2001
Lakos János
Jelentés a levéltári szakfelügyelet 2001. évi működéséről és az ellenőrzések során szerzett tapasztalatokról*
A levéltári szakfelügyelet munkaterve alapján 2001-ben:
a közlevéltárakban ellenőrizte a kutató- és ügyfélszolgálat ellátását, az 1526 előtti oklevelek őrzését, tárolását és kezelését, a volt MSZMP archívumok iratainak helyzetét, valamint az érintett egyetemi levéltárakban áttekintette az egyetemi integráció nyomán kialakult új viszonyokat;
a nyilvános magánlevéltárak közül 21-ben ellenőrizte az 1526 előtti oklevelek és a többi darabszintű nyilvántartást igénylő gyűjtemények nyilvántartását és tárolási körülményeit, valamint általában a levéltári nyilvántartások és segédletek meglétét (az ellenőrzött levéltárak: Prímási Levéltár, Egri Főegyházmegyei Levéltár, Veszprémi Érseki és Főkáptalani Levéltár, Kalocsa-Kecskeméti Érseki és Főkáptalani Levéltár, Győri Egyházmegyei Levéltár, Pécsi Püspöki Levéltár, Pécsi Káptalani Levéltár, Szombathelyi Püspöki és Vasvár-Szombathelyi Székeskáptalani Levéltár, Váci Püspöki és Káptalani Levéltár, Székesfehérvári Püspöki és Székeskáptalani Levéltár, Bencés Főapátság Levéltára, Magyar Ferences Levéltár, Csornai Premontrei Prépostság Levéltára, Magyarországi Református Egyház Zsinati Levéltára, Dunamelléki Református Egyházkerület Ráday Levéltára, Dunántúli Református Egyházkerület Levéltára, Tiszántúli Református Egyházkerületi és Kollégiumi Levéltár, Evangélikus Országos Levéltár, Magyarországi Unitárius Egyház Levéltára, Magyar Zsidó Levéltár, Román Ortodox Egyház Levéltára);
valamennyi ellenőrzött levéltárban megvizsgálta az 1995. évi LXVI. tv. 34/A §-ának (2) bekezdése és 34/C §-ának (1) bekezdése alapján 2000-ben kapott költségvetési támogatás felhasználását;
ellenőrzött 11 közlevéltári iratselejtezést.
Munkaterven kívül, a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma utasítására rendkívüli vizsgálat vált szükségessé a Pest Megyei Levéltárban, amelyet a szakfelügyelet állományvédelmi szakértők bevonásával végzett el. (Erről külön jelentést kapott a minisztérium.)
A vezető szakfelügyelő az év során négy szakfelügyelői értekezletet tartott, megbeszélést folytatott Budapest Főváros Levéltára (BFL), a Pest Megyei Levéltár, a Hadtörténelmi Levéltár és az Iparművészeti Egyetem fenntartójának képviselőivel és a Katolikus Gyűjteményi Központ referensével, továbbá meglátogatta a Heves Megyei, a Jász-Nagykun-Szolnok Megyei, a Református Zsinati és az Evangélikus Országos Levéltárat.
Az alábbiakban összefoglalóan áttekintem az ellenőrzések tapasztalatait. (A részletes helyzetfelmérést és javaslatokat az egyes intézményekről készült szakfelügyelői jelentések tartalmazzák. Ezeket a levéltárak vezetői és fenntartói megkapták.)
I. KÖZLEVÉLTÁRAK
1. A kutató- és ügyfélszolgálat ellátása
A vizsgálat idején a levéltárak mindegyike rendelkezett kutatási, ill. kutatótermi szabályzattal. Ezek kettő kivételével a levéltári anyag kutathatóságát gyökeresen újraszabályozó 1995. évi LXVI. (levéltári) törvény hatályba lépése után készültek, és többségük általában a törvény rendelkezéseinek megfelelő előírásokat tartalmaz. Kisebb-nagyobb, nem ritkán komoly problémák azonban szinte valamennyi szabályzattal kapcsolatban felmerültek. Ilyen problémák voltak pl. a következők:
csupán a 21 intézmény felében létezik olyan szabályozás, amely már tükrözi az 1997. évi törvénymódosítás ? egyébként jelentős ? változtatásait is;
a szabályzatok jelentős hányada tartalmaz a törvény rendelkezéseivel ellentétes előírást tipikusan azáltal, hogy a kutatás feltételéül köti ki a 18. életév betöltését és/vagy a kutatni kívánt levéltári anyag tanulmányozásához szükséges ismeretek meglétét; valamint egyes esetekben azáltal, hogy megbízólevelet is megkövetel, vagy jogorvoslati fórumként a bíróság helyett a levéltárfenntartót jelöli meg (a hibák főleg a szaklevéltáraknál, különösen az egyetemi levéltáraknál jellemzőek, de a megyei levéltárakban is gyakran előfordulnak).
Az intézmények a kutatás feltételeit lehetőségeiktől függően maximális mértékben igyekeznek biztosítani. Megfelelő mértékű a nyitvatartási idő (a heti egy nap és évi kettő-négy hét kutatási szünet tartása csak az intézmények kisebb hányadában szokás), a BFL-ben és a megyei, városi intézményekben néhány kivétellel a körülményekhez képest általában elfogadható a kutatótermek berendezése, világítása stb. Néhány általános levéltár sem tud maradéktalanul eleget tenni a levéltári törvény külön kutatóterem fenntartását előíró rendelkezésének, az általában egy fővel működő egyetemi levéltárak nagy részében pedig nincs is külön kutatóhelyiség, hanem vagy könyvtár olvasótermében vagy a levéltáros munkaszobájában (olykor még ez sem különül el a raktártól) fogadják a kutatókat.
A kutatók rendelkezésére álló szolgáltatások többnyire még hagyományosak (nyomtatott vagy gépírásos segédletek rendelkezésre bocsátása, levéltári anyagról referensi tájékoztatás, másolatok kiadása), de ? ha nem is a szükséges mértékben ? már terjednek a modern tájékoztatási formák (információk, segédletek közzététele, kérések fogadása az Interneten, olvasó?másolók, digitális technika stb.).
Több intézményben nem nagyon ügyelnek a törvényben rögzített előírások betartására. Így pl. gyakran nem szabályos a kutatói kérelmek, még inkább a kutatásra kiadott levéltári anyag nyilvántartása.
Közlevéltáraink általában idő- és munkaerőhiányra hivatkozva sok esetben nem fordítanak kellő gondot a kutatással, iratkölcsönzéssel kapcsolatos állományvédelmi követelmények érvényesítésére. Pl. elmarad a kiadás előtti előkészítés és az iratok ún. tulajdonbélyegzővel való ellátása, nincs korlátozás a jegyzetelésnél használható íróeszközökben. (Megjegyzem, hogy azért már az utóbbira is akad példa!) Régóta súlyos gond ered a levéltári anyag csekély mértékű mikrofilmezettségéből: ezáltal elkerülhetetlen az eredeti iratok használata akkor is, ha az egyébként nem lenne indokolt.
A jelzett problémák ellenére megállapítható, hogy a közlevéltárak túlnyomó többsége összességében jól ellátja kutató- és ügyfélszolgálati feladatait. A konkréten megvizsgált 1999. és 2000. évben egyébként nem volt példa elutasított kutatási kérelemre.
2. A középkori (1526 előtti) oklevelek őrzése, nyilvántartása és kezelése
A közlevéltárak mintegy 60%-a őriz középkori forrásokat általában megfelelő, néhány esetben csak elfogadható tárolási körülmények között. E téren az elmúlt években számottevő javulás következett be, elsősorban az oklevelek savmentes borítékokba és fémdobozokba helyezése eredményeként. Néhány intézményben azonban még hátra van e feladat elvégzése. A restaurálási lehetőségek igénybevétele során az oklevelek kivétel nélkül elsőbbséget élveznek.
Az oklevelek nyilvántartásában elvétve kisebb hiányosságokra derült fény az ellenőrzés során.
Általában érvényesül az a szabály, hogy állományvédelmi okokból ? rendkívül indokolt eseteket kivéve ? nem az eredeti oklevél, hanem csak másolata adható ki a kutatónak. Néhány intézményben azonban (elsősorban megfelelő kutatói másolatok hiányában) nincs meg ez a szükséges korlátozás.
Sajnálattal kell megállapítanom, hogy a vizsgálat néhány intézményben hiányokat tárt fel az oklevélállományban. A Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Levéltárban 140-ből egy darab oklevél hiányzik (1990 és 1998 között veszett nyoma). (Legfrissebb információm szerint az oklevél azóta előkerült.) Komárom-Esztergom Megye Önkormányzatának Levéltárában 14 oklevél nem volt meg a vizsgálat időpontjában. A szakfelügyelő kérésére sürgősen elvégzett belső ellenőrzés során nyolc oklevelet megtaláltak, a még mindig lappangó hat oklevelet pedig a levéltár reményei szerint a még feldolgozásra váró reponenda anyagban folyó munka során megtalálják. Három oklevél sorsa bizonytalan a Vas Megyei Levéltárban. A levéltár-igazgató vizsgálatot indított az ügyben. (A szakfelügyelet 2002 folyamán mindezekre az esetekre visszatér.)
A vizsgálat a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei és az ELTE Levéltárban tárt fel olyan okleveleket, amelyek ? a szakfelügyelő jelentése szerint ? annak idején kimaradtak a központilag történt biztonsági filmezésből, így nem szerepelnek a Magyar Országos Levéltár diplomatikai fényképgyűjteményében sem, amelyben pedig a máshol őrzött valamennyi magyar vonatkozású oklevél másolatának helye van. A biztonsági másolatok mielőbbi elkészítésének szükségességére felhívtuk a figyelmet.
3. A megyei levéltárakban őrzött MDP?MSZMP iratok és más volt pártarchívumi iratanyagok helyzete
A volt állampártok megyei, városi és alsóbb szintű szerveinek, továbbá szatelit szervezeteinek és szerveinek (KISZ, MNDSZ, Oktatási Igazgatóság, Lapkiadó Vállalat, Munkásőrség stb.) iratanyagai 1990?1993 között kétféle módon kerültek a megyei levéltárakba. 12 megye esetében megállapodás alapján vagy anélkül még az MDP?MSZMP iratokat állami tulajdonná nyilvánító 1991. évi LXXXIII. törvény hatályba lépése előtt, 7 megye esetében pedig (miután a Politikatörténeti Intézet korábban Budapestre szállította az iratanyagokat) az említett törvény nyomán a Magyar Országos Levéltár közreműködésével.
Jogilag nagyjából két kategóriába sorolható az állomány: 1. a fent említett törvény értelmében állami tulajdont képező iratanyag (az MDP és az MSZMP szervezetek, intézmények 1948?1989 között keletkezett iratai, a volt Munkásőrség iratai), 2. a Politikatörténeti Intézet tulajdonába tartozó vagy rendelkezése alá eső iratok (az 1948 előtti MKP iratai, a volt pártarchívum által létrehozott visszaemlékezés-gyűjtemények, KISZ, MNDSZ stb.). Eddig mindössze négy intézményben (Baranya, Békés, Hajdú-Bihar és Jász-Nagykun-Szolnok megyei levéltárak) kötöttek olyan letéti szerződést a Politikatörténeti Intézettel, amely a 2. kategóriába tartozó iratok jogi helyzetét rendezi. Szükséges, hogy a többi levéltár is mielőbb kössön ilyen megállapodást a Politikatörténeti Intézettel. A szerződéskötéskor ügyelni kell arra, hogy állami tulajdont képező iratok ne kerüljenek a letéti anyag körébe. (Pl. ha a volt pártarchívumokban kialakított 1956-os gyűjtemények állami [tanácsi] szervek iratanyagából kiválogatott dokumentumokból állnak, akkor nem képezhetik letét tárgyát.)
A volt pártarchívumi iratanyagok 1981?1984 előtti része ? bár sok esetben a szállítás során összekeveredve ? általában a pártarchívumok rendezési szisztémája szerint rendezetten került levéltárba, míg az 1981?1984 utáni rész rendezetlen állapotban. Azóta az 1981?1984 előtti iratanyagban szinte mindenütt elvégezték a szükséges ellenőrző rendezési munkákat, több levéltár ezen túlmenően a későbbi iratok rendezéséhez is hozzáfogott. A munka során általában a korábbi archívumi rendezési utasítást vették alapul. Több levéltár azért nem kezdte el a rendezést, mert várja a már sok éve ígért központi útmutatót. (Remény van rá, hogy végre elkészül a Levéltári Kollégium gondozásában.)
Iratselejtezést ? a szakfelügyelők jelentése szerint ? szabálytalanul, jegyzőkönyv felvétele és jóváhagyása nélkül csupán a Heves Megyei Levéltár végzett. (?Enyhítő körülmény?: duplum-példányokat selejteztek ki.) Szabályos selejtezés a Békés Megyei Levéltárban volt. A Komárom-Esztergom és a Vas megyei levéltárakban főleg duplum-iratokat készítettek elő selejtezésre, a jegyzőkönyvek felvétele, jóváhagyatása folyamatban van.
Az iratok raktári elhelyezése mindenütt megfelelő, ill. elfogadható.
4. Az egyetemi integráció hatása az egyetemi levéltárakra
Az egyetemek, főiskolák 2000. január 1-jével hatályba lépett integrációja 10 egyetemi levéltárat érintett.
A Budapesti Közgazdaságtudományi és Államigazgatási Egyetem két jogelődje közül az egyetem tartott fenn levéltárat, a volt Államigazgatási Főiskola nem. Az integráció nyomán a levéltár összegyetemi ?intézmény? lett önálló szervezeti egységként az egyetem adminisztratív igazgatójának felügyelete alatt. Így a szervezeti keretek egyértelműek, megteremtették a jog- és szakszerű működés alapjait. Gondok ?csak? a feltételrendszerben jelentkeznek: személyi fejlesztés indokolt, emellett meg kell oldani az Államigazgatási Kar iratainak megfelelő elhelyezését. A levéltár iratkezelés-felügyeleti jogkörét is teljeskörűen biztosítani szükséges.
Súlyosabb problémák merülnek fel a Nyugat-Magyarországi Egyetem Levéltárával kapcsolatban. Az egyetem szervezeti és működési szabályzata szerint a Könyvtár, Múzeum és Levéltár karközi szervezeti egység Sopron székhellyel, de a levéltár szervezeti helye tulajdonképpen tisztázatlan. Viszont az egyetemi SZMSZ 17. függeléke szerint az egyetem egészét illetően a levéltár feladata az iratkezelés ellenőrzése, míg az iratátvétel a ?telephelyi levéltárak/központi irattár? dolga. A fenntartó számára sürgős átgondolást igényel ez a nem egyértelmű helyzet, mert a levéltár a jelenlegi személyi és raktározási feltételekkel nem tudja ellátni a Sopronon kívüli karokkal (Győr, Mosonmagyaróvár, Székesfehérvár) kapcsolatos levéltári feladatokat. Reális megoldást jelentene, ha a székhelyen kívüli karokon levéltári egységeket hoznának létre.
Hasonló problémák jelentkeznek a Semmelweis Egyetem Levéltáránál. Itt két jogelőd intézménynek (Semmelweis Orvostudományi Egyetem, Testnevelési Egyetem) volt korábban levéltára. Az integráció után készült szervezeti és működési szabályzat szerint az egyetemnek elméletben egy levéltára van, amelynek ?önálló részlege? a Testneveléstudományi Kar levéltára. A levéltár központi részlege a Központi Könyvtár keretében működik, a fenntartója is ez a könyvtár, viszont a testneveléstudományi kari levéltári részleg fenntartója a nevezett kar. Ebben a finoman szólva kusza szervezeti helyzetben az elégtelen raktározási feltételek közepette illúzió elvárni az egy szem levéltárostól, hogy ellássa a levéltári törvényben előírt feladatait. A szakfelügyelő jelentése alapján elengedhetetlennek tartom azt, hogy az egyetem vezetése vizsgálja felül a levéltár szervezeti viszonyaira vonatkozó korábbi döntését és biztosítsa a levéltár működéséhez szükséges személyi, pénzügyi és raktározási feltételeket.
A Szegedi Tudományegyetemen az 1999-ben, közvetlenül az integráció előtt létesített szaklevéltár szerepel a levéltárak nyilvántartásában Szegedi Tudományegyetem Juhász Gyula Tanárképző Főiskolai Kar Levéltára néven. Illetékessége kizárólag a kar irataira terjed ki (elméletileg). A levéltár igazán érdemleges tevékenységet ugyanis nem fejt ki, a levéltári törvény előírásainak döntő többsége minimális szinten sem érvényesül. Eleve problematikus helyzet az, hogy az integrált egyetem csak egyik kara részére tart fenn levéltárat. Javaslom: a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma szólítsa fel az egyetem vezetését a levéltár helyzetének rendezésére. A gyakorlatilag csak papíron létező levéltár fennmaradása akkor indokolt, ha az egyetem egészére kiterjesztik levéltári illetékességét, továbbá ha megteremtik a működés törvényben előírt személyi és tárgyi feltételeit. Ellenkező esetben a levéltár megszüntetése messzemenően indokolt.
A gödöllői székhelyű Szent István Egyetem jogelődjei közül háromnak volt levéltára (egy Gödöllőn, kettő Budapesten, a volt Állatorvosi és a volt Kertészeti Egyetemen). Ez a három levéltár létezik ma is: 1. Szent István Egyetem Szaklevéltára (Gödöllő), 2. Szent István Egyetem Kertészet-, Élelmiszertudományi és Tájépítészeti Központi Könyvtár és Levéltár (Budapest), 3. Szent István Egyetem Állatorvos-tudományi Könyvtár és Levéltár (Budapest). Míg a két kari levéltár a kari könyvtár szervezetén belül működik, addig Gödöllőn a levéltár külön áll, igaz lényegében irattári funkciót tölt be. Az egyetem Budapesten, Gyöngyösön és Jászberényben működő más karainak iratai jelenleg kívül esnek a levéltárak illetékességén. Ez a szervezeti állapot nem szerencsés. Szükséges egy olyan központi levéltár létrehozása, amelynek az egyetemi központon (Gödöllő) túlmenő feladatai is lennének. Ez nem kell, hogy jelentse a két másik kar levéltárának megszüntetését: fizikai elhelyezésük megmaradhatna. A központi levéltár szakmai központként funkcionálna, amely koordinálja a kari levéltári egységek munkáját, és ellátja a levéltári egységgel nem rendelkező karok irataival kapcsolatos feladatokat. (Tudomásom szerint az egyetemi könyvtári vezetés azt az álláspontot képviseli, hogy egyetemi levéltár csak virtuálisan létezzen. Ezzel szemben ? a szakfelügyelővel egyetértve ? úgy vélem: a levéltári szervezetnek ahhoz az egyetemi struktúrához kell illeszkednie, amelyben maguk az iratok is keletkeznek. Amennyire integrálódik az egyetem, annyira szükséges a levéltári egységek integrált kapcsolata is!)
A Veszprémi Egyetemi Levéltár 2001. augusztusában kelt szervezeti és működési szabályzata szerint a levéltár egységes hálózatban működő két levéltári egységből áll: Keszthelyen van a ?levéltári hálózat központja?, Veszprémben pedig ?hálózati alközpontja?. Ezek az adott helyen működő könyvtárak szervezeti keretei között végzik tevékenységüket, vezetőjük az adott könyvtárak vezetője. Az egyetemi levéltárat ?a Keszthelyen működő levéltár? képviseli a szakmai felügyeleti szervek felé. A levéltár működési feltételrendszere személyi és tárgyi (raktározási) vonatkozásban is fejlesztésre szorul.
Az egyetemi integráció levéltári hatásáról összefoglalóan azt kell hangsúlyoznom, hogy az integráció nyomán a legtöbb helyen levéltári szempontból olyan új problémák keletkeztek, amelyek megoldása sürgős feladat, mert ellenkező esetben több egyetemi levéltárnál esély sincs a levéltári törvény előírásainak betartására. Az elégtelen személyi és raktározási feltételek mellett különös súllyal vetődnek fel az egyetemi szervezetek iratkezelésének levéltári ellenőrzése terén gyakran tapasztalható hiányosságok, jogszabályellenes állapotok. Az elmúlt időszakban nyilvánvalóvá vált az is, hogy igazi esély csak ott van a törvénynek megfelelő levéltári tevékenység végzésére, ahol a levéltár megfelelő helyet foglal el az egyetemi struktúrában. A tapasztalatok azt mutatják, hogy ? főleg az integrált egyetemeknél ? a könyvtári szervezetbe tagolás nem jelent megoldást. Véleményem szerint az ELTE és a Budapesti Közgazdaságtudományi és Államigazgatási Egyetem esetében kialakított szervezeti megoldás (a rektori hivatalhoz tartozás) lenne a követendő példa. Nem utolsósorban azért is, mert a levéltári törvény (1995. évi LXVI. tv.) értelmében különösen a közlevéltár ?a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény.? (3. § l))
5. A veszélyeztetett levéltári anyag megmentése céljából nyújtott 2000. évi költségvetési támogatások felhasználása
A 2000. évi költségvetési támogatás az előző évekhez hasonlóan nagymértékben segítette azt, hogy a közlevéltárak érdemleges állományvédelmi munkákat végezhessenek, ill. végeztethessenek, műhelyberendezéseiket, technikai eszköztárukat, tárolóeszközeiket stb. fejleszthessék, mikrofilm és restaurálási nyersanyag-szükségletüket biztosíthassák. Ismételten rá kell mutatnom azonban arra, hogy nem egy levéltárfenntartó e támogatás miatt kifejezetten szakmai alapfeladatokra nem is biztosít pénzügyi fedezetet, holott a pályázati úton elnyerhető támogatás csupán kiegészítő jellegű.
Az intézmények szabályosan használták fel a kapott támogatást. Több helyen is jelezték, hogy az utófinanszírozás komoly gondokat okozott.
II. NYILVÁNOS MAGÁNLEVÉLTÁRAK
1. Az 1526 előtti oklevelek és más gyűjtemények nyilvántartása, tárolása és kezelése
Az év folyamán ellenőrzött levéltárak közül 12 katolikus, 3 református és 1 evangélikus egyházi levéltárban őriznek 1526 előtti okleveleket. (Nagyobb mennyiségben a Prímási Levéltárban, a Bencés Főapátság Levéltárában, a Veszprémi Érseki és Főkáptalani Levéltárban, a Győri Egyházmegyei Levéltárban és a Csornai Premontrei Prépostság Levéltárában.) Az elmúlt évek költségvetési támogatásainak is köszönhetően ? néhány kivétellel ? jelentősen javultak ezeknek az értékes forrásanyagoknak az őrzési, tárolási körülményei és folyamatosan halad az arra rászoruló darabok restauráltatása. Ez természetesen nem jelenti azt, hogy ne lennének további fontos és sürgős teendők jóformán minden érintett levéltárban. Csak példaként jelzem: indokolt volna mindenhol biztosítani a megfelelő raktári klímát, a faládás, papírdobozos tárolás kiváltását fémdobozosra és a borítók savmentesre cserélését. Említésre méltó, hogy a Szombathelyi Püspöki és Vasvár-Szombathelyi Székeskáptalani Levéltárban őrzött közel 300 1526 előtti oklevelet nem emelték ki a fedőlemezek között tárolt iratokból. Itt is indokolt lenne az oklevelek kiemelése és savmentes borítékokba, ill. fémdobozokba helyezése.
Az oklevélgyűjtemény általános levéltárakban szokásos törzskönyvi nyilvántartása nem terjedt el az egyházi levéltárakban. Valamilyen nyilvántartások ugyan mindenütt léteznek, de ezek ? még ha egyébként jól használhatóak is ? nem mindig felelnek meg a hiteles nyilvántartás követelményeinek.
A szakfelügyelői ellenőrzés során kiderült, hogy a Győri Egyházmegyei Levéltárban a költözés után még nem fejeződött be az oklevelek teljes körű számba- és nyilvántartásba vétele, a Váci Püspöki és Káptalani Levéltárban pedig az, hogy az 1955. évi mikrofilmezési jegyzék szerinti 10 oklevélből csak kettő van meg, 8-at nem találnak. (Utóbbi hiány régebbi keletű, az információk alapján úgy tűnik, hogy már a ?60-as évek első felében sem találták az okleveleket.)
Az ellenőrzött levéltárak mindegyikében vannak darabszintű nyilvántartást igénylő, külön kezelt más gyűjtemények is. Leggyakrabban a térképtár és a fotótár létezik, ezeken kívül a pecsétnyomók, a tervrajzok, a mikrofilmek, néhol még a kották, a video- és hangkazetták alkotnak külön gyűjteményt. Ezek őrzési, tárolási körülményei vegyes színvonalúak. Egyes levéltárakban jó, másokban nem éppen ideális a helyzet. Néhány kivételtől eltekintve bőven van még tennivaló a darabszintű nyilvántartás, illetve segédletelés területén is. Kiadott segédlet (katalógus) eddig egységes sorozatban az összes egyházi levéltár térképeiről jelent meg.
2. A nyilvántartások és segédletek vezetése, készítése
Régi követelmény, hogy egy levéltár teljes anyagáról készüljön el az egységes szempontú alapszintű nyilvántartás, amely egyúttal tájékoztatási célokat is szolgál. Ilyen volt az 50-es években készült alapleltár, majd később a fond- és állagjegyzék. A 70-es 80-as években valamennyi egyházi levéltár fond- és állagjegyzéke elkészült és egységes sorozatban meg is jelent. E jegyzékek karbantartása, naprakészségük biztosítása alapvető feladat. Az ellenőrzött levéltárak többsége át is érzi ennek fontosságát, és lehetőségei függvényében igyekszik végezni ezt a munkát is. Jelenleg azonban nem mindenhol áll rendelkezésre a valóban naprakész fond- és állagjegyzék. Az ellenőrzött levéltárak egy részében (pl. Győri Egyházmegyei Levéltár, Román Ortodox Egyház Levéltára) a folyamatban levő rendezési munkák befejeztével teremtődnek meg a teljes fond- és állagjegyzék összeállításának feltételei.
Szintén követelménynek tartom azt, hogy a nyilvános magánlevéltárakban is készüljenek a fond- és állagjegyzéknél mélyebb szintű segédletek (repertóriumok stb.) a törzsanyagokhoz. A számítógép és az Internet által nyújtott új lehetőségek kihasználása úgyszintén fontos, persze ez csak akkor lehet igazán eredményes, ha megalapozott rendezési és segédletelési munkákra épül. Egyre több levéltárban tapasztalható az ilyen irányú tevékenység erősödése (Unitárius Egyház Levéltára, Magyar Zsidó Levéltár, Evangélikus Országos Levéltár, Református Zsinati Levéltár, Ráday Levéltár, Kalocsai Érseki Levéltár).
3. A 2000. évi költségvetési támogatások felhasználása
A nyilvános magánlevéltárak részére 2000-ben kiírt pályázaton a vizsgált 21 levéltár közül 14 nyert el támogatást. A leggyakrabban iratrendezést, segédletkészítést, számítógép-beszerzést és kutatószobai berendezést finanszíroztak a kapott összegekből.
A veszélyeztetett levéltári anyag védelme érdekében kiírt pályázat is 14 levéltár számára hozott támogatást. Ezt mindenekelőtt restauráltatásra és tárolóeszközök vásárlására használták fel.
Mindkét pályázat fontos szerepet játszott az intézmények működési feltételeinek javításában, és elősegítette az állományvédelmi és a feldolgozó munkák intenzívebbé válását.
4. Egyebek
A Prímási Levéltár iratállományának tekintélyes részét a Bazilika tetőterében, levéltári célra alkalmatlan helyen tárolja. Ennek a szükségraktárnak a felszámolása mielőbbi megoldást követel. A tervek szerint az egyházhoz visszakerült volt nagyszemináriumi épület első emeletén kap helyet a levéltár. Az épület-felújítási munkák folynak, de nem tudni, mikor vehető birtokba a levéltárnak szánt rész. Mindenesetre fontos, hogy a levéltár fokozza a Bazilika tetőterében lévő iratanyag költöztetésre történő előkészítésének ütemét. (Legkésőbb az új épületrész birtokbavételekor, tehát amikortól két telephelyen működik majd a levéltár, személyi fejlesztés válik szükségessé.)
Az elmúlt két évben jelentős felújítási munkák folytak a Kalocsa-Kecskeméti Érseki és Főkáptalani Levéltár érseki palotában lévő raktáraiban. Ennek és a levéltárosok által elvégzett nagyarányú raktárrendezési és dobozolási munkáknak köszönhetően lényegesen javultak a tárolási körülmények. Időközben a Katona-házi részleg épület-felújítása is kezdetét vette.
Hasonló pozitív változások voltak a Szombathelyi Püspöki Levéltárban is, itt ráadásul személyi fejlesztésre is sor került.
Az elmúlt években a Református Egyház Zsinati Levéltára technikailag jól felszerelt, színvonalasan működő intézménnyé vált. Nyomatékosan fel kell azonban hívni a figyelmet arra, hogy a levéltár súlyos tárolási gondokkal küzd. A raktárban a padlón, több sorban is találhatók iratanyagok az állványok telítettsége miatt. Új raktár biztosítása elengedhetetlen.
Ugyanilyen, talán még rosszabb helyzetben van az Evangélikus Országos Levéltár. Helyiségei zsúfoltak; rendeltetésszerű működése területi fejlesztés, megfelelő új raktár biztosítása nélkül ellehetetlenül.
* * *
Jelentésem végén megemlítem, hogy a levéltári szakfelügyelet a fennállása óta eltelt három évben teljes körűen megvizsgálta a fővárosi és megyei, a városi és a szaklevéltárak, valamint a nyilvános magánlevéltárak működési feltételeit és a szakmai feladatok végzését. A szakfelügyelők megállapításairól és javaslatairól szóló jelentések a levéltárak vezetőihez és a levéltárfenntartókhoz is eljutottak. Előbbiek ? tapasztalatom szerint ? a legtöbb esetben elfogadták észrevételeinket, és hozzá is kezdtek a feltárt szakmai hiányosságok kiküszöböléséhez. Utóbbiak, tehát a fenntartók, mégpedig főleg a közlevéltárak fenntartói azonban általában nem mutattak túl nagy aktivitást az intézményeik működési feltételeinek javítását célzó javaslataink érvényesítésében. Sokkal több eredményt érhettünk el a nyilvános magánlevéltárak fenntartóinál.
Nem hagyható figyelmen kívül az sem, hogy a szakfelügyelet csupán a levéltári törvényre és a szokásokra támaszkodhatott tevékenysége során, hiszen a szakmai követelményrendszert tartalmazó rendelet 1996 óta nem született meg, márpedig elsősorban e rendelet előírásainak végrehajtását kellene ellenőriznie. Ez a tény magától értetődően önmagában korlátozta munkánkat. Remélhetőleg a szakfelügyelet most megkezdődött új hároméves ciklusában hamarosan már ezzel a jogszabállyal a tarsolyunkban végezhetjük munkánkat.
* A jelentés a nemzeti kulturális örökség minisztere számára készült.
