilmek előkészítését kérte, célszerű előzetesen telefonon érdeklődni a Lángliliom utcai kutatóterem munkatársaitól, hogy a kívánt filmet elő tudták-e készíteni az Ön számára a kért időpontra. Ez ezért ajánlott, mert az anyakönyvi mikrofilmek képezik a levéltár leginkább kutatott irategyüttesét, ezért könnyen előfordulhat, hogy a tekercseket más kutató használja.

Vissza a lap tetejére

Hogyan és milyen esetben kell engedélyt kérni az eredeti iratanyag kutatásához?
Vannak olyan irategyüttesek, amelyek különleges értékük miatt – ilyen például a Mohács előtti oklevelek gyűjteménye – vagy egyéb állományvédelmi okból nem kutathatók eredetiben. Ha valami különösen méltánylandó okból mégis szüksége lenne arra, hogy betekintsen az eredeti iratanyagba, akkor az erre rendszeresített formanyomtatványon, a megtekinteni kívánt irat pontos jelzetének megadásával külön engedélyt kell kérnie. Formanyomtatványt a kutatóterem felügyelőjétől kaphat. Kérelmét az iratanyag referensének és az anyagot őrző főosztály vezetőjének javaslata alapján az illetékes főigazgató-helyettes bírálja el, és ő ad indokolt esetben meghatározott időre felmentést a kutatási korlátozás alól.

Vissza a lap tetejére

Hogyan történik a kikért iratanyag átvétele és visszaadása?
A kikért iratanyagot a kutatóterem felügyelőjétől veheti át. Az átvételt a kérőlapon aláírásával kell igazolnia. Az átvételkor megkapott kísérőlapot a használatra kiadott iratanyag mellett kell tartani annak érdekében, hogy az anyag mindig azonosítható maradjon. Ne feledje, hogy egyszerre csak egy kérőlap anyagát tarthatja magánál akkor is, ha egyszerre több kérőlapot is leadott! Ahhoz, hogy újabb anyagot kaphasson, az Önnél lévőt vissza kell adnia. Ez a szabály akkor is érvényes, ha az iratokról saját készülékkel digitális felvételt szeretne készíteni.
Ha az egy kérőlapon kiadott anyag kutatását egy nap alatt nem tudja befejezni, a kutatóterem felügyelője egy szekrényrekeszt biztosít Önnek, ahol a munka befejeztéig tárolhatja az iratokat. A középkori okleveleket ettől eltérő módon, minden esetben még  a használat napján vissza kell adni, mivel azoknak a nap végén mindenképpen vissza kell kerülniük speciálisan kialakított őrzőhelyükre.
Az iratanyagot használat után eredeti rendjében, a mikrofilmtekercset az elejére visszatekercselve kell visszaadni a kutatóterem felügyelőjének, aki a visszavételt aláírásával igazolja a kísérőlapon.

Vissza a lap tetejére